Hub Institute

Une gestion événementielle soignée pour proposer une expérience exceptionnelle tant aux participants qu’aux partenaires

«inwink nous a permis de structurer la relation avec nos partenaires et avec les participants pour une meilleure activation des participants, générer un engagement et des interactions en amont de l’événement et optimiser le partage d’informations entre les parties prenantes. La réactivité des équipes inwink nous a permis d’avancer rapidement sur la mise en place de la plateforme.»

Marion Bossard, Head of Marketing, Hub Institute

Contexte

Avec une communauté de + 55 000 décideurs et 150 événements hybrides par an, 600 articles & 15 études publiés, 120+ grands groupes membres et 10 000 décideurs formés, le HUB Institute est un think tank dont la mission est de décrypter les tendances, innovations, solutions et bonnes pratiques pour transformer le business.

Les formats des événements organisés chaque année par le Hub Institute sont divers : journées de conférences, formations, webinars, diners… Une gestion événementielle soignée est donc primordiale pour coordoner chaque événement.

Objectifs

  1. Proposer une expérience exceptionnelle aux participants
  2. Structurer et optimiser la relation avec les partenaires

Stratégie

Pour l’organisation de leurs deux événements phares (le HUBFORUM et les HUBDAY thématiques), Hub Institute travaille avec inwink afin d’atteindre ces deux objectifs.

HUBFORUM Paris

Depuis 2009, le HUBFORUM Paris occupe une place centrale sur la scène marketing. Cet événement annuel rassemble une communauté de 3000 décideurs marketing pendant 2 journées.

Un rendez-vous riche en contenus et en interactions, animé autour de conférences plénières, workshops thématiques, salons de networking, stands partenaires…

Pour cet événement complexe et à grande échelle, le HUB Institute enrichit l’expérience des participants et capitalise sur la collecte des données avec inwink :

  • Création d’un site web et d’une application événementielle mobile à l’image de la marque
  • Vente de billets depuis la billetterie
  • Catégorisation des inscriptions
  • Personnalisation des badges participants en fonction des catégories
  • Synchronisation des données de l’événement avec HubSpot
  • Automatisation et personnalisation des communications
  • Emargement et contrôle d’accès
  • Gestion des leads par les partenaires depuis l’appli événementielle mobile
  • Pilotage des rendez-vous pris entre participants depuis le Back-Office
  • Gestion simplifiée de la relation partenaires (livrables, lead gen, contenus)
  • Utilisation de tableaux de bords personnalisés pour mesure du ROI

HUBDAY

Les conférences HUBDAY, organisées tous les deux mois par le Hub Institute, rassemblent entre 300 et 500 décideurs autour de thématiques métiers : RH, Marketing, Retail, Data, Publicité, Mobile…

Une série d’événements animée par des retours d’expérience, des témoignages d’experts, des rencontres entre professionnels, et un panorama des tendances émergentes.

Le Hub Institute facilite l’organisation récurrente des événements HUBDAY en utilisant inwink :

  • Création d’un modèle d’événement pour chaque pour chaque édition
  • Duplication du « master » de l’événement d’une édition à l’autre
  • Vente de places depuis la billetterie et utilisation de codes promotionnels partenaires
  • Gestion centralisée des inscriptions
  • Synchronisation des données de l’événement avec HubSpot
  • Emargement et impression des badges participants
  • Collecte des données de participation
  • Mesure et analyse comparative des résultats pour chaque événement depuis le Back-Office