The Media Leader professionnalise son activité événementielle avec inwink

The Media Leader est un média à destination des professionnels du secteur des médias et de la publicité. Son principal domaine d’activité est la création de contenus éditoriaux, qui sont diffusés via une newsletter quotidienne envoyée à plus de 30 000 personnes.

En parallèle, l’activité secondaire de The Media Leader consiste à organiser environ 20 événements par an, que ce soit des événements propriétaires destinés à son public, ou des événements « en marque blanche » organisés pour des clients.

En 2023, étant donné que notre activité événementielle était en plein essor et que de plus en plus de clients nous demandaient d’organiser leurs événements, nous avons décidé de professionnaliser notre démarche et de la rendre plus attrayante. C’est pourquoi nous avons opté pour la plateforme inwink.

Retour sur cette 1^ère année de collaboration avec Elisa Rouget, cheffe de projet événementielle.

1. Centraliser la gestion de toute l’activité événementielle :

• Création des sites web événementiels :

 Les événements propriétaires organisés par The Media Leader prennent la forme de conférence ou de remise de prix en présentiel. Pour ces 2 types d’événements, la plateforme de gestion événementielle inwink est utilisée pour créer le site Internet événementiel, présenter le programme et inciter le visiteur à s’inscrire.

« Lorsque la planification d’un événement est confirmée, nous mettons immédiatement en place un site via inwink, en commençant par le formulaire d’inscription. Cela nous permet de lancer les communications et de commencer à collecter les inscriptions. Par la suite, nous enrichissons progressivement le site avec davantage d’informations sur les intervenants, les sessions, etc. »

« Nos événements sont souvent similaires d’un point de vue format et visuel. Donc pouvoir les dupliquer en 2 clics, c’est un vrai gain de temps pour nous. L’aspect esthétique, c’est un peu plus accessoire mais cela reste important pour nous car cela valorise notre image à l’extérieur. »

• Envoi des emails de rappel aux inscrits :

Avant d’utiliser inwink, les équipes de The Media Leader utilisaient de nombreux outils épars et non connectés les uns aux autres. Les inscriptions se faisaient avec un Google Forms et les emails de rappel aux inscrits avec MailChimp.

La plateforme inwink permet de créer des formulaires d’inscription, regrouper tous les inscrits au sein d’un CRM événementiel et de configurer et envoyer des emails transactionnels de façon automatisée.

« J’étais obligée d’exporter les données recueillies via Google Forms pour les injecter dans MailChimp. Là avec inwink, vu que tout est centralisé au sein du même outil, il est très simple d’envoyer des emails de rappel aux personnes inscrites. J’ai vraiment gagné en productivité sur cet aspect grâce à la plateforme. »

• Emargement et check-in événementiel :

L’application de scan de badges à l’entrée de l’événement inwink OnSite est également utilisée par les équipes de The Media Leader pour un accueil plus fluide.

« Avant d’utiliser inwink, on n’avait pas de système pour gérer l’émargement et le check-in événementiel. On avait notre liste d’inscrits sur papier et les hôtes et hôtesses surlignaient les noms au fur et à mesure des arrivées. On a gagné un temps fou grâce à inwink OnSite. »

 La remontée des informations recueillies via inwink OnSite directement dans le Back-Office inwink permet également aux équipes d’obtenir des données plus précises sur la participation et le visitorat.

 2. Gérer les inscriptions gratuites et la billetterie payante :

C’est ainsi qu’avec inwink, The Media Leader gère les inscriptions pour :

• Des événements gratuits avec formulaire d’inscription :

Afin de garder un contrôle sur les personnes inscrites, les équipes de The Media Leader ont créé avec inwink des formulaires d’inscription avec un sas de validation.

« La majorité de nos événements sont gratuits et dans des lieux avec des places limitées, et on a déjà été confrontés à la présence de personnes qui n’étaient pas du secteur. Pouvoir modérer les inscriptions, c’est donc vraiment un plus pour nous. On apprécie d’avoir la possibilité de valider ou non les inscrits. »

• Des événements payants avec billetterie :

En janvier 2024, la remise des prix « Agence Media de l’année » a été rendue payante pour certaines catégories de visiteurs. L’intégration d’inwink avec le fournisseur de paiement Stripe a permis à Elisa et son équipe de configurer facilement leur billetterie :

« C’est la première fois qu’on faisait de la billetterie payante sur un de nos événements. On a défini une dizaine de types de participants qui pouvaient s’inscrire gratuitement, et ceux qui ne rentraient pas dans ces typologies devaient payer 80 € pour pouvoir rentrer. On est passé par Stripe pour collecter le paiement et tout s’est très bien passé. »

3. Recruter des partenaires et clients :

Afin de faire la promotion de leurs événements auprès de potentiels partenaires, les équipes de The Media Leader ont créé un site Internet « Master », à partir duquel il est possible d’accéder aux sites web créés avec inwink de tous leurs événements passés et futurs.

En effet, le site web www.adwantedevents.fr (le nom de la cellule événementielle), regroupe l’entièreté de l’agenda événementiel du média, et sert souvent de support de commercialisation pour les équipes commerciales.

« Avant d’utiliser inwink, on avait des PowerPoint un peu moches qui regroupaient tous nos événements et les offres associées, qu’on envoyait à nos potentiels partenaires. Maintenant nos commerciaux envoient directement le lien de ce site. C’est plus clair et aussi plus facile à maintenir qu’un PowerPoint, car quand on fait une modification sur un site web, elle est visible par tous. Au final, cela professionnalise aussi notre démarche commerciale. »