organise son salon en hybride et met en avant ses partenaires avec inwink
« Lorsqu’on cherchait une solution événementielle, notre crainte était de ne pas avoir la main sur la personnalisation et être bloqués dans un modèle qui n’était pas forcément adapter à notre image de marque. Avec inwink, tout est personnalisable à nos couleurs, notre nom de domaine, notre serveur d’envoi d’emails… »
Chloé Depuydt, Responsable Communication et Marketing
Wikipreneurs est une entreprise belge basée à Bruxelles, dont la mission est d’aider les entrepreneurs en leur mettant à disposition des outils essentiels : articles, fiches pédagogiques, modèles Excel, templates prêts à l’emploi…
L’entreprise a développé un service d’accompagnement et de formation pour les entrepreneurs sur les sujets liés à la gestion, au marketing digital, à la vente, aux ressources humaines mais également d’aide à la gestion administrative lors d’une création d’entreprise.
Depuis maintenant 6 ans, Wikipreneurs organise le salon 6 Days (anciennement « 6 jours pour ») pour mettre en lumière à la fois ses activités auprès de l’écosystème entrepreneurial bruxellois et belge mais aussi générer des opportunités business.
Le fil conducteur de cet événement réparti sur 6 jours est la promotion d’une série de pratiques à mettre en œuvre par les entrepreneurs pour créer et pérenniser leur entreprise.
Avant d’utiliser inwink, l’équipe de Wikipreneurs hébergeait l’événement sur le site web de l’entreprise, puis sur un site web dédié sur WordPress.
Le développement de ce site web par un développeur en marketing digital externe a été très chronophage et fastidieux, amorçant alors une réflexion sur la nécessité de recourir à une solution externe dédiée aux événements digitaux.
« On s’est rendu compte que l’événementiel en digital était un métier et qu’il fallait les bons outils. On a alors cherché une plateforme événementielle, et on s’est vite rendu compte que ça allait être plus rapide et simple de passer par inwink. »
La mise en place d’inwink répondait à 3 objectifs :
La facilité d’utilisation de la plateforme inwink avec son CMS (Content Management System) et ses blocs prêts à l’emploi a permis à Wikipreneurs de développer rapidement et sans besoin de code spécifique le site web de 6 Days.
« Une fois que j’ai compris le fonctionnement de la plateforme, qui est quand même globalement intuitif, je n’avais plus qu’à agencer les blocs existants comme je le souhaitais et les personnaliser. Plus besoin de longs échanges avec des développeurs pour donner les spécifications. »
Également, la partie liée à la personnalisation du site web avec la notion de marque blanche était très importante pour l’équipe de Wikipreneurs.
« Lorsqu’on cherchait une solution événementielle, notre crainte était de ne pas avoir la main sur la personnalisation et être bloqués dans un modèle qui n’était pas forcément adapté à notre image de marque. Avec inwink, tout est personnalisable à nos couleurs, notre nom de domaine, notre serveur d’envoi d’emails… »
Après une prise en main rapide, Chloé, qui était la seule personne en charge du site événementiel chez Wikipreneurs a reçu un accompagnement très régulier par l’équipe d’inwink : « Une fois l’onboarding terminé, j’avais 2 sessions par semaine avec ma CSM (Customer Success Manager) : une dédiée à un brainstorming stratégique pour savoir les actions à mettre en place, et une plus pratique qui reprenait les éléments bloquants pour moi. »
De plus, afin de donner une dimension internationale à l’événement, l’équipe de Wikipreneurs a décidé d’élargir son scope de participants, en s’adressant à un public néerlandophone.
Pour ceci, une version du site web en néerlandais a donc été éditée directement dans inwink, la plateforme permettant de créer facilement et rapidement des versions multilingues à partir du back office.
Des sessions avec des intervenants en néerlandais étaient également prévues pour maximiser la participation de ce public.
Dans le programme et dans la liste des intervenants publiés sur le site web de l’événement, les participants pouvaient filtrer les sessions en fonction de la langue, afin de ne retrouver que celles en français ou en néerlandais par exemple.
Historiquement, 6 Days était un événement 100% digital. Pour l’édition 2022, suite aux demandes des clients, l’équipe de Wikipreneurs a décidé d’y ajouter un volet présentiel, avec une journée de rencontres physiques.
Cette journée regroupait :
Pour les 5 journées de sessions digitales, les interventions étaient diffusées en live depuis un studio de production à Bruxelles.
« En 2021, toutes les sessions étaient en live, mais on avait laissé la possibilité aux partenaires de rester chez eux lors de la diffusion. Mais il y avait une différenciation trop forte entre la qualité du studio et de la webcam de certains intervenants. Donc cette année en 2022, on les a tous incités à venir nous rejoindre sur le plateau. »
Pendant les sessions en live, les outils de chat et de questions ont été utilisés pour favoriser les interactions entre les intervenants et les participants en ligne.
Pour faciliter la gestion des 50 partenaires de ce salon hybride, un espace dédié leur a été mis à disposition au sein d’inwink. En effet, sur leur espace partenaire, ils pouvaient renseigner eux-mêmes leurs informations, mais également organiser des business meetings avec les participants.
« Les business meetings faisaient partie de l’offre qu’on proposait à nos partenaires, pour qu’ils puissent prendre des rendez-vous avec les participants, que ce soit en présentiel ou en ligne. »
Pour onboarder ces partenaires et maximiser leur bonne utilisation de ces opportunités de rendez-vous, des guides et tutoriels en vidéo ont été créés par l’équipe de Wikipreneurs.
A l’issue de l’événement, ces partenaires ont pu récupérer la liste de l’ensemble des participants ayant consulté leurs sessions en live mais aussi en replay. En effet, les replay des interventions sont restés disponibles pendant 2 mois après l’événement, pour une certaine catégorie de participants ayant un ticket payant.
Pour l’équipe de Wikipreneurs, le choix d’inwink a permis de simplifier la mise en place du site web du salon hybride, la gestion des partenaires et la diffusion de sessions en live.
L’accompagnement reçu par les équipes inwink a permis à Chloé, seule en charge du suivi opérationnel sur la plateforme, d’atteindre ses objectifs organisationnels.
« Le gros avantage est que j’avais toujours quelqu’un en backup chez inwink pour m’aider. La CSM sur l’aspect stratégique, mais aussi l’aide en ligne et le support. Ils étaient super réactifs, il y avait une vraie recherche dans la réponse. C’était très rassurant, surtout pour moi qui était seule sur le projet. »
La collaboration entre Wikipreneurs et inwink va continuer en 2023, avec l’organisation de la 7ème édition de 6 Days, prévue en septembre prochain. La mise en place de ce nouveau site web devrait être assez rapide et simple, car l’équipe va capitaliser au maximum sur la version de 2022 en adaptant seulement le contenu.
« Pour l’édition 2023, on va partir de l’existant et dupliquer l’événement de 2022. »
