centralise la gestion de ses sites web événementiels avec inwink
« Nous avions besoin d’une plateforme pour gérer l’intégralité de nos événements et les inscrits, ce que nous permet de faire inwink. On a toute la visibilité sur nos événements mais également la possibilité de mettre en avant les partenaires, gérer les participants, les sessions. »
Capucine Quesnel, Directrice de projets chez Losam
Losam est une agence de networking B2B, qui vise à mettre en relation des entreprises avec des décideurs afin de répondre à leurs besoins et les accompagner dans leur transformation.
Afin de fédérer ce réseau de networking et de faciliter les mises en relation, l’organisation d‘événements est au chœur de la stratégie de Losam.
L’objectif de ces événements est d’accompagner les CxO et leurs équipes dans leur transformation. Pour ce faire, des programmes riches sont mis en place incluant des moments de networking privilégiés, des interventions inspirantes ou encore des échanges de bonnes pratiques concrètes entre pairs. Cela est également l’occasion d’échanger avec des experts pouvant répondre à leurs besoins.
2 types d’événements sont organisés :
En 2018, Losam s’est mis à la recherche d’une plateforme afin d’assurer l’organisation de tous ses événements et de répondre aux objectifs suivants :
« Nous avions besoin d’une plateforme pour gérer l’intégralité de nos événements et les inscrits, ce que nous permet de faire inwink. On a toute la visibilité sur nos événements mais également la possibilité de mettre en avant les partenaires, gérer les participants, les sessions. » précise Capucine Quesnel, Directrice des projets RH chez Losam.
La plateforme inwink est utilisée quotidiennement par 15 membres de l’équipe de Losam, pour piloter l’ensemble de l’organisation des événements.
Pour chaque événement, un site internet événementiel dédié est créé à partir de l’éditeur CMS intégré (à partir de blocs préconfigurés et de pages prêtes à l’emploi).
« Ce qui est très positif, c’est la facilité d’utilisation d’inwink, où à partir du CMS, on va compléter des informations dans des blocs et avoir un site internet avec un visuel intéressant. » ajoute Capucine.
Sur ces sites web événementiels, les visiteurs peuvent s’inscrire via des formulaires d’inscription entièrement intégrés et personnalisés dans inwink.
« Une fois l’inscription effectuée, on utilise le module d’emailing pour effectuer des rappels aux inscrits. Plusieurs emails sont envoyés progressivement afin de fournir aux participants les informations nécessaires. C’est un bon moyen de les garder engagés sans les spammer ».
Pour ces événements présentiels, l’application de génération de badges et d’émargement inwink OnSite est également utilisée, ce qui fournit à l’équipe un suivi des données de participation.
« Nous consultons les données en temps réel à partir du back office. Cela nous permet de savoir le nombre de personnes sur chacune des sessions et de savoir le nombre de personnes qui se sont connectées à la plateforme. »
Les événements de type « Future of » sont l’occasion pour l’équipe de Losam de mettre en relation les participants avec des partenaires prêts à leurs fournir des solutions d’accompagnement.
« Pour Future of HR, l’idée de l’événement est d’inviter des Directions des Ressources Humaines pour les faire rencontrer des éditeurs de solutions RH, qui peuvent répondre à leur besoin. Le but est qu’ils puissent se rencontrer, échanger avec des pairs et des experts, pour après pouvoir éventuellement travailler ensemble. » précise Capucine.
Les partenaires de ces événements sont mis en avant à travers des tables thématiques qu’ils animent, et à partir desquels ils peuvent faire refléter leur expertise.
Pour pérenniser les relations créées pendant ces tables de networking, l’application dédiée au scan de badges inwink LeadGen est utilisée. Cette application permet aux partenaires de récupérer à l’issue de l’événement l’ensemble des données des participants rencontrés.
Pour annoncer leur participation à l’événement, l’équipe de Losam fournit aux partenaires un accès à un espace dédié, à partir duquel ils peuvent préparer leur venue en toute autonomie.
« On a de bons retours sur la gestion de l’Espace Partenaire. Ils apprécient le fait d’être autonome pour déposer des informations et des documents » ajoute Capucine.
Future of HR prend forme d’une demi-journée en présentiel, où les participants sont installés à des tables thématiques.
Ces tables thématiques en petit comité permettent d’encourager les interactions et le networking entre participants et partenaires.
Pour définir qui sera assis à quelle table ou rencontrera quel partenaire, des informations sur les enjeux et les objectifs de chaque participant sont demandées dans le formulaire d’inscription à l’événement. Cela permet ensuite à l’équipe Losam d’analyser ces données et de faire un matching personnalisé.
La promesse d’échanger qui est faite aux participants est également tenue via la mise en place de temps et d’espaces dédiés au networking libre durant ces événements.
Pour continuer de créer du lien au-delà de la date de l’événement et engager les participants sur le long terme, des contenus additionnels sont publiés sur inwink.
« Pour Future of HR, on a un e-book créé à l’occasion de l’événement, qui reprend tout ce qui est dit. Cela permet de faire vivre la plateforme à l’issue de l’événement. » ajoute Capucine.
D’autres contenus tels que des baromètres, rapports de tendances, retours d’expérience et podcasts sont également mis à disposition et consultables sur les sites web générés avec inwink.
Ce sont une vingtaine d’événements organisés avec inwink en 2022, dont :
La facilité d’utilisation d’inwink et sa capacité à générer des sites web événementiels de façon très rapide permet l’optimisation de l’organisation des événements de Losam.
« Le site internet ne nécessite pas de gestion manuelle des inscriptions, quand on a une modification à faire, on a juste à changer le texte, pas de code à faire, cela nous permet un gain de temps et d’efficacité. » conclut Capucine.
Pour 2023, une vingtaine d’événements sont déjà prévus avec inwink, l’équipe de Losam profitant de la fonctionnalité de duplication pour reproduire rapidement les événements de 2022.
