Si vous êtes responsable Marketing et organisateur d’un événement B2B, vous devez orchestrer un ensemble complexe de tâches imbriquées : générer des inscriptions, tenir informés vos inscrits, interagir avec les partenaires et sponsors, bâtir le programme, piloter les intervenants, …
Tout ceci étant à réaliser dans un calendrier cadencé par des échéances à tenir impérativement, et avec un budget qui a été affecté à chaque opération.
Pas simple ! Mieux vaut être bien outillé pour piloter et gérer ces périlleuses opérations événementielles !
Pourtant, le professionnel de l’événementiel B2B a longtemps été contraint de composer avec une collection d’outils distincts ne couvrant chacun qu’une petite partie de ses besoins.
Est-ce la bonne approche pour organiser un événement B2B ? Nous vous en disons plus dans cet article.
1) Le paysage fragmenté des technologies pour organiser un événement B2B
Pendant longtemps, un événement B2B était géré de façon très manuelle : une liste de participants tenue dans un Excel, un émargement des présents sur une liste papier, des invitations de masse via des mailings mal ciblés, des badges papier pré-imprimés à l’avance, …
Les technologies événementielles (Event Tech) se sont depuis étoffées, mais les offres du marché sont souvent partielles et ne suffisent pas à couvrir le spectre complet des besoins de l’organisateur.
Cela le force ainsi à travailler avec un assemblage d’outils divers, dont l’intégration est difficile et coûteuse.
Certains organisateurs utilisent jusqu’à 10 outils en parallèle pour gérer leur événement B2B : un CMS pour leur site web, une plateforme de gestion des inscriptions, un logiciel d’envoi d’emails, une application spécifique pour le networking, un outil de sondage pour la collecte de satisfaction, un outil de reporting, un éditeur de badges, une application mobilé dédiée, …
Cet assemblage complexe d’outils distincts engendre des conséquences importantes pour l’organisation, pour les participants et pour les partenaires.
Mais aussi d’autres écueils, tels que :
- Une expérience participant décousue :
Les participants naviguent d’applications en applications, avec des logiques d’usages différentes et des univers graphiques différents. Ces univers graphiques ne sont d’ailleurs pas à l’image de marque de l’organisateur, mais à la marque de l’outil. L’expérience proposée aux participants est décousue, et l’impression qui leur est donnée de votre entreprise n’est pas excellente.
- Une collecte de données disparate :
Les données sont réparties sur différentes plateformes et il est quasi impossible d’établir des corrélations entre elles. Ces silos entraînent des incohérences dans la collecte d’informations, provoquent des pertes de données, et rendent la mesure du succès de l’événement très compliquée.
- Une perte de productivité significative :
Les outils n’ont pas le même fonctionnement, l’équipe organisatrice déploie beaucoup d’efforts pour configurer et utiliser cette collection d’outils hétérogènes. L’usage collaboratif est compromis, la productivité de l’équipe est diminuée, l’achat de multiples produits engendre un surplus de dépense. Au final, une perte d’efficacité significative pour l’organisateur.
Alors comment s’affranchir de ces difficultés ?
2) La puissance des plateformes intégrées et tout-en-un
L’organisateur avisé sait que l’expérience digitale apportée aux participants et aux partenaires de son événement B2B a un impact fort sur leur satisfaction, ainsi que sur l’image qui est projetée de sa société.
Il souhaite de plus maximiser la collecte des données pour mesurer l’impact de son événement, tout en étant conforme aux directives RGPD et en assurant la sécurité de ses données.
C’est parce qu’elles apportent une réponse efficace à ces exigences que les plateformes de gestion événementielle intégrées, « tout-en-un », tirent leur épingle du jeu.
En plus d’assurer une disponibilité maximale de la plateforme grâce à une meilleure robustesse technique, et de proposer un large panel de fonctionnalités, ces solutions intégrées apportent également :
- Une meilleure compréhension du parcours participant :
Une solution tout-en-un permet d’avoir sur le même outil, une vue complète et précise de l’activité des participants tout au long du cycle de l’événement, depuis leur inscription jusqu’à leur participation, en passant par leur satisfaction.
« Regrouper tout le parcours du participant en un seul endroit est très avantageux : cela inclut la gestion des inscriptions, les paiements, la coordination avec les partenaires, et la possibilité de mettre à jour le programme facilement sans l’aide d’un webmaster. Avoir toutes les informations centralisées simplifie grandement l’organisation de l’événement. » Audrey Roatta, consultante externe chez Peace And Sport
- Une intégration en temps réel à votre chaîne marketing :
Les données collectées sur les participants sont des informations précieuses pour l’organisateur.
Avec une solution intégrée, ces données ne sont pas cloisonnées et peuvent être facilement synchronisées avec les outils de votre chainon marketing :
👉 Vers des CRM comme HubSpot, Salesforce, Marketo, Oracle, … afin de tracer l’activité des participants et les inclure dans des campagnes marketing.
👉 Vers des solutions de providers de paiements, pour suivre les ventes de billets de l’événement.
👉 Vers des outils de BI et d’Analytics tels que Power BI, Google Analytics, … pour obtenir des insights précis sur l’événement.
👉 Vers d’autres outils Event Tech pour gérer notamment les prestations supplémentaires, la marketplace ou la commercialisation auprès des exposants.
👉 Etc.
Ainsi, les données sont disponibles en temps réel aussi bien pour les équipes marketing que pour les autres entités concernées dans l’entreprise (Commerce, Direction générale, …).
- Un déploiement évolutif :
L’approche tout-en-un permet d’activer les fonctionnalités selon le format et les enjeux de l’événement.
Par exemple :
👉 Si l’événement est en présentiel et nécessite l’impression de badges pour les participants, vous avez la possibilité d’activer un module de génération de badges,
👉 Si l’objectif de l’événement est le networking, vous pouvez donner accès aux participants à la liste des personnes présentes,
👉 Si l’événement est dédié à la génération de leads, vous pouvez activer le scan de badge par les partenaires,
👉 Etc.
De plus, la configuration d’un événement est duplicable dans le temps et permet d’en industrialiser l’organisation.
« On duplique des événements qui ont lieu tous les ans et ensuite il n’y a plus qu’à mettre à jour le contenu. Cela prend seulement quelques heures pour avoir un site internet événementiel opérationnel. » Eloise Pain, chargée de production événementielle chez Altice Média
💡 Etude de cas : The Media Leader professionnalise son activité événementielle avec inwink
Avant d’utiliser la plateforme de gestion événementielle inwink, les équipes de The Media Leader utilisaient de nombreux outils épars et non connectés les uns aux autres pour l’organisation de leurs événements. Les inscriptions se faisaient avec un Google Forms et les emails de rappel aux inscrits avec MailChimp.
inwink permet de créer des formulaires d’inscription, regrouper tous les inscrits au sein d’un CRM événementiel et de configurer et envoyer des emails transactionnels de façon automatisée.
« J’étais obligée d’exporter les données recueillies via Google Forms pour les injecter dans MailChimp. Là avec inwink, vu que tout est centralisé au sein du même outil, il est très simple d’envoyer des emails de rappel aux personnes inscrites. J’ai vraiment gagné en productivité sur cet aspect grâce à la plateforme. » Elisa Rouget, Cheffe de projet Evénementiel chez The Media Leader
3) Comment choisir la plateforme pour gérer son événement B2B ?
Pour choisir la plateforme idéale pour gérer votre événement B2B, vous devez considérer plusieurs critères :
👉 Les objectifs de votre événement,
👉 Les fonctionnalités dont vous avez besoin,
👉 Le budget que vous souhaitez y allouer,
👉 Etc.
Pour vous aider dans votre choix, voici un modèle d’appel d’offres qui regroupe une liste de + 150 fonctionnalités disponibles dans les plateformes événementielles du marché.
Ainsi qu’un système d’évaluation du degré d’importance, qui vous permettra de pondérer les réponses et de sélectionner le prestataire qui couvre le mieux votre besoin.
