L’activité événementielle fournit une multitude de données à l’organisateur.
En effet, avec les bons outils, chaque interaction du participant avec l’organisateur, les partenaires de l’événement ou d’autres participants sont tracées.
Mais face à ces quantités d’informations, comment faire pour optimiser la collecte de données événementielles pour un événement B2B ? Et comment activer ces données une fois collectées pour analyser un événement ?
Pourquoi collecter des données événementielles lors de son événement B2B ?
La collecte de données événementielles est cruciale pour plusieurs raisons :
- Améliorer l’expérience des participants :
La collecte de données événementielles permet de mieux comprendre les attentes et les besoins des participants à un événement B2B. En analysant ces informations, l’organisateur pourra personnaliser l’expérience de chaque participant, lui offrant ainsi des contenus et des interactions plus pertinents.
- Segmenter son audience et personnaliser le suivi post-événement :
En collectant des informations détaillées sur les participants (comme leur secteur d’activité, leur rôle dans l’entreprise, leurs intérêts spécifiques), les organisateurs peuvent segmenter leur audience de manière plus efficace pour faire des actions de communication plus ciblées à posteriori. Cela peut notamment inclure l’envoi de contenus spécifiques, la proposition d’offres adaptées aux besoins exprimés ou encore d’invitations à d’autres événements sur le même thème.
- Évaluer la satisfaction des participants :
Les enquêtes et les feedbacks recueillis pendant et après l’événement donnent à l’organisateur une idée claire de la satisfaction des participants. Cette évaluation est essentielle pour renforcer les relations avec les différentes parties prenantes de l’événement.
Exemple de questionnaire de satisfaction post-événement envoyé aux participants
- Analyser les performances de l’événement :
Les données collectées peuvent inclure des informations sur la fréquentation, la participation aux sessions, la mise en favori de partenaires, les interactions entre les participants ou sur les réseaux sociaux, etc. Ces indicateurs aident l’organisateur à évaluer quelles parties de l’événement ont été les plus efficaces et pourquoi, et ainsi prendre des décisions éclairées pour améliorer les futures éditions.
- Optimiser le retour sur investissement (ROI) :
Les données événementielles aident l’organisateur à mesurer l’efficacité de son événement en termes de leads générés, de ventes conclues ou de nouvelles relations établies. Cela lui permet de justifier les dépenses engendrées et d’identifier les domaines à améliorer pour de futurs événements.
- Démontrer la valeur ajoutée aux sponsors et partenaires :
Des données précises sur l’impact et l’efficacité de l’événement peuvent être utilisées pour convaincre les sponsors et partenaires de la valeur de leur investissement. Cela peut aider l’organisation à sécuriser des partenariats pour de futurs événements.
Comment enrichir la collecte de données événementielles à chaque temps fort de l’événement B2B ?
Tout au long d’un événement professionnel, un participant génère un volume conséquent de données, depuis l’inscription en ligne, en passant par sa participation effective le jour J, jusqu’au suivi post-événement.
Il est essentiel pour l’organisateur de se munir des bons outils pour assurer une collecte fine et efficace de ces informations précieuses, tout en respectant les directives RGPD.
Avec une plateforme de gestion événementielle, il pourra collecter des données événementielles B2B lors de plusieurs temps dédiés :
- l’inscription
- l’intention
- la participation.
1) L’inscription : Les données déclaratives
Cette première phase permet de collecter des informations sur le profil de l’inscrit : son identité, ses coordonnées professionnelles, sa fonction, sa société, ainsi que son consentement à la collecte et l’utilisation de ses données (opt-in).
A cette étape, il est important de se concentrer sur les éléments clés de qualification afin de ne pas alourdir le processus d’inscription.
Cette phase apportera à l’organisateur des premières indications sur la personne inscrite :
👉 à quelle catégorie de mon audience est-il rattaché ?
👉 par quel canal a-t-il été invité ?
👉 quels sont ses centres d’intérêts ?
👉 etc.
2) L’intention : Les données comportementales
Après l’inscription, les données comportementales sont de précieuses ressources qui regroupent les différentes interactions du participant avant, pendant et après l’événement.
Il s’agit alors pour l’organisateur d’encourager le participant à interagir au maximum sur le site internet ou l’application de l’événement, éléments centraux de la collecte de données événementielles, avec des call to actions précis :
👉 se connecter à son espace personnel sur le site internet de l’événement,
👉 s’inscrire à des sessions thématiques,
👉 remplir son agenda personnalisé,
👉 pré-imprimer son badge,
👉 renseigner son profil de networking,
👉 prendre des rendez-vous avec d’autres participants,
👉 etc.
Ces informations comportementales permettront de mesurer la motivation de l’inscrit et de prédire sa probabilité de participation. Cette étape permettra également d’affiner les préférences et d’enrichir la connaissance sur le profil du participant.
3) La participation : Les données présentielles
Le jour J, le participant prend part (ou non) à l’événement : il valide sa présence, participe à différentes sessions, rencontre d’autres participants, visite des stands partenaires, etc…
Ces données de parcours des participants permettent de mesurer la performance générale de l’événement :
👉 quel est le pourcentage de présents par rapport aux inscrits ?
👉 quelles ont été les sessions les plus populaires ?
👉 combien de rendez-vous ont eu lieu ?
👉 qui a pris part au networking ?
👉 quelle est la satisfaction ?
👉 etc.
Comment activer ses données événementielles ?
Bien entendu, rien ne sert de collecter autant d’informations sur ses participants si les objectifs ne sont pas définis en amont. Plus la collecte d’informations sera structurée, plus les données collectées seront pertinentes, et plus les activités événementielles seront performantes.
Différentes actions sont rendues possibles grâce à une collecte efficace de données :
1) Personnaliser l’expérience participant
Les données d’inscription permettent :
- de proposer une expérience en ligne personnalisée
- d’envoyer des communications adaptées
- de suggérer des mises en relation pertinentes, des recommandations de sessions intéressantes.
Plus l’organisateur disposera d’informations précises sur ses inscrits, plus il sera en mesure de personnaliser son marketing événementiel.
2) Augmenter le taux de participation
Les données d’intention permettent à l’organisateur de comprendre l’intérêt d’un participant pour un contenu, une thématique, un intervenant, une entreprise, etc. L’organisateur peut se baser sur ces données pour prédire la venue d’un inscrit, anticiper les pics de visites, identifier les temps forts, analyser les relations entre participants, etc.
Quelques bonnes pratiques :
- Relancer les inscrits n’ayant pas téléchargé leur badge pour les événements présentiels
- Relancer les inscrits inactifs, qui ont une probabilité de « no show » élevée
- Notifier les participants des rendez-vous qui leurs sont proposés
3) Mesurer précisément la performance
Les données événementielles permettent d’évaluer l’impact de chaque aspect d’un événement B2B, qu’il s’agisse de la participation aux sessions, de l’engagement des participants, ou de la génération de leads, …
En analysant ces données, les organisateurs pourront identifier les points forts et les axes d’amélioration, justifier les investissements réalisés et optimiser les futures éditions. Ainsi, la collecte et l’analyse des données événementielles sont indispensables pour garantir un retour sur investissement optimal et une amélioration continue de sa stratégie événementielle.
