Comment donner assez de visibilité aux partenaires d’un événement digital et les valoriser tout en offrant la meilleure expérience en ligne aux participants ?
C’est le défi relevé par Françoise Lopez (Chargée de Marketing Digital) et Jean-Michel Cabon (Directeur Marketing et Communication), membres de l’équipe d’Esri France pour l’édition 2022 de leur événement « SIG ».
Ils ont accepté de revenir sur l’organisation de ce rendez-vous annuel et de partager leurs retours sur l’intégration de 2 outils complémentaires pour atteindre leurs objectifs : inwink et Planexpo.
Article co-écrit avec notre partenaire Planexpo
Contexte :
Esri est le leader mondial dans le domaine des Systèmes d’Information Géographique (SIG) et propose une suite logicielle nommée ArcGIS, basée sur la géographie pour rapprocher les données, les comprendre, les analyser et aider à la prise de décision.
Esri France est le distributeur de cette solution en France et dans 10 pays d’Afrique francophone.
Cette entité organise depuis plus d’une vingtaine d’années des événements dédiés à ses clients, dont les premières éditions prenaient la forme de clubs utilisateurs, regroupant environ 250 participants.
Avec le nombre croissant d’utilisateurs au fur et à mesure des années, le format a évolué vers une conférence annuelle, le SIG, dont la dernière édition 100% présentiel en 2019 a regroupé 3 000 personnes sur 2 jours.
Depuis 2020 et la crise sanitaire liée à la COVID-19, les équipes d’Esri France ont fait évoluer le format du SIG vers un événement hybride, alliant à la fois un volet digital et un volet en présentiel.
Cependant, ce passage au digital a nécessité quelques ajustements par les équipes, notamment par rapport à la place des partenaires et leur capacité à être visibles par les participants.
« On s’est très vite rendu compte qu’il manquait une expérience plus immersive pour les participants vis-à-vis des partenaires. Les partenaires n’étaient pas assez mis en avant dans le cadre de l’événement digital. » Françoise Lopez
Pour valoriser les partenaires de cet événement et encourager leurs rencontres avec les participants de façon virtuelle, la solution Planexpo a été mise en place lors de l’édition 2021.
Objectif :
En 2022, les équipes d’Esri France ont décidé de changer leur solution de gestion événementielle, et ont alors choisi la plateforme inwink.
Satisfaites du rendu visuel offert par Planexpo en 2021 et souhaitant également mettre plus en avant leurs partenaires pour l’édition 2022 du SIG, elles ont alors mis en relation inwink et Planexpo, afin de pouvoir intégrer directement un plan immersif et des vitrines partenaires au sein d’inwink.
Cette mise en relation devait répondre à 3 objectifs principaux :
- Valoriser la participation des partenaires à l’événement digital.
- Fournir une expérience participant complète et attractive.
- Proposer un design original et en accord avec le thème et la charte graphique de l’événement.
Stratégie :
Comment valoriser la participation des partenaires à l’événement digital ?
Afin de mettre en valeur les partenaires, un plan immersif a été mis en place par Planexpo et intégré directement au site web événementiel généré avec inwink.
Ce plan rassemblait un « village interactif », où les partenaires étaient mis en avant de façon graphique et visuelle et au sein duquel chacun avait une vitrine dédiée reprenant toutes ses informations.
« Les partenaires étaient satisfaits d’être plus mis en avant. Nous leur proposions d’opter parmi trois types de package de sponsoring avec différentes options leur permettant d’être plus ou moins visibles sur le plan 3D, de proposer plus ou moins d’interactivité et de mettre à disposition des participants un plus ou moins grand nombre de supports de communication. Tout cela est très modulable. » Françoise Lopez
« L’intégration permet de valoriser l’implication de nos partenaires au sein de l’événement, tout cela de façon fluide, fun et en 3D. Il y a des choses très appréciables dans Planexpo, avec les tutos sous forme de pop-ups… » Jean-Michel Cabon
Même si ce plan permet de mettre en valeur les partenaires, il est essentiel de les sensibiliser à des bonnes pratiques en évolution.
Pour Jean-Michel Cabon « Disposer d’un stand digital sur un événement, n’est pas une fin en soit, il est essentiel selon moi que nos partenaires adoptent une démarche proactive afin d’aller au contact des participants en utilisant tous les leviers pour cela (théâtres de démonstrations, communications utilisateurs, contacts en one2one, rendez-vous experts, approche en contact direct, speed meeting…). En tant qu’organisateur nous avons un rôle important pour sensibiliser nos partenaires et les convaincre d’adopter ces stratégies »
Comment fournir une expérience participant complète et attractive ?
inwink permet la gestion des participants à un événement, de leur inscription jusqu’à l’optimisation de leur participation : visionnage de sessions en live ou en replay, prise de rendez-vous business, networking…
Grâce à l’intégration du plan interactif de Planexpo au sein d’inwink, les équipes d’Esri France ont pu fournir une expérience encore plus complète pour les participants à l’événement digital. En effet, ils accédaient au village des partenaires directement sur le site web de l’événement, pouvaient naviguer entre les différents stands virtuels des partenaires et consulter leurs vitrines.
Ces vitrines regroupaient de façon graphique toutes les informations sur le partenaire : son site web, le lien vers ses réseaux sociaux, ses offres, les sessions qu’il présentait et la possibilité de rentrer directement en contact avec eux via des business meetings ou du networking.
Les participants à l’événement digital pouvaient retrouver très facilement les partenaires grâce au moteur de recherche directement intégré au plan de Planexpo. Un réel plus pour fluidifier leur participation et les prises de contact avec les partenaires.
Comment proposer un design original et en accord avec le thème et la charte graphique de l’événement ?
Le plan interactif de Planexpo permet la conception graphique de plans immersifs, pour lesquels les organisateurs ont la main pour le design.
« C’est un outil agréable et sympa, qui permet d’intégrer des fonds de plans originaux. Au niveau créatif, c’est vrai que cela permet d’avoir des capacités infinies, tout en restant dans le thème de l’événement. En 2022, on a fait la carte du monde avec les 5 continents. » Françoise Lopez
Combiné avec la solution en marque blanche d’inwink, permettant de créer un site web événementiel respectant la charte graphique de l’entreprise, les équipes d’Esri France ont pu garder une cohérence globale avec le fil conducteur de l’événement et les couleurs de la marque.
La mise en œuvre et les résultats
Comme les résultats de cette intégration résultent d’un travail en équipe, nous laissons notre partenaire Planexpo vous les partager ! 😉
Un mot rapide sur l’intégration Planexpo x inwink par Pascal et Anthony :
