Une fois l’événement terminé, effectuer une analyse rigoureuse permet à l’organisateur de comprendre les enjeux, d’identifier les succès et les échecs, et de tirer des enseignements précieux pour l’avenir.
Cependant, une analyse efficace nécessite une méthodologie structurée et l’application de bonnes pratiques spécifiques.
Dans cet article, nous explorerons les bonnes pratiques et les stratégies pour mener à bien l’analyse d’un événement et obtenir des résultats pertinents et exploitables.
Pourquoi analyser un événement ?
Analyser un événement est essentiel pour tout organisateur à bien des égards :
- Mesurer le succès de l’événement :
L’analyse permet de déterminer si les objectifs fixés (notoriété de marque, fidélisation client, génération de leads, ….) ont été atteints.
- Identifier les axes d’amélioration :
Une analyse approfondie assure à l’organisateur d’identifier les points faibles et apprentissages de l’événement à prioriser pour les prochaines éditions.
- Justifier l’investissement effectué :
L’organisation d’un événement engendre de nombreux coûts, qu’ils soient financiers ou humains. Une analyse fournit des données tangibles qui permettront de justifier ces investissements et mesurer les KPIs de l’événement.
Les 5 bonnes pratiques pour analyser un événement
1) Définir les données événementielles à collecter
La valeur de la collecte de données et du reporting événementiel est inestimable, jouant un rôle central dans la réussite des événements.
Posséder une base de données événementielles est une première étape ; toutefois, il est essentiel de savoir comment en exploiter pleinement le potentiel.
Pour ceci, les organisateurs doivent se poser une multitude de questions pour structurer la collecte de données qui surviendra avant, pendant et après l’événement.
💡 La liste de questions à se poser :
- Est-ce que j’ai déjà une liste de contacts prête à l’emploi ?
- Que comprend cette liste ?
- Est-elle à jour ? Est-ce qu’elle mérite un traitement des données obsolètes ?
- Quelles informations sont indispensables pour l’organisation de mon événement ?
- Quels renseignements additionnels j’aimerais collecter ?
Est-ce que je cherche à augmenter le volume de mes contacts ou à en rehausser la qualité ? - Quels sont les indicateurs clés que je souhaite recueillir une fois mon événement terminé ?
- Qu’est-ce que je vais faire de ces données après mon événement ?
- Quelles informations extraites de l’événement me permettront de raffiner ma stratégie marketing et mes campagnes de communication ?
- Comment faire perdurer les échanges avec mes participants après l’événement ?
Connaitre les réponses à ces questions est indispensable non seulement pour atteindre les objectifs fixés (et les KPI) et améliorer la performance des événements, mais aussi pour mesurer la satisfaction des participants et affiner sa stratégie événementielle.
2) Collecter les données événementielles B2B tout au long de l’événement
Une fois que l’organisateur a défini l’ensemble des informations dont il a besoin pour analyser son événement, il peut mettre en place sa collecte de données événementielles B2B !
Tout au long d’un événement professionnel, un participant génère un volume conséquent de données, depuis l’inscription en ligne, en passant par sa participation effective le jour J, jusqu’au suivi post-événement.
Il est donc essentiel pour l’organisateur de se munir des bons outils pour assurer une collecte fine et efficace de cette multitude d’informations, tout en respectant les directives RGPD.
Avec une plateforme de gestion événementielle, il pourra collecter des données événementielles B2B lors de plusieurs temps dédiés :
- 👉 l’inscription : nom, prénom, adresse email, téléphone, fonction, …
- 👉 l’intention : les sessions mises en favori, pré-imprimer son badge, remplir son profil de networking, …
- 👉 la participation : nombre de présents, nombre de rendez-vous pris, …
3) Envoyer le questionnaire de satisfaction après l’événement
Une fois son événement terminé, l’organisateur n’a qu’une question en tête : qu’en ont vraiment pensé les participants ?
Pour collecter ce feedback, il leur est plus que recommandé d’anticiper la création d’un questionnaire pour mesurer la satisfaction des participants.
Bien conçu, ce questionnaire de satisfaction événement fournit de précieuses informations pour analyser un événement, dresser son bilan et trouver des pistes d’optimisation pour les prochaines éditions.
💡 Quelques conseils pour créer son questionnaire :
- Limitez-vous à une dizaine de questions
- Gardez des questions courtes et claires avec un vocabulaire simple
- Utilisez une combinaison de questions fermées, ouvertes et échelles pour obtenir des réponses quantitatives et qualitatives.
- Utilisez une échelle de notation cohérente
- Rendez le questionnaire facilement accessible (en ligne, envoi par email, QR code, etc.)
4) Calculer le ROI événementiel pour analyser un événement
Le ROI, ou retour sur investissement (Return On Investment) est le ratio entre le résultat qui découle d’une opération et les coûts engendrés pour cette opération.
ROI = Résultat / Coûts
Dans l’événementiel, le ROI est une mesure directe de l’efficacité et de l’impact d’un événement.
Son calcul reste cependant complexe, car les résultats ne sont parfois pas immédiats et il peut s’écouler plusieurs éditions avant qu’un événement soit rentable.
Les retombées positives d’un événement se feront parfois sentir sur le long terme : la renommée d’une marque, la notoriété et l’image d’une organisation, les premiers contacts commerciaux qui se concrétiseront plusieurs mois plus tard, …
Cela dit, il ne faut pas désespérer ! Il existe des moyens de piloter le ROI d’un événement, même si l’approche ne peut pas être 100% exhaustive. Elle devra ainsi se concentrer sur les éléments mesurables avec certitude.
Nous vous proposons une méthode en 4 étapes pour mesurer son ROI événementiel dans cet article.
Les 4 étapes pour calculer le ROI de son événement
5) Effectuer son reporting événementiel
Le reporting événementiel est crucial pour l’organisateur car il permet d’évaluer la performance globale de l’événement en termes de participation et engagement, ce qui aide à identifier les points forts et les domaines à améliorer.
De plus, il fournit des données précises pour affiner les stratégies futures, personnaliser l’expérience des participants et optimiser les résultats des événements ultérieurs.
💡Que mettre dans son reporting événementiel ?
- Moyenne du temps moyen passé à l’événement
- Taux d’engagement (intérêt, questions, clics, commentaires)
- Nombre de connexions (networking) et rendez-vous pris
- NPS (Event Net Promoter Score) pour la satisfaction des participants
- Evolution du nombre d’abonnés sur les réseaux sociaux
- Chiffre d’affaires généré par la billetterie
- Bilan comptable de l’événement (budget, dépenses…)
- Nombre de commandes signées
- Visibilité dans les médias
- Montant de la TVA générée, ainsi que la taxe de séjour et la taxe d’aéroport
- Bilan carbone de l’événement par poste événementiel (déplacements, hébergement, restauration, etc.)
- Etc.
