Organiser un roadshow est une stratégie événementielle puissante pour un organisateur qui souhaite lancer un nouveau produit, fidéliser sa clientèle existante, ou encore faire connaitre sa marque auprès du plus grand nombre.
Cependant, la réussite de cet événement itinérant repose sur une organisation minutieuse et une préparation rigoureuse.
Dans cet article, nous détaillons les cinq étapes essentielles pour organiser un événement de type roadshow réussi, en fournissant des conseils pratiques et astuces pour chaque phase du processus.
Qu’est-ce qu’un roadshow ?
Dans un contexte événementiel, un roadshow est une série d’événements itinérants organisée par une entreprise pour promouvoir ses produits ou services auprès de ses clients, prospects ou encore partenaires.
Il se déroule dans plusieurs villes ou lieux stratégiques afin de toucher une audience plus large et variée, tout en gardant la même identitié : nom, charte graphique, éléments de communication, …
Ce type d’événement permet de créer des interactions directes et personnalisées avec le public cible.
Les 5 étapes pour organiser un roadshow
1) Comprendre les objectifs de son roadshow :
a) Définir les objectifs :
Avant d’organiser un roadshow, les organisateurs doivent réfléchir aux objectifs poursuivis par celui-ci. Les roadshows sont particulièrement efficaces pour :
- 👉 Renforcer la notoriété de la marque : en présentant l’entreprise et ses valeurs à un public plus large, augmentant ainsi sa visibilité et sa reconnaissance.
- 👉 Fidéliser ses clients : en créant des interactions personnalisées et offrant des expériences exclusives qui renforcent la relation client et augmentent la satisfaction.
- 👉 Lancer de nouveaux produits : en démontrant les avantages et les fonctionnalités de nouvelles offres directement aux clients et aux partenaires, générant ainsi de l’enthousiasme et des ventes immédiates.
- 👉 Générer de nouveaux leads et prospects : en attirant et capturant l’intérêt de nouveaux clients potentiels grâce à des présentations engageantes et des démonstrations en direct.
- 👉 Renforcer les relations avec les différentes parties prenantes clés : en favorisant des échanges et des collaborations avec les partenaires, les investisseurs et les autres parties prenantes
b) Identifier le public cible :
Les roadshows peuvent être à destination de différentes cibles en fonction des objectifs établis.
Voici quelques exemples :
- Roadshow client : l’exemple de Botify
Botify Connect est un roadshow qui se déroule dans plusieurs mégalopoles, Londres et New York pour rassembler la communauté de clients de l’éditeur de logiciel Botify.
👉 Découvrir le témoignage des organisateurs de Botify Connect
- Roadshow partenaire : l’exemple de PrestaShop
Le roadshow partenaires « PrestaShop Tour », événement itinérant de PrestaShop, né de la volonté de créer des moments de rencontres plus fréquents avec les partenaires locaux à Lyon, Bogotá, Rome, Bayonne, Barcelona, Kaunas, avec 120 à 220 participants et 15 prises de parole par édition.
👉 Découvrir le témoignage des organisateurs de PrestaShop Tour
- Roadshow prospects : l’exemple de Dell
La tournée annuelle du Dell Technologies Forum est planifiée sur 40 dates : Athènes, Bruxelles, Bucharest, Dublin, Helsinki, Lisbonne, Madrid, Milan, Munich, Oslo, Paris, Prague, Stockholm, Vienne, Varsovie, Zurich… pour rencontrer les prospects dans ces villes.
2) Planifier son roadshow :
a) Choisir les dates et la durée :
L’organisateur doit planifier son roadshow en tenant compte des disponibilités de son équipe et de son public cible, pour maximiser la participation et l’impact. Par exemple, il est déconseillé de choisir des dates lors des vacances scolaires.
b) Sélectionner les villes où organiser un roadshow :
Il est nécessaire pour l’organisateur d’identifier les emplacements stratégiques qui offrent une forte concentration de son public cible et des infrastructures adaptées à ses besoins. Par exemple, pour un roadshow client, il peut se concentrer sur les villes où il a le plus de clientèle.
c) Établir un budget :
L’organisateur a le devoir de prévoir tous les coûts liés à l’organisation de son roadshow, incluant les déplacements, l’hébergement, la location des salles et les dépenses marketing.
d) Choisir les bons outils pour aider à l’organisation :
Il existe des outils qui permettent à l’organisateur de coordonner efficacement les différentes étapes de son roadshow. Ces outils sont des plateformes de gestion événementielles, qui gèrent :
- le site internet événementiel des différentes dates,
- les inscriptions des participants,
- le programme, dans une interface multilingue,
- les partenaires,
- etc.
Elles permettent également de dupliquer un site internet et sa configuration pour chaque date de la tournée, comme nous l’expliquait Pascal Nuger, EMEA Event Manager chez Dell Technologies et utilisateur d’inwink :
“inwink est pour nous un outil performant et flexible qui a su relever le défi de nos 40 évènements européens en plus de 15 langues ! On créé des templates d’événements, on les duplique, en structurant la donnée et les formulaires pour pouvoir analyser les résultats du roadshow une fois celui-ci terminé. »
Un gain de temps et d’efficacité pour structurer et optimiser l’ensemble des dates de la tournée.
3) Gérer la logistique :
a) Réserver les lieux :
L’organisateur doit réserver des espaces (Salles de conférence, hôtels, centres d’exposition, …) bien situés et équipés pour accueillir confortablement vos invités et présenter vos produits et services de manière optimale.
b) Gérer le transport et l’hébergement :
L’hébergement et les trajets (de personnes et de matériels) doivent être planifiés bien à l’avance pour minimiser les coûts et les risques.
c) Faire l’inventaire des équipements nécessaires :
Il est nécessaire de préparer tout le matériel indispensable (et son transport), incluant les systèmes audiovisuels, les stands d’exposition et les supports promotionnels, pour garantir une présentation professionnelle et engageante.
Un gain de temps et d’efficacité pour structurer et optimiser l’ensemble des dates de la tournée.
4) Assurer la communication et la promotion :
a) Créer un plan de communication :
L’équipe organisatrice doit élaborer une stratégie de communication efficace et détaillée pour informer son public cible bien à l’avance et susciter des inscriptions. Divers canaux peuvent être utilisés à cet effet :
- e-mails d’invitation,
- annonces sur les réseaux sociaux,
- communications et invitations par les partenaires de l’événement,
- communiqués de presse,
- médias et influenceurs,
- etc.
b) Réaliser des supports marketing :
Des supports visuels attrayants comme des flyers, des bannières, des affiches, … peuvent être créés pour promouvoir le roadshow avant et pendant l’événement.
💡 Le conseil d’expert :
Organiser un roadshow signifie rejouer le même événement dans différents lieux et dates. Créez des signalétiques et supports imprimés sans date ni lieu, que vous pourrez réutiliser sur toutes les dates de la tournée, voire pour des éditions ultérieures.
5) Analyser la réussite de son roadshow :
a) Collecter des feedbacks :
L’envoi de questionnaire de satisfaction pour recueillir les impressions et suggestions des participants est fortement conseillé. Cette collecte de feedbacks permettra à l’organisateur d’identifier les points forts et les axes d’amélioration pour ses futurs événements.
b) Analyser les résultats :
L’organisateur doit évaluer les données recueillies avec le questionnaire de satisfaction mais également toutes celles collectées pendant le parcours événementiel du participant :
- sessions auxquelles le participants a participé,
- rendez-vous effectuée,
- interactions avec d’autres participants,
- etc.
Toutes ces données sont disponibles dans la plateforme de gestion événementielle utilisée pour organiser le roadshow. Elles permettront à l’organisateur de déterminer si ses objectifs ont été atteints et calculez son ROI événementiel.
c) Effectuer les actions post-roadshow :
Des emails de remerciement aux participants et des relances de prospects doivent être prévus après l’événement pour maintenir l’engagement.
L’organisateur peut s’appuyer sur les retours collectés pour personnaliser les messages, surtout en cas de relances commerciales si l’objectif de l’événement est la génération de leads.
