L’intelligence artificielle (IA) générative occupe aujourd’hui une place centrale dans de nombreux secteurs, y compris celui de l’événementiel.
Pour les organisateurs, c’est un atout majeur qui simplifie et optimise la gestion de leurs événements.
Automatisation de tâches chronophages, personnalisation de contenus, analyse, … l’IA s’impose comme un outil indispensable.
Découvrons dans cet article comment les organisateurs peuvent tirer parti de l’IA événementielle pour transformer leurs pratiques.
1. Automatiser la création de contenus événementiels
a) L’IA générative pour les contenus textuels
L’IA générative permet d’automatiser la création de contenus pour les organisateurs d’événements, avec plusieurs bénéfices notables :
- Rédaction automatisée
Grâce à l’IA, il est possible de générer rapidement une grande variété de contenus indispensables à l’organisation d’un événement, tels que :
- Descriptions d’événements
- Titres et descriptions de sessions
- E-mails d’invitation
- Posts pour les réseaux sociaux
- Communiqués de presse
- Et bien plus encore
Avec des outils comme ChatGPT, Copilot ou Perplexity, les organisateurs peuvent produire des textes percutants et adaptés à leur audience. Ces contenus peuvent ensuite être ajustés pour chaque canal de communication, assurant une stratégie de diffusion cohérente et impactante.
- Traduction multilingue
Pour toucher un public international sans effort, l’IA générative peut s’avérer être d’une aide précieuse dans la traduction de contenus événementiels. Par exemple, un programme d’événement ou des biographies d’intervenants peuvent être rapidement traduits en espagnol, chinois ou toute autre langue.
Attention toutefois, l’IA est pertinente pour des textes relativement simplement. Si le texte d’origine contient des subtilités linguistiques, il est plus que recommander de le faire reprendre par un spécialiste.
- Correction et reformulation
L’IA ne se limite pas à créer des contenus ; elle améliore également leur qualité. En un instant, les fautes d’orthographe, les tournures maladroites et les incohérences peuvent être corrigées. Les organisateurs obtiennent ainsi des textes professionnels et soignés, tout en économisant un temps précieux.
💡 La bonne pratique :
L’utilisation de l’IA Générative textuelle représente un gain de temps non négligeable pour les organisateurs. Ce gain est d’autant plus significatif lorsque l’IA est intégrée directement à la plateforme de gestion événementielle utilisée pour l’événement.
En effet, elle pourra suggérer des contenus pertinents en se basant directement sur les données de l’événement.
Exemple d’IA générative de textes et d’images présente dans la plateforme de gestion événementielle inwink
b) L’IA générative pour créer des contenus sous forme d’images, vidéos et sons
L’IA ne se limite pas à la rédaction de texte. Elle transforme également la création de contenus visuels, vidéos et audios pour les événements.
- Génération d’images
Des outils comme MidJourney ou DALL-E permettent de concevoir des visuels sur mesure pour les campagnes de promotion d’événements. En quelques clics, les organisateurs peuvent obtenir des affiches, bannières ou illustrations, à moindre coût et en un temps record.
Exemples de bannières pour les réseaux sociaux
du Sommet de L’Elevage générées avec des outils IA
- Création de vidéos et sons
L’IA générative offre aussi des outils puissants pour enrichir l’expérience visuelle et sonore des événements, avant et pendant leur déroulement :
Avant l’événement :
- Teasers et trailers : Les organisateurs peuvent utiliser des IA génératives comme Synthesia ou Descript pour créer des vidéos dynamiques. Ces vidéos peuvent contenir avec des avatars IA, parlant dans plusieurs langues. Cela permet d’introduire le thème et les intervenants tout en intégrant des animations et des effets visuels modernes.
- Publicité et marketing : Des solutions telles que Pictory AI transforment du contenu textuel en vidéo pour des campagnes marketing. Elles peuvent créer des extraits vidéo, des effets visuels et des transitions attractives grâce à des textes.
Pendant l’événement
- Animations et introductions : Des logiciels comme Elai.io permettent de créer des vidéos d’introduction avec des avatars réalistes. Celles-ci peuvent être diffusées au début des conférences ou des ateliers, apportant une présentation engageante des intervenants ou du programme. Voici un exemple de vidéo faite avec des outils IA pour l’ouverture du Colloque de la Confédération des Arts de la table 2024.
- Écrans de fond et scénographies : Utiliser des outils tels que Lumen5 pour créer des arrière-plans vidéo adaptés au thème de l’événement. Ces arrières-plans peuvent servir pour créer des projections sur scène ou des écrans d’affichage dynamique.
- Musique d’ambiance et effets sonores : Des IA comme AIVA, Suno, Udio ou Boomy permettent de composer des musiques d’ambiance. Les organisateurs n’ont qu’à définir le ton et de l’atmosphère souhaités dans le prompt pour concevoir des sons personnalisés.
Ils ont testé :
Pour donner du rythme aux présentations du colloque, j’ai voulu créer une musique d’introduction et une musique de sortie de scène. J’ai consulté ChatGPT en lui demandant quelles sont les spécificités d’une musique d’introduction pour un événement corporate. Ensuite, je lui ai expliqué ma démarche et fourni des exemples de musiques que j’avais utilisées l’année dernière. L’IA m’a généré une description complète, incluant les accords, les mélodies, les styles, et les émotions à transmettre. J’ai précisé que cette description servirait à créer un prompt pour Udio, afin de lui donner encore plus de contexte. Une fois le prompt optimisé, je l’ai utilisé dans Udio. Ce qui m’a permis d’obtenir une proposition musicale qui me convenait parfaitement. Céline Beckrich, Secrétaire Générale, Confédération des Arts de la Table
2. Optimiser le networking et l’engagement des participants
L’un des grands défis des organisateurs est de faciliter les interactions entre les participants et les exposants. L’IA offre ici des solutions innovantes.
a) Matchmaking intelligent
L’IA, via des assistants virtuels intégrés aux sites web ou applications événementielles, peut analyser les centres d’intérêt et profils des participants pour leur proposer des mises en relation pertinentes.
En s’appuyant sur des informations telles que les intérêts professionnels, les profils LinkedIn et les historiques d’interaction, l’IA recommande des rencontres personnalisées avec :
- Des exposants offrant des solutions adaptées,
- D’autres participants partageant les mêmes objectifs ou intérêts.
Ces recommandations augmentent les chances de créer des connexions significatives, un atout majeur pour les événements orientés networking professionnel.
Exemple :
- Un participant passionné par les innovations technologiques en santé sera dirigé vers des exposants spécialisés en biotechnologie ou des experts en IA appliquée à la médecine.
- De même, un dirigeant cherchant à développer son réseau dans la finance sera mis en contact avec des investisseurs ou partenaires stratégiques.
b) Amélioration des profils
Remplir un profil de networking peut parfois être fastidieux.
80% des visiteurs d’un événement ne remplissent pas leur profil de networking,. Tout simplement parce que c’est fastidieux, désagréable et chronophage à rédiger ! C’est vriament dommage, car un profil bien complété améliore considérablement l’expérience de networking. Florent Santin, Co-CEO d’inwink
Comment faire pour diminuer ce taux ?
Les organisateurs peuvent proposer à leurs visiteurs d’utiliser l’IA comme assistant pour générer leur biographie.
Cet assistant, directement intégré dans l’application mobile de l’événement, ira chercher des informations contextuelles sur le participant via son compte LinkedIn.
L’assistant résumera les informations recueillies sur l’expérience professionnelle et la formation du participant pour créer une synthèse.
Le participant n’aura ensuite plus qu’à insérer cette synthèse dans son profil personnel, la modifier ou d’ajouter des éléments si nécessaire.
3. Analyse des données événementielles et reporting
L’analyse des données événementielles est souvent sous-exploitée par les organisateurs. En effet, ils sont peu nombreux à mettre en place de véritables stratégies de collecte et d’analyse, ni de reporting efficace.
Pourtant, l’IA peut apporter une réelle valeur ajoutée à chaque étape.
a) Collecte des données via questionnaires intelligents :
Grâce à l’IA, les organisateurs peuvent personnaliser les questionnaires en fonction des réponses des participants, avant, pendant et après l’événement.
Par exemple, si un participant s’intéresse davantage aux conférences, l’IA peut adapter les questions pour approfondir cet aspect. Cela permet d’obtenir des données beaucoup plus spécifiques et pertinentes.
b) Analyse des données
L’IA peut jouer un rôle clé dans l’analyse des interactions des participants avec l’événement.
Un organisateur pourra savoir combien de temps un visiteur a passé sur un stand, combien de sessions il a suivi, et quelles questions ont été posées dans les chats.
En outre, les outils d’IA, via des algorithmes de traitement du langage naturel (NLP), peuvent analyser les retours et commentaires sur les réseaux sociaux et les questionnaires.
Tout ceci pour déterminer si les retours sont positifs, négatifs ou neutres.
c) Reporting interactif
Une fois les données collectées et analysées, l’IA peut générer des visualisations claires et des rapports détaillés.
Par exemple, un exposant pourrait recevoir un rapport montrant combien de visiteurs ont passé plus de 10 minutes sur son stand et quelles étaient leurs principales questions.
Un participant pourrait recevoir un feedback personnalisé sur les sessions qu’il a suivies et d’autres recommandations pour des événements futurs.
💥 Aller plus loin : L’analyse prédictive
Avec des modèles prédictifs, l’IA peut anticiper les attentes des participants pour les prochains événements.
En analysant les données démographiques et le taux de participation, elle peut suggérer des changements pour maximiser la satisfaction des participants. Ces changements peuvent prendre la forme d’ajustements au niveau des horaires ou de modifications de session par exemple.
L’intelligence artificielle pour les organisateurs d’événements n’est plus une option. C’est une réelle nécessité pour rester compétitif et offrir des expériences enrichissantes.
Grâce à l’IA, ils peuvent se concentrer sur ce qui compte vraiment : la créativité et l’expérience humaine. Tout en optimisant les aspects logistiques et techniques.
