Organiser une conférence est une tâche complexe qui nécessite une planification minutieuse et une coordination impeccable.
Que ce soit pour partager des connaissances, promouvoir une idée ou rassembler des professionnels autour d’un sujet spécifique, une conférence bien orchestrée peut avoir un impact significatif.
Cependant, pour atteindre cet objectif, il est essentiel de suivre une série d’étapes précises qui vont de la définition des objectifs à la gestion des retours post-événement.
Dans cet article, nous vous guiderons à travers chaque étape clé pour vous aider à organiser un événement de type conférence, en maximisant à la fois l’expérience des participants et les retombées pour votre organisation.
1. Définir les objectifs de la conférence
La première étape pour organiser une conférence réussie est de définir clairement ses objectifs.
Sans une vision précise de ce que vous souhaitez accomplir, il sera difficile de structurer l’événement de manière cohérente et efficace.
Voici les points essentiels à considérer lors de la définition des objectifs de votre conférence :
a) Identifier la finalité de la conférence :
Commencez par vous poser cette question fondamentale : pourquoi organiser une conférence ?
Une conférence peut remplir plusieurs objectifs :
- 👉 Partager des connaissances et des innovations :
En diffusant de nouvelles recherches, des découvertes ou des innovations technologiques au sein d’une communauté professionnelle.
- 👉 Renforcer le réseautage et les collaborations :
En créant des opportunités pour les participants de se rencontrer, échanger des idées et nouer des partenariats ou des collaborations professionnelles.
- 👉 Former et éduquer les participants :
En offrant des sessions de formation, ateliers pratiques, ou séminaires pour améliorer les connaissances des participants dans un domaine spécifique.
- 👉 Lancer un nouveau produit ou service :
En faisant la promotion d’un nouveau produit ou service à un public composé de clients potentiels, de partenaires ou de médias.
- 👉 Inspirer et motiver :
En invitant des orateurs influents pour partager leur expérience, afin d’inspirer les participants dans leurs parcours professionnels ou personnels.
Une finalité claire orientera toutes vos décisions, du choix des intervenants à la méthode de promotion.
b) Déterminer le public cible :
Une fois l’objectif principal défini, identifiez le public que vous souhaitez atteindre.
S’agit-il :
- de professionnels d’un secteur spécifique,
- de chercheurs,
- de votre clientèle,
- de clients potentiels,
- du grand public,
- etc.
Comprendre qui est votre public cible vous permettra de concevoir un contenu pertinent. Vous pourrez également adapter le format de la conférence à leurs attentes et besoins.
Par exemple, une conférence destinée à des experts nécessitera un contenu technique approfondi. Alors qu’un public plus général préférera des présentations accessibles et engageantes.
c) Fixer des objectifs :
Il est également important de fixer des objectifs mesurables pour évaluer le succès de votre conférence.
Ces objectifs peuvent inclure le nombre de participants, le niveau de satisfaction des participants, le taux de conversion (si l’objectif est commercial), ou encore l’impact médiatique de l’événement.
En ayant des indicateurs précis en tête, vous pourrez non seulement mesurer l’efficacité de votre conférence. Mais aussi ajuster vos stratégies pour les futurs événements.
2. Choisir le thème et les intervenants
Le choix du thème et des orateurs est une étape déterminante quand il s’agit d’organiser une conférence.
Un thème pertinent et des intervenants de qualité captiveront l’attention de votre public, donneront de la crédibilité à votre événement et encourageront la participation.
Voici comment procéder pour faire les meilleurs choix :
a) Sélectionner un thème pertinent et accrocheur :
Le thème de votre conférence doit non seulement être en adéquation avec les objectifs que vous avez définis. Mais aussi résonner avec les attentes et les intérêts de votre public cible.
Pour cela, identifiez les sujets d’actualité ou les tendances émergentes dans votre domaine.
Un thème bien choisi doit être spécifique et offrir suffisamment de flexibilité pour accueillir une diversité de points de vue. Cette diversité permettra ensuite d’enclencher plus de discussions entre les participants.
b) Identifier et contacter des intervenants qualifiés :
Une fois le thème défini, il est temps de choisir les intervenants. Ces derniers doivent être des experts reconnus dans leur domaine, capables d’apporter une valeur ajoutée à votre conférence.
Pour maximiser l’impact de votre événement, cherchez à diversifier les profils : professionnels du secteur, leaders d’opinion, etc.
Une bonne stratégie pour organiser une conférence consiste à inclure des orateurs ayant des perspectives différentes mais complémentaires. Cela enrichira les discussions et attirera un public plus large.
Contactez les conférenciers potentiels pour leur expliquer le sujet de la conférence et les avantages de participer (visibilité, réseautage, etc.).
Expliquez-leur clairement ce que vous attendez d’eux (type de présentation, durée, etc.).
Trouvez facilement des experts de votre domaine grâce à des plateformes de mise en relation avec des conférenciers. Par exemple lespeakers.com ou Wechamp. Vous pouvez également effectuer un call for abstract (ou call for speaker).
Vous pouvez également effectuer un call for abstract (ou call for speaker).
Veillez également à respecter leur agenda et à anticiper toute contrainte logistique, notamment pour les intervenants internationaux.
3. Planifier le budget et la logistique pour organiser une conférence
La planification du budget et de la logistique est essentielle pour garantir le bon déroulement de votre conférence.
Commencez par établir un budget détaillé qui inclut tous les frais inhérents à l’organisation.
Prévoyez également une marge pour les imprévus afin d’éviter les mauvaises surprises.
Ensuite, choisissez une date et un lieu accessibles et adaptés à votre public, en tenant compte de la capacité d’accueil et des équipements disponibles.
Pensez à organiser le transport et l’hébergement pour les intervenants si nécessaire.
Enfin, élaborez un calendrier précis pour chaque étape de l’organisation, afin de rester organisé et de respecter les délais. Une bonne gestion logistique est la clé pour offrir une expérience fluide et mémorable aux participants.
4. Faire la promotion de la conférence
La promotion de votre conférence est cruciale pour attirer les participants et garantir le succès de l’événement.
a) Définir le plan de communication :
Commencez par élaborer une stratégie marketing efficace et votre plan de communication global.
Ce plan de communication peut inclure de nombreux canaux pour maximiser son impact :
- 👉 SEA / SEO,
- 👉 Emailing,
- 👉 SMS,
- 👉 Médias traditionnels : radios, télévision, affichages,
- 👉 Social Media : LinkedIn, Facebook, X, Instagram, Tik Tok, …
- 👉 Influence,
- 👉 Relation publiques,
- 👉 Etc.
b) Créer le site web de la conférence :
Mettez en avant le contenu de votre conférence, en créant un site web événementiel dédié, où les visiteurs pourront trouver toutes les informations essentielles :
- 👉 Le programme,
- 👉 Les intervenants,
- 👉 Les modalités d’inscription et tarifs,
- 👉 Les informations pratiques,
- 👉 Etc.
Ce site web sera la vitrine de l’événement, idéale pour en faire la promotion. Mais couplé à une plateforme de gestion événementielle puissante, il permettra également de simplifier le travail des organisateurs.
“Utiliser la plateforme inwink nous a permis d’être plus efficaces et performants dans la gestion de nos conférences. L’organisation est plus fluide, notre visibilité est accrue et l’expérience immersive pour tous les participants est excellente. Cela renforce ainsi notre impact et notre satisfaction clientèle.” Eva DE ALMEIDA, Chargée de Communication et événementiel chez Finance Innovation
5. Gérer les inscriptions et la gestion des participants
La gestion des inscriptions est une étape clé pour assurer une expérience fluide à vos participants.
Choisissez une plateforme en ligne conviviale, qui facilite le processus d’inscription gratuite ou payante.
Elle doit permettre de collecter des données comme le nom, l’adresse e-mail et les intérêts des participants.
Envoyez des e-mails de confirmation d’inscription avec les informations importantes sur l’événement : date, heure, lieu et programme.
Plus de détails sur la gestion des inscrits pour organiser une conférence👇
6. Assurer la logistique le jour J
Organiser une conférence, c’est aussi s’occuper de la gestion sur site le Jour J. Et cela nécessite une organisation méticuleuse pour assurer le bon déroulement de l’événement.
a) Gérer la logistique sur site :
Arrivez sur le site en avance pour vérifier que tout est prêt : salle de conférence, équipements audiovisuels, et matériel de présentation.
Assurez-vous que la technologie fonctionne parfaitement, en effectuant des tests de son et d’image avec les intervenants.
b) Assurer l’accueil et le check-in :
Le jour de la conférence, mettez en place un espace d’accueil clair et accueillant. Cet espace doit proposer des panneaux indicateurs et du personnel disponible pour orienter les participants.
Installez un système d’émargement et de remise de badges efficace pour enregistrer les participants à leur arrivée.
7. Suivi post-conférence
Organiser une conférence, c’est aussi anticiper l’après événement ! Une fois terminée, il reste quelques actions à faire pour l’organisateur :
a) Mesurer la performance de la conférence :
Pour analyser son succès, envoyez un questionnaire de satisfaction à vos participants et récoltez les feedbacks nécessaires.
Effectuez votre reporting événementiel pour comprendre les points forts de votre conférence. Cela vous permettra aussi de comprendre les points d’amélioration à prendre en compte pour les futures éditions.
b) Partager du contenu additionnel :
Organiser une conférence vous fournit de nombreux contenus, notamment si les sessions sont captées.
A partir de ces captations, vous pouvez créer :
- 👉 Des articles de blog,
- 👉 Des ressources téléchargeables : ebooks, livres blancs, infographies, …
- 👉 Des podcasts,
- 👉 des replays vidéos et des versions courtes des vidéos pour les réseaux sociaux notamment,
- 👉 Etc.
Vous pourrez ensuite :
- 👉 Diffuser ces contenus sur différents canaux de communications tels que les réseaux sociaux, médias, emailing, …
- 👉 Créer une communauté en ligne dédiée pour faire perdurer les échanges amorcés lors de la conférence.
