La préoccupation n°1 des organisateurs d’événements n’a pas changé avec la transition vers le 100 % digital : comment faire passer un moment exceptionnel aux participants ?
Si l’importance de cette question est la même en ligne et en présentiel, les réponses qu’on peut y apporter sont tout à fait différentes.
Dans cet article, condensé d’un user group pour les clients inwink qui a eu lieu il y a quelques jours, nous vous livrons 10 recettes immédiatement actionnables sur vos événements en ligne pour que l’expérience de vos participants soit réussie.
Ces conseils et astuces sont le fruit de plusieurs mois d’événements en ligne joués par nos clients. A leur côté, nous avons appris, et nous vous livrons aujourd’hui notre analyse de ces retours d’expérience.
1) Bien choisir le moment et la durée de vos événements en ligne
Pour maximiser le taux de présence de vos invités, le choix du moment et de la durée de l’événement est primordial.
Notre recommandation : débuter l’événement entre 9h et 10h. On constate pour ce type d’horaires que le pic de connexion intervient autour de 10h.
Pour ce qui est du format, beaucoup d’entreprises ont eu du mal, au moment de passer au digital, à renoncer aux formats qu’elles avaient initialement imaginés pour du présentiel.
Or, l’expérience du participant et ses habitudes en ligne sont très différentes de ce qu’il vit sur un événement présentiel.
Notre recommandation : opter si possible pour un format court, soit de 2 heures, soit une demi-journée en matinée, soit une journée complète.
2) Atteindre votre audience au bon moment, avec le bon message
Le plan de communication à destination des participants est un élément clé de votre dispositif marketing.
Pour qu’il soit efficace et vous permette d’atteindre vos audiences avec les bons messages, deux points sont à prendre en compte : quand, et quoi.
Quand ? Le bon moment pour communiquer par mail avec vos participants dépend bien entendu de la typologie de votre événement, de vos objectifs, de votre audience.
Notre recommandation : au-delà des spécificités qui seront les vôtres, nous vous encourageons à communiquer avec vos participants 1 semaine avant l’événement, 1 jour avant, 45 minutes avant et à la reprise de l’après-midi pour les événement d’1 journée
Quoi ? Vous êtes le mieux placé pour savoir comment vous adresser à votre audience. Cependant, quelques conseils généraux peuvent s’appliquer à tous les emails événementiels.
Nos recommandations : Garder vos emails simples, sans trop d’éléments, avec un CTA visible à l’ouverture. Selon le moment où vous envoyez votre communication, adaptez l’endroit où vous redirigez vos participants :
- Avant l’événement : lien vers la page Programme
- A partir de 45 min avant : lien vers la page Live
3) Se rendre disponible en digital
En ligne, vos participants ont besoin d’accompagnement, et parfois de support. En tant qu’organisateur, vous pouvez vous rendre présent pour eux à chaque étape de l’événement.
Notre recommandation : Donnez à vos participants des opportunités de vous contacter avant, pendant et après les événements en ligne.
Comment ? Vous pouvez prévoir un guide de votre événement pour vos participants, vos partenaires, vos intervenants. Vous pouvez également proposer du support par messagerie directement dans la plateforme (ce qu’on appelle un help desk).
4) Créer une page centrale où retrouver tous les éléments clés de vos événements en ligne.
En arrivant sur un événement présentiel ou s’il s’égare en cours d’événement, le participant peut toujours se rendre à l’accueil pour retrouver le chemin de la prochaine session.
Notre recommandation : en ligne, créez une page Live, qui regroupe tous les éléments clés de « ce qu’il se passe maintenant » sur l’événement, où le participant peut, sans devoir chercher, savoir où se rendre ensuite.
5) Investir dans du matériel vidéo et son de qualité
Cela peut sembler évident, mais c’est un point à ne pas négliger. La qualité de la vidéo et la qualité du son de vos sessions en ligne sont des conditions nécessaires pour que l’expérience du participant soit réussie.
Notre recommandation : investissez dans du matériel de qualité pour tourner vos sessions, a minima un micro.
6) Bien calibrer la durée des sessions
On le répète souvent, l’attention d’un spectateur en ligne est une ressource volatile !
La durée optimale pour chaque session dépendra bien entendu du contenu et des intervenants. Nous pouvons néanmoins vous donner un conseil sur la durée qui semble fonctionner le mieux chez nos clients.
Notre recommandation :
- Pour plusieurs sessions : 20 minutes par session ;
- Pour une session unique : 1 heure, bien construite.
7) Donner du rythme à votre programme
Ce point va de pair avec le précédent. Pour garder vos participants captivés lorsque plusieurs sessions s’enchainent, vous pouvez donner du rythme à votre programme.
Nos recommandations :
- Ne pas faire de temps de pauses. Sinon, prévoir du networking orchestré pendant ces temps
- Enchainer les sessions rapidement, en évitant les temps morts
- Eviter l’enchainement de sessions longues
8) Guider le parcours des participants
Un participant peut rapidement se perdre sur un événement en ligne, si on ne le guide pas d’une session à une autre, à un moment de networking, à un rendez-vous business…
On l’a dit, l’attention en ligne est une ressource volatile. Pour éviter que les participants ne se perdent entre deux sessions et ne décrochent, il existe des moyens de les aiguiller.
Nos recommandations :
- Utiliser le chat des sessions pour faire passer des messages aux participants sur la suite du programme.
- S’appuyer sur une timeline qui se met à jour au fur et à mesure de l’événement.
- Prévoir des CTA qui s’affichent dans le panneau d’interactivité des sessions pour inviter les participants à accomplir la prochaine action que l’on attend d’eux.
9) S’appuyer sur l’Humain pour promouvoir l’expérience digitale
Votre événement est 100 % digital, certes, mais il n’en est pas moins animé par de vraies personnes, qui sont là pour interagir avec les participants.
Si vous briefez ces personnes (modérateur, organisateur, intervenants, partenaires), elles peuvent promouvoir les possibilités apportées par le format digital, aux moments clés de l’événement.
Notre recommandation :
- L’intervenant peut indiquer aux participants, à voix haute, où se rendre à l’issue de son intervention
- Si vous organisez des sondages pendant les sessions, le taux de participation augmente drastiquement si l’intervenant en parle
- L’animateur peut lancer la conversation dans le chat avec un simple « bonjour » pour ouvrir le bal, cela permet souvent de débloquer la suite des échanges entre participants
10) Multiplier les opportunités de rencontre spontanée
Pour compenser l’absence de rencontre physique, multipliez les opportunités pour les participants d’échanger de façon spontanée avec d’autres participants, des partenaires ou des intervenants.
Notre recommandation : Après les sessions, permettez à votre audience de continuer la discussion sur tables de networking en ligne. Ces tables sont des lieux qu’ils peuvent rejoindre librement pour discuter en audio et/ou en vidéo avec les intervenants, les partenaires, les autres participants qui s’y trouvent.
