La digitalisation des événements est devenue une tendance incontournable depuis 2020.
Initiée lors de la pandémie de Covid-19, elle continue de plaire aux organisateurs d’événements, pour qui l’innovation et l’accessibilité sont des priorités.
Raisons économiques, environnementales, audience plus large, … digitaliser son événement offre de nombreux avantages. Cependant, cette transition nécessite une réflexion approfondie pour optimiser sa stratégie événementielle.
Voici les grandes questions à se poser pour réussir la digitalisation de son événement.
SOMMAIRE
Pourquoi digitaliser mon événement ?
La première question à se poser est : pourquoi devriez-vous digitaliser votre événement ? Les avantages sont nombreux et variés.
1) Les avantages pour les organisateurs
La digitalisation permet de réduire significativement les coûts liés à l’organisation d’un événement physique.
Moins de frais de location, de logistique, ou de restauration à prévoir.
De plus, organiser un événement en ligne permet de toucher une audience bien plus large, sans les contraintes géographiques.
2) Les bénéfices pour les participants
Pour les participants, la flexibilité et l’accessibilité sont des points forts.
Ils peuvent assister à l’événement depuis n’importe où, sans se déplacer. Ils bénéficient également d’une expérience enrichie grâce à des contenus interactifs, disponibles à la demande.
3) Les impacts sur la durabilité et l’environnement
Enfin, la digitalisation contribue à la réduction de l’empreinte carbone d’un événement.
En évitant les déplacements et la consommation de ressources physiques, vous optez pour une approche plus durable et écoresponsable.
Quelles sont les étapes clés pour digitaliser mon événement ?
Une fois les avantages bien compris, il est important de définir les étapes essentielles pour une digitalisation de son événement réussie.
1) Définir les objectifs de l’événement digital
Avant toute chose, clarifiez vos objectifs. Quel est le but de votre événement ?
Voici 4 grandes catégories d’objectifs qu’on observe sur un événement B2B :
- 👉 Augmenter la notoriété et bâtir l’image de marque
- 👉 Générer des leads commerciaux qualifiés
- 👉 Informer et fidéliser les clients
- 👉 Dynamiser le réseaux des partenaires et renforcer leurs notoriétés
2) Choisir le format adapté
Il existe plusieurs formats pour un événement digital. On les détaille d’ailleurs dans cette check-list pour organiser un événement en ligne.
Le choix du format dépendra de vos objectifs et de votre audience cible.
3) Sélectionner la plateforme technologique
Le choix de la plateforme de gestion événementielle sur laquelle reposera l’événement digital est crucial.
Elle doit être fiable, sécurisée, et offrir les fonctionnalités nécessaires.
Voici quelques critères à considérer pour choisir la plateforme la plus adaptée à la digitalisation de son événement :
- 👉 La création facile du site web de l’événement pour présenter le programme et les intervenants,
- 👉 La diffusion de vidéos en haute qualité, qu’elles soient réalisées en live ou pré-enregistrées,
- 👉 La gestion des inscriptions gratuites ou payantes,
- 👉 L’envoi d’emails de rappels automatiques avec les liens d’accès aux sessions,
- 👉 La possibilité d’inclure des éléments pour rendre l’événement plus interactif : chats, quizz et sondages, tables de networking, …
- 👉 La réalisation de tableau de bord pour analyser la réussite de l’événement en ligne,
- 👉 etc.
Pour vous aider à sélectionner la bonne plateforme, ce template d’appel d’offres peut vous aider :
4) Planifier le contenu et le programme
Un contenu engageant est essentiel pour capter l’attention des participants.
Variez les formats (présentations, ateliers, tables rondes) et veillez à offrir des sessions interactives pour maintenir l’intérêt de votre audience.
Comment assurer l’interactivité et l’engagement de mes participants ?
Quand on refléchit à une digitalisation de son événement, une des préoccupations principales reste l’intéractivité.
En effet, un événement digital réussi repose sur l’engagement des participants.
Afin de maximiser cette intéractivité lors de son événement, voici quelques techniques :
1) Varier les formats et rendre la session vivante
Planifiez des sessions courtes et dynamiques, intégrez des vidéos, des animations, et des quiz pour maintenir l’attention de votre audience.
La diversité du contenu est essentielle.
2) Utiliser les réseaux sociaux
Les réseaux sociaux sont un puissant levier pour promouvoir votre événement, mais aussi pour engager les participants en direct.
Encouragez le live-tweeting et créez des hashtags dédiés.
3) Encourager la participation active
Organisez des ateliers en petits groupes ou des tables rondes virtuelles pour favoriser les échanges.
Proposez des moments de networking informels pour créer du lien entre les participants. Ces moments peuvent prendre la forme de speed meetings ou de tables de networking en ligne.
4) Inclure de la gamification et des récompenses
La gamification est une excellente méthode pour stimuler l’engagement.
Proposez des concours, des badges ou des points de fidélité à gagner tout au long de l’événement digital.
Quels sont les enjeux de la sécurité et de la confidentialité ?
La sécurité est une préoccupation majeure que l’organisateur doit prendre en compte lors de la digitalisation de son événement.
1) La protection des données personnelles
Assurez-vous que la collecte et le traitement des données des participants respectent les réglementations en vigueur, comme le RGPD.
Informez clairement les participants sur l’utilisation de leurs données.
2) La sécurité de la plateforme de diffusion utilisée
Choisissez une solution offrant des garanties en termes de sécurité : certifications, chiffrement des données, protection contre les cyberattaques, etc.
La réputation de la plateforme est un indicateur clé de sa fiabilité.
Comment mesurer le succès de la digitalisation de mon événement ?
La dernière question consiste à définir les facteurs de réussite et l’efficacité de votre événement digital.
1) Définir des indicateurs clés de performance (KPI)
Identifiez les KPI événementiels pertinents :
- 👉 le nombre de participants,
- 👉 le taux d’engagement,
- 👉 la durée de visionnage de sessions,
- 👉 la satisfaction des participants,
- 👉 etc.
Ces indicateurs vous donneront une idée précise de la réussite de votre événement.
2) Utiliser des outils d’analyse et de reporting
Appuyez-vous sur les rapports fournis par votre plateforme de gestion événementielle pour analyser les données.
Cette analyse sera précieuse pour ajuster la stratégie de vos futurs événements digitaux.
3) Analyser les retours des participants
Envoyez des questionnaire de satisfaction après l’événement pour recueillir les impressions des participants.
Demandez-leur leur avis sur l’événement, afin de déterminer si le format digital est le plus adéquate pour vos futures éditions.
