Le check-in sur événement représente bien plus qu’une simple formalité ; il est le premier contact physique entre les participants et l’organisation, une étape déterminante qui pose les bases de leur expérience globale. Ignorer l’importance de cette phase peut s’avérer être une erreur cruciale.
Face à ces enjeux, comment peut-on alors gérer l’affluence et le check-in de votre événement avec efficacité ? Comment peut-on éliminer les longues files d’attente, résoudre les problèmes de badges, et éviter les pertes d’information, qui peuvent tous ternir l’expérience dès le début ?
1. Pourquoi optimiser le check-in d’un événement ?
A- Mesurer en temps réel l’affluence
La mesure en temps réel de l’affluence lors d’un événement permet de répondre à plusieurs problématiques :
- La gestion des goulots d’étranglement des pics d’affluence (à la restauration ou devant les salles de conférence). En mettant des dispositifs de contrôle d’accès, les organisateurs peuvent mesurer et ainsi réagir rapidement en ouvrant des entrées supplémentaires par exemple.
- L’allocation des ressources pour redéployer le personnel vers des zones plus fréquentées ou ajuster les horaires des sessions pour disperser les foules ou même modifier la disposition des espaces pour faciliter une meilleure circulation.
B- Réduire l’usage du papier
La dématérialisation du processus d’émargement, grâce aux badges avec QR code et aux bornes d’impression, contribue non seulement à la protection de l’environnement mais aussi à l’accélération du processus d’accueil. C’est également une stratégie qui aligne les organisateurs d’événements avec les valeurs de durabilité et d’éthique environnementale. Cette approche présente des bénéfices tangibles tant pour l’efficacité opérationnelle que pour la responsabilité sociale des entreprises (RSE).
C- Sécuriser le contrôler d’accès
L’utilisation de badges avec QR code et de dispositifs de contrôle d’accès renforcent la sécurité de l’événement. Chaque participant dispose d’un badge unique qui fera l’objet d’un scan via une application de contrôle d’accès pour vérifier son identité et ses autorisations. Cela limite les risques d’entrées non autorisées et assure une meilleure régulation des accès aux différentes zones de l’événement.
D- Fluidifier le check-in de l’événement
Pour réduire les files d’attente, les organisateurs d’événement proposent des bornes d’impression de badges de plus en plus soignés.
Qu’ils soient installés en libre service ou assisté par hôtes/ses d’accueil, ces dispositifs vont permettre de retrouver rapidement le badge de l’inscrit via la saisie de ses informations d’inscription (nom, email, société…), ou encore en scannant le QR code reçu par email.
E- Personnaliser l’expérience d’accueil
Les systèmes d’émargement actuels offrent aux organisateurs un moyen efficace de collecter des données précieuses sur les participants. Ces données peuvent être analysées pour mieux comprendre leurs comportements et préférences, et permettre d’ajuster les futures éditions pour répondre encore mieux aux attentes des visiteurs.
En temps réel, les applications d’émargement permettent aussi à l’organisateur de personnalisé la communication à destination des participants :
- Envoyer un message personnalisé aux participants dès leur arrivée.
- Ce moment est propice car le participants est en recherche d’information.
- Une fois l’émargement effectué, il est possible de paramétrer l’envoi d’emails automatiques contenant un message de bienvenue, un rappel de l’agenda et des horaires des différentes sessions, le plan du site …
- Notifier l’équipe et les partenaires lors de l’arrivée d’un participant.
- Qu’ils soient intervenants, partenaires, presse, VIP, etc… réserver un accueil spécifique et personnalisé à certains participants de l’événement présentiel à leur arrivée est possible.
2. Comment tirer profit des solutions de check-in ?
A- Utiliser des templates de badge avec QR code
Peu importe leur format ou support, les badges peuvent désormais être aisément personnalisés afficher ou masquer des informations, ajouter des éléments distinctifs…) et créés de manière automatique selon un modèle prédéfini adapté à chaque catégorie de participants. Les application de scan modernes sont capables de lire les QR codes sur n’importe quel type de badge, qu’il soit numérique ou papier.
B- Transmettre les badges en temps réel
Les bonnes pratiques sont connues mais en voici incontournables :
Envoyer aux inscrits un email contenant leurs badges ou QR Code d’accès à l’événement en pièce jointe avant le jour J (2-3 jours avant). Également prévoir plusieurs relances emailing contenant ces badges.
Encourager les participants à pré-imprimer eux-mêmes leurs badges. Selon les audiences, une partie significative des participants se présentera ainsi avec son badge déjà imprimé.
C- Utiliser une application de scan
Pour toutes les raisons citées précédemment, il devient impératif de fournir à l’équipe d’accueil sur site une application de scan simple d’utilisation pour fluidifier et simplifier l’émargement.
Les temps d’attente à l’entrée de l’événement seront alors réduits, et les organisateurs auront de plus la garanti que toutes les données des participants seront consolidées et centralisées au même endroit.
