Il existe une multitude de plateforme événementielle avec des fonctionnalités variées, allant de la gestion basique des événements à des solutions très avancées intégrant l’intelligence artificielle, et des outils d’engagement interactifs. Cette variété peut rendre le choix complexe, surtout sans une compréhension claire des besoins spécifiques de l’événement.
De plus, chaque événement a des besoins uniques en termes de taille, de type de public, de buts interactifs, et de contenu. Trouver une plateforme qui s’aligne parfaitement avec la stratégie événementielle et tous ces aspects peut être difficile, surtout si l’organisateur a des exigences précises comme la conformité aux normes de sécurité des données ou des intégrations spécifiques avec d’autres logiciels.
Dans ce contexte, comment choisir la plateforme événementielle qui va permettre d’atteindre des gains de productivité et de proposer une expérience de qualité au visiteurs ?
Dans cet article, nous vous partageons les 6 éléments clés afin de vous aider à choisir votre future plateforme.
Définir sa stratégie événementielle avant de solliciter des éditeurs de solutions
Avant de se lancer dans le choix d’une nouvelle plateforme événementielle, il est primordial de bien connaître le contexte et les besoins spécifiques de l’entreprise, que ce soit pour le marketing, les RH, ou d’autres départements. Les questions suivantes vont vous permettre de rédiger un brief clair :
- Quelle est la portée globale du projet ? Faites une description de vos besoins et des problématiques que vous devez gérer ?
- Quel est l’objectif global de ce(s) événement(s) ? Ex. : notoriété de marque, génération de leads…
- Quels sont les KPI pour évaluer la performance de vos événements ? Ex. : satisfaction des participants, engagement, nombre d’inscrits, de participants…
- Combien d’événements organisez-vous par an ?
- Quel(s) type(s) d’événement(s) organisez-vous ? Ex. : salon, webinar, conférence flagship, roadshow, club d’utilisateurs, workshop, événement d’entreprise …
- Quel(s) format(s) d’événements organisez-vous ? Ex. : événement en présentiel, événement virtuel ou événement hybride.
- Quel(s) public(s) participe(nt) à ce (ces) événement(s) ? Ex. : clients, collaborateurs, prospects, utilisateurs, partenaires…
- Au total, combien d’inscrits uniques attendez-vous sur ce (ces) événement(s) ?
- Avec quel(s) logiciel(s) gérez-vous actuellement vos événements ?
- Pourquoi cherchez-vous un nouveau prestataire ? Explicitez vos points de frustration avec d’autres prestataires.
- Quel modèle commercial privilégiez-vous ? Ex. : abonnement annuel, prix par événement, prix par participant …
Définir un cahier des charges pour bien choisir un plateforme événementielle
Le cahier des charges événementiel est un support incontournable dans tout projet et indispensable dans le choix de votre future plateforme événementielle. Il faudra évaluer l’importance de telle ou telle fonctionnalité et ainsi répondre à la question suivante :
Ai-je besoin de gérer :
- Des participants : les catégoriser, importer et exporter en masse.
- Des partenaires ou exposants : commercialiser des offres, créer des pages web de présentation.
- Un programme et des speakers.
- Des sessions en ligne : en direct / streaming ou en replay, avec ou sans interactivité (sondage, quizz…).
- Un site Internet événementiel.
- Une application événementielle mobile.
- Des formulaires d’inscription ou une billetterie payante.
- Des badges avec QR code : les scanner, surveiller les zones de check-in, émarger les visiteurs.
- La communication avec les inscrits : par email, notifications, …
- Le networking entre participants ou partenaires exposants.
- Le suivi en temps réel de l’affluence et le reporting statistique en post-événement.
- La gestion des leads pour les exposants.
Evaluer les éditeurs de plateforme événementielle
Pour choisir judicieusement votre plateforme événementielle, il est crucial d’évaluer minutieusement la crédibilité des différents éditeurs et de leurs offres. Voici quelques aspects essentiels à considérer :
- Avez-vous compris comment se positionnent les éditeurs ? Leurs points de différenciation par rapport aux concurrents ?
- Quelles sont les différentes options d’engagement contractuel ?
- Quels sont les coûts de démarrage, d’accès au support, d’accompagnement ?
- Quel est le niveau de support apporté par l’éditeur ?
- Des ressources sont-elles mises à votre disposition ? Ex. : tutoriels, vidéos de démonstration, webinaires de formation, documentations techniques …
Analyser la capacité d’adaptation et d’intégration des plateformes événementielles
Pour garantir que votre plateforme événementielle reste un atout précieux à long terme, il est crucial de comprendre son degré de flexibilité, sa facilité d’utilisation, et sa capacité à intégrer les dernières technologies ainsi que d’autres systèmes essentiels. Voici les points clés à examiner :
- La plateforme est-elle capable de s’adapter aux besoins futurs ? Est-elle capable de gérer différents types d’événements ? Quels sont les coûts associés à ces changements ?
- La plateforme est-elle facile à utiliser ? Offre-t-elle une bonne expérience à ses utilisateurs ?
- Est-elle à la pointe de la technologie (IA, QR Code, application événementielle …) ?
- Est-elle capable de s’intégrer facilement avec d’autres outils ou systèmes utilisés par l’organisateur ?
Vérifier les mesures de sécurité proposées
Assurer la sécurité de votre événement est essentiel. Voici les principales mesures de sécurité à vérifier lors du choix d’une plateforme événementielle :
- Ou sont hébergées les données événementielles ? Sont-elles chiffrées ?
- Comment sont communiqués les mots de passe aux participants ? Ex. : identifiants et mots de passe en clair dans un email, via un lien de connexion,
- Quelle est la durée de conservation des données ? Est-il possible de les supprimer ? Comment est géré le droit à l’oubli (RGPD) ?
- Est-il possible de gérer les droits d’accès à la plateforme pour chaque utilisateur ?
Être vigilant sur les points suivants
Pourquoi privilégier une plateforme événementielle en marque blanche ?
Votre événement est un outil de communication essentiel où vous engagez des clients, membres, et partenaires (en ligne ou en présentiel) pour valoriser votre marque ou celle de l’événement. Mais attention, de nombreuses plateformes événementielles proposent d’héberger le contenu de votre événement au sein de leur propre environnement de marque, avec leur URL, avec leur charte graphique, avec des emails envoyés depuis leur nom de domaine … C’est un gigantesque coup manqué pour vous d’un point de vue marketing !
Pourquoi choisir une plateforme événementielle qui cloisonne les données événementielles ?
Certaines plateformes mutualisent les données événementielles de tous leurs clients. Cela facilite grandement l’expérience des visiteurs qui peuvent ainsi naviguer d’un événement à un autre. Mais cela veut aussi dire que la plateforme s’approprie vos données et votre travail de mise à jour. Assurez-vous de choisir une solution technologique qui propose un cloisonnement strict entre les données événementielles des différents organisateurs.
Pourquoi choisir une plateforme événementielle qui propose une tarification simple et transparente ?
Tout d’abord, cela permet aux organisateurs d’événements de comprendre clairement ce qu’ils paient, évitant ainsi les surprises désagréables comme des frais cachés ou des coûts additionnels inattendus. Une structure de prix claire aide également à planifier le budget de l’événement de manière plus efficace, en assurant que toutes les dépenses sont prévues et contrôlées. En outre, une tarification transparente reflète souvent un fournisseur de services qui valorise l’honnêteté et la confiance, des qualités indispensables pour une collaboration fructueuse. Enfin, cela simplifie la comparaison entre différentes plateformes, facilitant ainsi le choix de la solution la plus adaptée aux besoins spécifiques de l’événement sans compromettre la qualité ou l’expérience utilisateur.
