Organiser un événement présentiel demande une planification minutieuse pour garantir son succès.
Quel que soit son type (salon, conférence, roadshow, congrès, club utilisateurs, …), chaque détail détail compte.
Voici une checklist complète pour commencer à planifier et organiser un événement présentiel inoubliable.
SOMMAIRE
- Organiser un événement présentiel : de quoi parle-t-on ?
- Les 10 étapes pour organiser un événement présentiel :
- 1. Définir la stratégie et les objectifs de l’événement
- 2. Élaborer le budget
- 3. Sélectionner la date et le lieu pour son événement présentiel
- 4. Choisir le bon outil pour gérer son événement présentiel
- 5. Créer le programme et sélectionner les intervenants
- 6. Organiser la logistique
- 7. Promouvoir l’événement
- 8. Gérer les inscriptions
- 9. Assurer le jour J
- 10. Effectuer le suivi post-événement
Organiser un événement présentiel : de quoi parle-t-on ?
Un événement présentiel est une rencontre physique qui réunit des participants dans un même lieu pour échanger, apprendre ou célébrer un moment spécifique.
Contrairement aux événements virtuels, ils permettent des interactions directes et spontanées, favorisant un engagement plus fort et des échanges humains authentiques.
Ces événements offrent l’opportunité de nouer des relations en face-à-face, de créer des expériences immersives et de renforcer les liens entre les participants. Ils jouent un rôle crucial dans le réseautage, la formation et le partage d’idées au sein de diverses communautés et secteurs.
Les 10 étapes pour organiser un événement présentiel
1. Définir la stratégie et les objectifs de l’événement
Avant de plonger dans les détails, il est crucial pour l’organisateur de clarifier les objectifs de son événement présentiel.
Quelques questions à se poser :
👉 Pourquoi organiser cet événement ?
👉 Quelle est la cible des participants (nombre, profil, …) ?
👉 Quels sont les objectifs (notoriété, fidélisation, génération de leads, branding, …) ?
👉 Quels KPIs seront déterminants pour analyser le succès ?
👉 Quel type d’événement ?
👉 Quel est le thème ?
👉 Quelles interactions mettre en place entre les participants (Business meetings, networking libre, …)
👉 Etc.
2. Élaborer le budget
Définir un budget réaliste est essentiel.
Pour ceci, l’organisateur doit lister tous les postes de dépenses à prendre en compte pour son événement présentiel :
Il lui est également vivement conseillé de garder une marge pour les imprévus afin d’éviter les mauvaises surprises.
3. Sélectionner la date et le lieu pour son événement présentiel
Une fois la stratégie et le budget défini, l’organisateur doit sélectionner la date de son événement présentiel.
Il est nécessaire qu’il en choisisse une qui n’entre pas en conflit avec d’autres événements majeurs de son secteur. Il peut consulter des sites web spécialisés comme La Gazette des Salons ou MyEventNetwork pour découvrir l’agenda événementiel.
Quant au lieu, celui-ci doit être accessible facilement par les participants, adapté à la taille de son visitorat et doté des infrastructures nécessaires pour le bon déroulement de l’événement (Wi-Fi, équipement audiovisuel, etc.).
4. Choisir le bon outil pour gérer son événement présentiel
Le choix de l’outil de gestion est une étape très important pour assurer la fluidité de l’organisation de son événement présentiel.
Une plateforme de gestion événementielle dédiée permettra à l’organisateur :
👉 de centraliser toutes les informations essentielles pour faire la promotion de son événement,
👉 de créer le site web de l’événement,
👉 de gérer les inscriptions gratuites ou payantes,
👉 de communiquer efficacement avec tous les participants (visiteurs, intervenants, partenaires, …)
👉 d’assurer un accueil fluide le Jour J avec une solution de check-in et d’impression de badges,
👉 de collecter des données tout au long de l’événement pour en mesurer le succès,
👉 etc.
5. Créer le programme et sélectionner les intervenants
La création d’un programme captivant est critique pour assurer le succès de son événement présentiel.
En effet, il doit être structuré de manière à maintenir l’attention des participants tout au long de sa durée et proposer des formats variés avec des conférences, des ateliers interactifs et des sessions de questions-réponses pour dynamiser l’audience.
De plus, le choix des intervenants est tout aussi important : l’organisateur doit privilégier des experts reconnus dans leur domaine, capables de partager des connaissances approfondies et de stimuler des discussions enrichissantes.
Un bon programme, combiné à des intervenants de qualité, fera de son événement une expérience mémorable pour tous les participants.
💡 Les conseils d’experts de Mickaël Burdet pour un programme événementiel en béton :
- Commencez par les grandes thématiques que vous souhaitez traiter lors de votre salon et définissez ensuite les parcours possibles.
- Établissez un planning où vous pouvez alterner entre les conférences que VOUS organisez (avec l’aide de vos partenaires) et celles que vos EXPOSANTS achètent (en les briefant sur les titres ou contenus pour éviter qu’ils soient trop « vendeurs » et décevants pour les visiteurs).
- Prévoyez des hôtes à l’entrée de chaque salle pour enregistrer les présents, surtout si vous enregistrez les interventions (dans une optique de communication post-salon) ou si vous vendez vos conférences (le prix d’achat sera également lié aux données).
6. Organiser la logistique
La logistique est l’épine dorsale de tout événement présentiel.
Elle repose sur de nombreux éléments :
👉 L’audiovisuel si les sessions sont captées,
👉 Les photographes / vidéos pour la communication
👉 La sécurité et la gestion des risques
👉 L’accueil sur site,
👉 Le mobilier et la signalétique,
👉 La restauration,
👉 Etc.
L’ensemble des tâches logistiques à effectuer dans cette checklist pour organiser un événement présentiel :
L’organisateur doit s’assurer de penser au moindre petit détail pour assurer le bon déroulement de son événement.
7. Promouvoir l’événement
Une fois les détails principaux réglés, l’organisateur peut se concentrer sur la promotion.
Il peut ainsi élaborer une stratégie marketing efficace et son plan de communication global pour communiquer sur son événement présentiel.
Ce plan de communication peut inclure de nombreux canaux pour maximiser son impact :
👉 SEA / SEO,
👉 Emailing,
👉 SMS,
👉 Médias traditionnels : radios, télévision, affichages,
👉 Social Media : LinkedIn, Facebook, X, Instagram, Tik Tok, …
👉 Influence,
👉 Relation publiques,
👉 Etc.
8. Gérer les inscriptions
La gestion des inscriptions est une étape clé pour assurer une expérience fluide à vos participants.
En choisissant une plateforme en ligne conviviale, l’organisateur facilite le processus d’inscription gratuite ou payante, et peut recueillir les informations nécessaires, comme le nom, l’adresse e-mail et les centres d’intérêts des participants.
Il a aussi la capacité d’envoyer des confirmations d’inscription par e-mail, incluant les détails logistiques de l’événement, comme la date, l’heure, le lieu et le programme.
9. Assurer le jour J
Organiser un événement en présentiel, c’est aussi s’occuper de la gestion sur site le Jour J. Et cela nécessite une organisation méticuleuse pour assurer le bon déroulement de l’événement.
Dès le matin, l’organisateur doit arriver sur le lieu de l’événement en avance pour vérifier que tout est prêt : salles de conférence, équipements audiovisuels, stands des partenaires, et matériel de présentation. Il peut effectuer des tests de son et d’image avec les intervenants, et vérifier que toutes les technologies utilisées soit prêtes.
L’espace d’accueil doit être clair et accueillant, avec des panneaux indicateurs et du personnel disponible pour orienter les participants. Un système d’émargement et de remise de badges efficace est vivement conseillé également pour enregistrer les participants à leur arrivée.
10. Effectuer le suivi post-événement
Le travail ne s’arrête pas une fois l’événement présentiel terminé.
Plusieurs actions peuvent être effectuées par l’organisateur :
👉 Envoyer un email de remerciement aux participants et aux intervenants,
👉 Recueillir des retours d’expérience via un questionnaire de satisfaction pour identifier les points d’amélioration pour les futures éditions,
👉 Analyser les retombées de l’événement,
👉 Communiquer sur les réussites de l’événement : chiffres clés, faits notables, …
👉 Prévoir les prochaines éditions,
👉 Etc.
Ce travail d’analyse est facilité grâce à l’utilisation d’une plateforme événementielle puissante, qui permet de collecter des données à chaque étape de l’événement présentiel.
« Inwink est un outil qui a facilité le travail d’organisation de cet événement présentiel, mais également d’analyse : à partir des tableaux de bord, il est facile de requêter différents critères. On a même la solution d’exports des données événementielles au format Excel pour aller plus loin. C’est une vraie valeur ajoutée. » Michel Fagot, Responsable du pôle mutation digitale à la CCI Alsace Eurométropole
