L’utilisation d’une application événementielle constitue de nouveau un atout majeur pour assurer le succès de tout événement.
En effet, la pandémie de COVID-19 et la mise en place de mesures restrictives avaient considérablement limité les rencontres en présentiel.
Proposer une application mobile pour son événement dans ce contexte n’était donc plus une priorité pour beaucoup d’organisateurs.
Depuis, la tendance s’est inversée et les applications mobiles événementielles font un retour remarqué. Elles offrent une multitude d’avantages qui facilitent l’organisation, l’engagement des participants et l’optimisation de l’expérience globale.
Dans cet article, nous explorerons les nombreux bénéfices de sa mise à disposition, tant pour les organisateurs que pour les participants.
1. Centraliser toutes les données au même endroit
Une application offre la possibilité de regrouper toutes les données événementielles en un seul lieu.
Les participants peuvent ainsi accéder :
- 👉 Au programme : horaires des sessions et des temps forts, descriptions des intervenants, …
- 👉 Aux informations pratiques : plans d’accès, horaires, transports en commun, parkings …
Cette centralisation évite aux participants de devoir chercher des informations dispersées sur différents supports.
L’appli vient en complément du site internet événementiel, des emails de confirmation, des documents imprimés, ou de la signalétique.
Ce canal est également idéal pour collecter des informations sur les visiteurs. En effet, les organisateurs pourront récupérer via l’app :
- 👉 les évaluations des sessions,
- 👉 les feedbacks et avis des participants,
- 👉 des statistiques sur la participation globale.
Ces données seront précieuses aux organisateurs. Ils pourront en effet s’en servir pour évaluer l’impact de l’événement, identifier les points forts et les axes d’amélioration. Le tout pour prendre des décisions éclairées pour les futures éditions !
2. Faciliter les interactions en temps réel et l’engagement
Une application événementielle favorise les interactions en temps réel entre les participants. Ces interactions sont possibles grâce notamment à des fonctionnalités :
- 👉 de messagerie intégrée,
- 👉 de forum de discussions,
- 👉 de sondage et quiz,
- 👉 de jeu interactif…
Les participants peuvent ainsi communiquer facilement entre eux, échanger des informations et planifier des rencontres.
De plus, l’appli permet aux organisateurs de diffuser des notifications en temps réel pour tenir les participants informés des dernières mises à jour, des changements d’horaire ou des annonces importantes.
Cela garantit une communication fluide et efficace tout au long de l’événement.
Un exemple de notifications envoyées par l’organisateur via l’application de Viva technology 2023
3. Optimiser l’expérience événementielle
Proposer une application pour son événement garantit aux organisateurs d’offrir aux participants une expérience immersive et interactive.
Celle-ci doit proposer une interface conviviale et permettre aux participants d’accéder aux informations essentielles de l’événement :
- 👉 le programme,
- 👉 les horaires,
- 👉 le plan interactif,
- 👉 les conférenciers,
- 👉 les exposants présents,
- 👉 etc.
De plus, elle doit offrir la possibilité aux visiteurs d’accéder à un espace dédié et de personnaliser leur programme en sélectionnant les sessions qui les intéressent le plus.
💡 Le plus pour optimiser l’expérience des participants : une application pour son événement boostée à l’IA.
Certaines plateformes de gestion événementielle fournissent un assistant global basé sur l’IA pour permettre aux participants de :
- 👉 Créer leur expérience sur-mesure grâce à des recommandations :
- de sessions à visionner en fonction de leurs centres d’intérêts,
- d’exposants à visiter en fonction de certaines thématiques,
- de participants à rencontrer en fonction de leur secteur d’activité, fonction, entreprise, …
- 👉 Compléter rapidement leur profil personnel
Cet assistant offre aux participants un outil de recherche rapide en fonction de leurs besoins et des Call To Actions pratiques. Tout pour optimiser leur participation : mise en favoris, inscription, vue sur la carte, contact d’un visiteur !
4. Favoriser le networking
Un événement est l’occasion pour les participants de rencontrer leurs pairs, des profils partageants les mêmes centres d’intérêts et problématiques.
Leur mettre à disposition une app mobile va contribuer à démultiplier ces opportunités de rencontres.
Elle permet en effet de mettre en place des fonctionnalités dédiées :
- 👉ajout en contact,
- 👉 envoi de messages privés
- 👉 planification de rendez-vous d’affaires
- 👉 etc.
Exemple d’interactions mises en place sur l’application du NoCode Summit
5. Valoriser les Sponsors et Exposants
Une appli mobile offre une plateforme idéale pour mettre en valeur ceux qui contribuent grandement au financement de l’événement.
Grâce à des bannières publicitaires, des profils d’entreprises et des espaces dédiés, les sponsors peuvent atteindre efficacement leur public cible.
Les exposants peuvent également présenter leurs produits et services de manière attrayante, en fournissant des informations détaillées et en interagissant directement avec les participants.
Cette visibilité accrue crée des opportunités de partenariats et renforce la relation entre les sponsors, les exposants et les participants.
De plus, les statistiques de fréquentation et les données de l’application permettent aux sponsors et exposants d’évaluer l’impact de leur participation et de mesurer leur retour sur investissement.
6. Réduire l’utilisation de papier
Adopter une application événementielle contribue à limiter l’empreinte écologique de son événement grâce à :
- 👉 Un programme digital mis à jour en temps réel, supprimant le besoin de réimprimer des brochures.
- 👉 Des informations accessibles en un clic : plans, listes d’exposants, fiches intervenants, directement sur smartphone.
- 👉 Des ressources partagées en format numérique : présentations et brochures téléchargeables après l’événement.
- 👉 Une démarche écologique valorisante : une solution responsable appréciée des participants et des entreprises engagées.
Concise et efficace, l’application remplace le papier tout en modernisant l’expérience événementielle.
