Les KPI (key performance indicators) événementiels, ou indicateurs clés de performance, sont des mesures indispensables pour organiser un événement.
Ils permettent d’évaluer l’efficacité et le succès de leurs manifestations.
Ils mesurent divers aspects d’un événement, de la participation au ROI, et fournissent de précieuses données pour optimiser les éditions futures.
Dans cet article, nous allons explorer 9 KPI événementiels à prendre en compte pour garantir la réussite de votre stratégie événementielle.
SOMMAIRE
- 1. Le taux de participation
- 2. Le coût par participant
- 3. Le retour sur investissement (ROI)
- 4. Le taux de satisfaction des participants
- 5. Le taux de conversion des leads
- 6. L’engagement des participants
- 7. Les recettes par sponsor
- 8. Le taux de fidélité des participants
- 9. L’empreinte carbone de votre événement
1. Le taux de participation, un des premiers KPI événementiels
Le taux de participation est l’un des KPI événementiels les plus fondamentaux pour tout organisateur d’événements. Il mesure le nombre de participants par rapport au nombre de personnes inscrites.
Ce KPI est crucial car il reflète directement l’attractivité de votre événement et l’efficacité de vos efforts de promotion.
Taux de participation = (nombre de participants / nombre d’inscrits) X 100
Un taux de participation élevé indique généralement que votre événement a su capter l’attention et susciter l’intérêt de votre audience cible.
2. Le coût par participant
Le coût par participant est un indicateur financier, qui détermine combien vous dépensez en moyenne par personne présente à votre événement.
Coût par participant = coût total / nombre de participant
Ce KPI est essentiel pour la gestion du budget de son événement. En effet, il vous aide à évaluer si vos dépenses sont proportionnelles à l’affluence de l’événement.
Un coût par participant trop élevé peut signaler un besoin d’optimiser les ressources ou de réduire les coûts. Attention cependant à ne pas nuire à la qualité de l’expérience offerte aux participants.
3. Le retour sur investissement (ROI)
Calculer le retour sur investissement (ROI) est incontournable pour mesurer la rentabilité de votre événement.
Il s’agit de comparer les gains financiers générés par l’événement aux coûts engagés pour son organisation.
ROI événementiel = Résultat / Coûts
Un ROI événementiel positif indique que l’événement a généré plus de revenus qu’il n’a coûté. C’est un signe de succès financier.
4. Le taux de satisfaction des participants
Le taux de satisfaction des participants est un KPI qualitatif. Il permet de définir si les participants ont apprécié l’événement ou non.
Il est généralement évalué à l’aide de questionnaires ou de sondages post-événement.
Ce KPI est crucial pour comprendre ce qui a bien fonctionné et ce qui pourrait être amélioré dans vos futures éditions.
Ce taux de satisfaction peut également être mesuré par le calcul de Net Promotor Score (NPS). Ce score indique si les participants recommanderaient l’événement à un collègue ou une connaissance.
Un taux de satisfaction élevé signifie que votre événement a répondu, voire dépassé, les attentes des participants. Il est essentiel pour mesurer le succès de l’événement et renforcer la réputation de votre organisation.
5. Le taux de conversion des Leads
Le taux de conversion des leads est particulièrement important lors d’un événement B2B. Surtout si les objectifs fixés sont de générer des prospects qualifiés.
Ce KPI mesure le pourcentage de participants qui se transforment en clients ou en partenaires après l’événement.
Taux de conversion des leads = (nombre de leads devenus clients ou partenaires / nombre de leads qualifiés) x 100
Un taux de conversion élevé indique que l’événement a efficacement stimulé les ventes ou favorisé de nouveaux partenariats.
6. L’engagement des participants
L’engagement des participants est un indicateur qui évalue le niveau d’interaction et de participation active des personnes présentes à votre événement.
Il peut être mesuré :
- 👉 par le nombre d’interactions sur les réseaux sociaux,
- 👉 la participation à des sondages ou des sessions de questions-réponses,
- 👉 la mise en favori de sessions sur le site internet événementiel,
- 👉 le nombre de sessions auxquelles le participant a assisté,
- 👉 l’engagement avec les activités proposées,
- 👉 Etc.
La majorité de ces indicateurs peuvent être retrouvés dans des tableaux de bords fournis dans une plateforme de gestion événementielle.
Un engagement élevé est un signe que les participants sont non seulement présents, mais aussi activement impliqués. Cela renforce l’impact de votre événement et améliorer leur expérience globale.
7. Les recettes par sponsor
Les recettes par sponsor constituent un KPI financier essentiel pour évaluer la rentabilité des partenariats sponsorisés de votre événement.
Ce KPI mesure le montant total des revenus générés par les sponsors, par rapport aux coûts liés à leur acquisition.
Pour le calculer, il est important de prendre en compte tous les éléments de sponsoring. Cela peut inclure :
- 👉 la vente de stands,
- 👉 les sessions sponsorisées,
- 👉 les encarts publicitaires sur le site internet ou l’application de l’événement,
- 👉 les goodies sponsorisés,
- 👉 Etc.
Si ce KPI est élevé, cela montre que votre événement est attrayant pour les sponsors. Vous parvenez ainsi à maximiser les revenus issus de ces partenariats.
8. Le taux de fidélité des participants
Le taux de fidélité des participants mesure le pourcentage de participants qui reviennent à vos événements d’une édition à l’autre.
C’est un indicateur clé pour évaluer la satisfaction et l’attachement des participants à votre marque ou organisation.
Taux de fidélité = (nombre de participants récurrents / nombre total de participants) x 100
Ces chiffres sont facilement trouvables si vous utilisez une technologie pour gérer votre événement qui agit comme un CRM événementiel.
Un taux de fidélité élevé est le signe que votre événement a réussi à créer une expérience mémorable. Les participants trouvent suffisamment de valeur dans votre événement pour y revenir d’une édition à l’autre.
9. L’empreinte carbone de votre événement
L’empreinte carbone de l’événement représente un des KPI événementiels de plus en plus important pour les organisateurs.
En effet, la durabilité et la responsabilité environnementale sont des préoccupations majeures, qui doivent être prises en compte dans l’organisation.
C’est un des KPI événementiels qui mesure la quantité totale de gaz à effet de serre émis directement ou indirectement par l’événement.
Cela inclut les émissions liées :
- 👉 aux déplacements des participants,
- 👉 à la consommation d’énergie sur le site,
- 👉 à la production des matériaux utilisés (comme les stands, brochures ou les goodies),
- 👉 à la gestion des déchets.
- 👉 Etc.
Il existe des solutions dédiées à l’événementiel, qui reprennent toutes ces données pour obtenir un calcul précis de l’empreinte carbone.
C’est notamment le cas de Climeet, qui bénéficie désormais d’une intégration avec la plateforme de gestion événementielle inwink.
A l’inscription sur le site de l’événement géré avec inwink, les données sur le transport des participants (kms parcourus et moyen de transport) sont collectées.
Elle sont ensuite directement envoyées vers Climeet pour calculer l’impact de ces déplacements.
Calculer et suivre l’empreinte carbone de votre événement vous permet non seulement de prendre conscience de son impact environnemental. Mais aussi d’identifier des moyens pour réduire cette empreinte lors de futures éditions.
