Organiser un événement B2B est un défi de taille qui nécessite une planification rigoureuse et une exécution sans faille.
La logistique événementielle joue un rôle central dans le succès de ce type de rassemblement. En effet, elle consiste à planifier, coordonner et gérer efficacement tous les aspects logistiques liés à un événement.
Et c’est bien connu, lors d’un événement, chaque détail compte pour offrir une expérience mémorable et professionnelle aux participants !
Cet article présente nos conseils pratiques pour optimiser la logistique de votre événement et ainsi mener à bien votre stratégie événementielle.
SOMMAIRE
- 1. Réfléchissez à l’aménagement de votre événement
- 2. Anticipez la restauration
- 3. Préparez les équipements techniques
- 4. Préparez l’audiovisuel
- 5. Faites appel à des photographes pour immortaliser l’événement
- 6. Ne négligez pas la sécurité dans votre logistique événementielle
- 7. Mettez le paquet sur l’accueil événementiel
- 8. Coordonnez les équipes pour une communication fluide
1. Réfléchissez à l’aménagement de votre événement
Le choix du mobilier et de la signalétique contribue au confort des participants et à la fluidité de l’événement.
Il est important de penser à l’aménagement du lieu événementiel pour favoriser les échanges. Pour ce faire, il est conseillé de faire un cahier des charges et lister les besoins pour :
- 👉 les espaces extérieurs à équiper (affichage, rue, parking …),
- 👉 les espaces intérieurs à habiller (scène, salle, couloir, escalator, ascenseur…),
- 👉 la scénographie,
- 👉 les stands,
- 👉 les espaces de détente,
- 👉 la signalétique directionnelle,
- 👉 le mobilier (stands et espaces pour l’organisation)
Une fois tous ces éléments définis, il faudra choisir les bons prestataires pour la réalisation et le montage de l’événement.
💡 Nos conseils pratiques :
- Sélectionnez un mobilier ergonomique et adapté aux différents moments de l’événement (conférences, pauses-café, sessions de networking, …)
- Utilisez une signalétique intuitive, avec des indications claires pour guider les participants tout au long de l’événement.
2. Anticipez la restauration
La restauration est souvent un moment attendu lors des événements B2B, qui nécessite d’être inclus dans la logistique événementielle.
Pour s’assurer de ne rien oublier, il est conseillé pour les organisateurs de :
- 👉 lister le nombre de pauses café,
- 👉 lister le nombre de participants aux déjeuners / dîners,
- 👉 définir si les repas seront assis / debout, avec service / en self-service,
- 👉 définir si le traiteur doit avoir un label d’éco-responsabilité,
- 👉 déterminer les besoins en solution de tri / retrait des déchets alimentaires,
- 👉 se renseigner sur les conditions d’annulation / modification,
- 👉 etc.
💡 Nos conseils pratiques :
- Proposez des options variées qui tiennent compte des régimes alimentaires particuliers (végétarien, sans gluten, allergies). Collectez les préférences alimentaires de vos participants lors de leur inscription pour affiner le choix des menus et les bonnes quantités.
- Optez pour des menus raffinés qui sauront ravir vos invités tout en respectant les temps impartis pour chaque pause.
3. Préparez les équipements techniques
Une bonne gestion des équipements techniques, comme les écrans, la sonorisation, et les systèmes de projection, est indispensable quand on parle de logistique événementielle.
En effet, des équipements de qualité permettront de capter l’attention de votre audience et transmettre votre message de manière efficace.
D’autres éléments à prendre en compte :
- 👉 l’alimentation électrique,
- 👉 la connexion Internet,
- 👉 les dispositifs de recharge pour les téléphones portables,
- 👉 Etc.
💡 Nos conseils pratiques :
- Faites appel à des prestataires de confiance, avec une expérience avérée dans l’événementiel B2B pour assurer la réussite de votre événement.
- Planifiez des tests techniques avant le jour J sur le lieu de l’événement. Ce test vous permettra de vérifier que tout fonctionne correctement et éviter les mauvaises surprises.
4. Préparez l’audiovisuel
L’audiovisuel représente également un poste important de la logistique événementielle.
En effet, l’événement peut être filmé pour être retransmis en direct ou pour créer du contenu additionnel à posteriori.
Pour s’assurer de ne rien oublier, la préparation d’un conducteur est indispensable. Le conducteur est un document qui reprend toutes les informations qui composent la captation dans un ordre chronologique.
Etienne Barrier, CEO d’Unik Production, nous donne ses conseils pour réaliser le conducteur à remettre à son prestataire audiovisuel :
5. Faites appel à des photographes pour immortaliser l’événement
Les photos jouent un rôle clé dans la valorisation de votre événement. Elles doivent bien évidemment être incluses dans le plan de logisitique événementielle.
Elles permettent notamment de :
- 👉 capturer les moments forts,
- 👉 communiquer sur les réseaux sociaux,
- 👉 créer du contenu additionnel pour de futures campagnes marketing,
- 👉 etc.
Youssef Mouadine, CEO de Memento Photo, nous donne ses conseils pour réaliser le brief parfait pour sa prestation du photographie événementielle :
Pour éviter de finir avec des photos inutilisées, il est crucial de se poser les bonnes questions. Et ainsi définir clairement pourquoi la photographie est intégrée à votre événement. Toutes ces questions vous aideront ainsi à rédiger le brief parfait pour votre photographe.
6. Ne négligez pas la sécurité dans votre logistique événementielle
La sécurité est un aspect non négociable dans l’organisation de tout événement.
Elle inclut :
- 👉 la protection de toutes les parties prenantes,
- 👉 la prévention des risques liés à l’événement, tels que les incendies, les évacuations d’urgence, et la gestion des incidents sanitaires.
💡 Nos conseils pratiques :
- Engagez une équipe de sécurité expérimentée pour gérer les accès et effectuer des contrôles réguliers.
- Élaborez un plan de prévention des risques détaillé. Il doit inclure des procédures d’évacuation et des protocoles d’urgence. Assurez-vous que tout le personnel soit formé à ces mesures.
7. Mettez le paquet sur l’accueil événementiel
L’accueil événementiel est la première interaction que vos participants auront avec votre événement le Jour J.
Il est crucial de faire bonne impression dès leur arrivée pour instaurer une atmosphère professionnelle et chaleureuse.
Pour ce faire, il est essentiel de bien gérer l’émargement des participants et d’optimiser le processus de check-in.
💡 Nos conseils pratiques :
- Créez des zones d’accueil bien définies et facile à localiser, avec un personnel accueillant et formé pour répondre aux premières questions.
- Utilisez des QR Code ou une app mobile événementielle pour un accueil fluide et rapide. Ces technologies permettront d’éviter la création de les longues files d’attente pour accéder à l’événement.
8. Coordonnez les équipes pour une communication fluide
Une coordination efficace entre les différentes équipes est essentielle pour que l’événement se déroule sans accroc.
Chaque membre doit connaître son rôle et pouvoir communiquer facilement avec le reste de l’équipe. pour résoudre rapidement tout problème qui pourrait survenir.
💡 Nos conseils pratiques :
- Organisez des réunions régulières avec toutes les équipes pour passer en revue les plans et les ajustements éventuels.
- Effectuez un filage avant le début de l’événement pour vous assurer que toute votre équipe soit en place.
- Utilisez des outils de communication en temps réel, comme des messageries instantanées, pour rester connecté et coordonné.
