Organiser un événement hybride équivaut à orchestrer 2 événements en un, avec à la fois des composants présentiels et digitaux.
Cette dualité génère de la complexité pour l’organisateur, qui doit se poser les bonnes questions avant de se lancer dans la gestion opérationnelle de l’événement.
Cet article vous présente 6 grandes interrogations à se poser pour organiser un événement hybride réussi.
1. Quel timing pour organiser un événement hybride ?
🔎 Dans quelle temporalité s’inscrivent le volet présentiel et le volet en ligne l’un par rapport à l’autre ?
Le choix du timing est crucial lorsque vous envisagez d’organiser un événement hybride, car il influence directement l’expérience des participants et la logistique.
Plusieurs options vous sont alors possibles :
- 👉 Option 1 : Le présentiel et le digital ont lieu en simultané.
Cette approche permet de créer un événement unifié, où tous les participants, qu’ils soient en présentiel ou en digital, vivent la même expérience en temps réel.
Cela favorise l’interaction directe et le sentiment d’appartenance à un événement unique, mais nécessite une coordination logistique rigoureuse pour garantir une expérience fluide sur les deux fronts.
- 👉 Option 2 : Le présentiel et le digital sont en différé.
Ici, l’événement en ligne est diffusé à un moment ultérieur, offrant l’avantage de pouvoir peaufiner les contenus et d’adapter les horaires aux disponibilités des participants en ligne.
Cette option est intéressante si vous souhaitez capitaliser sur le contenu en le rendant accessible à un public plus large à travers des rediffusions ou des sessions spécifiques.
2. Quel(s) lieu(x) pour organiser un événement hybride ?
🔎 Est-ce que je propose les mêmes contenus pour mes participants en présentiel et mes participants en digital ?
L’événement digital a lieu… en ligne ! Cela signifie donc que chaque participant se trouve face à son propre écran d’ordinateur, peu importe la géographie.
Quant au volet en présentiel, plusieurs modèles sont possibles :
- Un seul lieu :
Il est possible de centraliser l’événement présentiel dans un endroit unique.
- Plusieurs lieux différents :
Il est également possible de multiplier les lieux où l’événement se déroule en présentiel.
Ce modèle consiste à organiser un grand événement central (le « hub ») et des événements satellites plus petits, où les participants peuvent se réunir pour visionner le contenu de l’événement central en direct, tout en profitant d’un networking face à face sur place.
On imagine par exemple un grand événement à Paris, et en simultané 3 événements satellites à Singapour, New York et Milan. Les participants de Milan peuvent assister en direct aux interventions filmées à Paris, et networker avec les autres personnes présentes à Milan, tout en vivant une expérience d’exception sur place (lieu prestigieux, buffet, etc.)
3. Quels contenus proposer ?
🔎 Où se passent les différents volets de l’événement ?
Le contenu des sessions de l’événement peut être découpé et différencié pour les différentes catégories de participants.
Vous pouvez ainsi décider :
- 👉 De proposer le même contenu pour tous les participants :
Il est possible de retransmettre 100 % des sessions présentielles sur le site en ligne de l’événement.
Ainsi, le contenu proposé sera le même pour vos participants en présentiel et en digital.
Cela implique cependant une scénarisation, et des équipes professionnelles de tournage sur place, qui génère un flux vidéo, lui-même diffusé sur le site internet de l’événement en temps réel.
- 👉 De réserver certains contenus aux participants en présentiel :
Certains contenus peuvent être réservés aux audiences présentielles.
Cela permet notamment de valoriser d’avantage la venue sur site pour les organisateurs qui le souhaitent.
Il est courant, par exemple de réserver certaines sessions en petit comité (workshops et ateliers) au public présentiel.
- 👉 De consacrer certains contenus aux participants en digital :
L’organisateur peut choisir de réserver certains contenus au public digital.
Cela se justifie par exemple sur des formats reposant sur des fonctionnalités qui l’exigent (sondage, votes temps réel du public, répartition automatique en petits groupes de discussion, etc.)
Et le replay des sessions dans tout cela ?
A l’issue de l’événement, la question du replay se pose :
- Allez-vous rendre disponible tout ou une partie du contenu en replay, espérant ainsi rallonger la portée de l’événement dans le temps ?
- Opterez-vous pour un événement sans aucun replay, avec la volonté de maintenir le côté « premium » d’être là au bon moment ?
4. Qui sont mes participants ?
🔎 Qui compose mon audience digitale et qui compose mon audience physique ?
Les audiences physiques et digitales peuvent être différentes, mais elles peuvent aussi être les mêmes.
Ce sont les types d’inscription ou de ventes de billets que vous proposez à vos invités qui définissent cela.
Plusieurs options s’offrent à vous :
- Une inscription pour accéder uniquement à l’événement en présentiel,
- Une inscription pour accéder uniquement à l’événement en digital,
- Une inscription pour accéder au présentiel et au digital.
💡 La bonne pratique :
Utilisez une plateforme de gestion événementielle qui vous permette de collecter des informations sur le type de participation voulu par le participant. Cela vous permettra notamment de personnaliser et d’adapter son parcours.
Formulaire d’inscription à l’événement Grand Océan
dans lequel le participant doit indiquer son type de participation.
Dans le cas d’une stratégie d’événement payant, les prix que vous fixez pour vos différents types de billets dépendent de la valeur que vous souhaitez insuffler dans chacun des deux volets.
Il est courant de proposer un type de billets permettant l’accès uniquement au digital (moins cher, ou plus largement octroyés) et un type de billets donnant l’accès au présentiel et au digital en bonus (plus cher, ou réservé à une partie de l’audience).
5. Quelles offres pour mes partenaires ?
🔎 Quelles seront les offres proposées aux partenaires et sponsors de l’événement en ligne et en physique ?
Organiser un événement hybride, c’est aussi repenser vos offres de sponsoring.
L’expérience partenaire que vous pouvez imaginer pour chaque volet est à définir, notamment sur les types de rencontres/networking proposées et sur les possibilités de mise en avant et de visibilité.
Quelques questions supplémentaires à se poser :
- Les partenaires pourront-ils programmer des rendez-vous business avec un format libre (en présentiel comme en digital) ?
- Auront-ils un stand en ligne/ en physique/ les deux ?
- Dans quelles conditions pourront-ils mettre en avant leur logo et leur offre sur place, ou en ligne ?
- Etc.
L’ensemble de ces paramètres permet d’étoffer largement l’offre que vous pouvez faire aux potentiels partenaires.
Exemple de stand virtuel pour mettre en avant les partenaires
de SIG 2022, un événement hybride organisé par Esri France
6. Quelles opportunités de rencontre proposer à mes participants ?
🔎 Qui networke avec qui et dans quelles conditions ?
Plusieurs solutions sont possibles :
- 👉 Des échanges entre le présentiel et le digital :
Vous pouvez rendre possible les échanges entre l’audience présentiel et l’audience en ligne, par exemple via outils de chat où les participants en digital peuvent poser ses questions à un intervenant sur place.
Vous avez également la possibilité d’offrir de la flexibilité dans les rendez-vous business, en permettant par exemple à un partenaire sur place de rencontrer en visioconférence un participant digital.
- 👉 Des opportunités de rencontres réservées au présentiel :
Faire des rencontres et agrandir son réseau professionnel est toujours plus naturel et impactant en présentiel.
Il vous est donc possible d’imaginer que le networking ou les business meetings ne soient réservés qu’au volet présentiel, pour encourager les rencontres face à face. Le volet digital ne serait alors qu’une plateforme où le contenu des sessions est partagé.
- 👉 Des opportunités de rencontres réservées au digital :
Mettez en place certains formats de networking innovants, propres au digital, n’ayant lieu qu’en ligne.
C’est le cas par exemple de formats comme les speed meetings ou des tables de networking, qui proposent des espaces en ligne pour rencontrer d’autres participants à distance.
