Organiser un job dating réussi ne se résume pas seulement à réunir des recruteurs et des candidats ; cela nécessite une planification minutieuse et une exécution parfaite.
Dans le marché du travail compétitif d’aujourd’hui, le job dating offre une opportunité unique aux employeurs de rencontrer rapidement et d’évaluer de nombreux talents, tout en permettant aux candidats de faire une première impression forte.
Nous listons dans cet article 5 conseils essentiels pour organiser un événement de type job dating efficace et marquant pour toutes les parties prenantes.
Organiser un job dating : de quoi parle-t-on ?
Se déroulant généralement sur une journée ou une demi-journée, un job dating est un événement qui permet à des recruteurs de rencontrer de nombreux candidats à la suite.
Permettant de faire beaucoup de rencontres en peu de temps, il s’inspire du speed dating en proposant des entretiens d’embauche express d’une dizaine de minutes.
Le but est de donner aux recruteurs l’opportunité de rencontrer un grand nombre de candidats en un temps restreint, tout en offrant à ces derniers la chance de présenter directement leurs compétences et leur expérience.
Ces échanges rapides permettent aux deux parties d’évaluer leur compatibilité et leur intérêt mutuel pour les postes disponibles, afin de convenir d’un second entretien.
Un job dating peut être organisé :
👉 lors d’un salon professionnel, ouvert à plusieurs entreprises recruteuses,
👉 par un organisme public ou parapublic, pour mettre en avant des offres d’emploi du leur secteur / région,
👉 par une entreprise, pour faire découvrir l’ensemble des postes ouverts,
👉 par une école, pour faire se rencontrer des élèves avec des recruteurs.
Nos 5 conseils pour organiser un job dating
1) Déterminer le bon format
En présentiel, en ligne, hybride : organiser un job dating nécessite que l’organisateur détermine le bon format pour en garantir le succès.
Voici quelques critères à considérer pour choisir le format le plus approprié :
- Le profil des candidats :
Comprendre si les candidats potentiels sont plus à l’aise avec les événements en ligne ou en présentiel. Les jeunes diplômés pourraient préférer les formats en ligne, tandis que les professionnels expérimentés pourraient privilégier les rencontres en personne.
- La localisation :
Identifier la provenance des candidats. Si les candidats viennent de différentes régions, un format en ligne pourrait être plus inclusif et pratique.
- Les type de postes à pourvoir :
Les postes techniques ou spécialisés peuvent nécessiter des discussions plus approfondies, ce qui pourrait être plus facile en présentiel.
- Le nombre de participants envisagé :
Déterminer le volume du visitorat attendu. Pour un grand nombre de participants, un format en ligne ou hybride pourrait aider à gérer les flux plus efficacement.
- Le budget :
Les événements en présentiel nécessitent un budget pour la location d’espace, la logistique et les équipements, tandis que les événements en ligne peuvent nécessiter un investissement dans des plateformes numériques. Etablir son budget pour définir ses besoins est plus que nécessaire.
2) Choisir le bon outil pour organiser un job dating
Comme pour n’importe quel autre type d’événement, organiser un job dating nécessite aux organisateurs de se munir d’outils pour assurer sa bonne réussite.
Ces outils peuvent inclure :
👉 Un site web pour mettre en avant le programme, les offres d’emploi, …
👉 Un système d’inscription pour capter des inscrits (billetterie payante ou gratuite),
👉 Un système d’emailing pour gérer les invitations et les relances aux inscrits, …
👉 Un système de prise de rendez-vous entre recruteurs et candidats,
👉 Des outils de visioconférences en ligne pour gérer les rendez-vous si ceux-ci se passent en digital,
👉 Etc…
Il existe des plateformes de gestion événementielles, qui regroupent toutes ces fonctionnalités afin d’optimiser le travail des organisateurs… Mais aussi fluidifier le parcours des candidats et recruteurs !
C’est le cas notamment d’inwink, qui a été choisie par les équipes de la Maison de la Nouvelle-Aquitaine pour organiser un job dating intitulé « Votre emploi dans la cybersécurité, c’est en Nouvelle-Aquitaine ! »
Cet événement organisé en 2022 avait pour but de promouvoir une dizaine d’entreprises dans le secteur de la cybersécurité qui recrutaient en Nouvelle-Aquitaine.
La plateforme inwink a été mise en place pour simplifier la gestion des 400 participants du job dating, comme en témoigne Richard Lacourarie, Chef de projet à la Maison de la Nouvelle-Aquitaine :
« Pour faciliter la mise en relation entre recruteurs et candidats, un site web dédié a été généré avec inwink pour faire la promotion du programme et collecter les inscriptions. »
3) Mettre en avant les offres d’emploi et les recruteurs de façon claire
Dans l’organisation d’un événement, un des points centraux est le programme. Et ce qui constitue le programme d’un job dating, ce sont les entretiens d’embauche proposés !
Alors pour mettre en avant ces entretiens, il est crucial pour l’organisateur de présenter les offres d’emploi de façon claire.
Pour ceci, elles doivent être accessibles sur le site internet de l’événement, sur une page unique, qui permette aux candidats de filtrer ou de rechercher selon des critères précis.
Exemple de page d’offres d’emploi proposée sur le site web
d’un job dating organisé par La Maison de la Nouvelle Aquitaine
Le plus : ces offres d’emploi peuvent être publiées directement par les recruteurs qui seront présents à l’événement.
En effet, l’organisateur peut leur fournir un espace dédié sur la plateforme de gestion événementielle utilisée pour l’événement, à partir duquel ils pourront remplir les informations sur leur entreprise ainsi que détailler les postes ouverts.
Cette interface leur permettra de se valoriser au maximum lors du job dating : stands virtuels optimisés, offres d’emploi bien mises en avant, demandes de contact et prises de rendez-vous simplifiées, …
💡Le conseil d’expert :
« j’ai animé une courte session de formation pour les partenaires et ensuite ils devaient gérer eux-mêmes leurs espaces : créer leurs offres d’emploi, changer leurs informations, et gérer leurs agendas de rendez-vous. ». Richard Lacourarie, Chef de projet à la Maison de la Nouvelle-Aquitaine
4) Bien préparer les candidats
Organiser un job dating, c’est aussi valoriser les candidats qui y participent.
Pour maximiser leur participation et mettre toutes les chances de leur côté, plusieurs éléments sont à considérer :
- Simplifier le processus d’inscription :
La page d’inscription à l’événement doit permettre aux candidats de renseigner des informations spécifiques pour postuler, par exemple :
👉 Ses informations pour pouvoir être recontacté par les recruteurs,
👉 Une courte description de son parcours professionnel,
👉 L’import de son CV et / ou d’une lettre de motivation,
👉 Le type d’emploi recherché : secteur, durée, …
Exemple de formulaire d’inscription sur le site web événementiel
du Salon du Travail & de la Mobilité professionnelle organisé par CDI Médias.
Toutes ces informations permettront de préqualifier les entretiens et rendez-vous qui seront effectués sur place le Jour J :
« Pour nos événements dédiés aux projets de reprises d’entreprises, on a créé des formulaires inwink détaillés, pour que les partenaires puissent avoir le maximum d’informations sur les participants pour travailler leurs rendez-vous à l’avance. » Richard Lacourarie, Chef de projet à la Maison de la Nouvelle-Aquitaine
- Fluidifier la préparation des candidats :
Un fois le candidat inscrit, l’organisateur devra s’assurer qu’il est bien prêt pour le job dating, afin que son expérience soit la plus simple possible.
Pour ceci, il pourra envoyer plusieurs emails de rappel l’incitant à consulter les offres d’emploi proposées lors de l’événement, et à prendre rendez-vous avec les entreprises recruteuses qui y seront présentes.
💡Le plus :
Fournir au candidat un espace dédié sur la plateforme de gestion événementielle, à partir duquel il pourra gérer sa participation :
👉 Remplir son profil candidat : description, CV, lettre de motivation, …
👉 Prendre / accepter des rendez-vous avec des recruteurs,
👉 Retrouver l’ensemble des contacts de networking rencontrés,
👉 Etc.
5) Fluidifier les rencontres le Jour J
- Proposer un accueil fluide :
Si le job dating a lieu en présentiel, un processus clair d’accueil des candidats et recruteurs est indispensable.
Ce check-in événementiel permettra la remise de badge pour une meilleure identification entre les les candidats et les recruteurs, et permettra à l’organisateur d’obtenir des données de participation précises.
- Mettre des espaces de rencontres à disposition pour les entretiens :
Pour un job dating en présentiel, l’organisateur doit proposer des zones dédiées aux entretiens d’embauche :
- Sur des stands dédiés aux entreprises recruteuses,
- Dans une zone de business meetings ou networking libres, avec des tables et chaises à disposition.
Si le job dating se fait en digital, des salles en ligne pourront être alloués pour chaque rendez-vous afin de faciliter les rencontres virtuelles.
- Configurer des notifications de rappel :
Prévoir des notifications de rappel d’entretiens est plus que nécessaire pour s’assurer que les rencontres entre candidats et recruteurs s’effectuent bien.
Ces rappels peuvent être envoyés par email, SMS, ou via une notification push sur l’application mobile de l’événement par exemple.
- Fluidifier le suivi des rendez-vous pour les recruteurs :
Les organisateurs peuvent proposer aux recruteurs d’utiliser une application de scan de badges participants pour que ceux-ci puissent retrouver l’ensemble des informations des candidats rencontrés.
Cette application pourra également comprendre un formulaire dédié pour que le recruteur puisse qualifier le candidat avec des commentaires et notations.
Les recruteurs pourront ainsi récolter tout le fruit de leurs rencontres à l’issue de l’événement pour un meilleur suivi.
