Une application événementielle s’impose comme un outil indispensable pour enrichir l’expérience des participants à un événement.
Que ce soit pour accéder au programme, interagir avec d’autres participants ou recevoir des notifications importantes, elle permet de fournir une expérience mémorable.
Dans cet article, nous vous guidons à travers les étapes essentielles pour créer et diffuser l’appli de son événement.
1. Définir les objectifs et les besoins de l’application de son événement
a) Définir les objectifs de l’appli de son événement
Avant de se lancer dans sa conception, les organisateurs doivent réfléchir aux objectifs que devra remplir leur application mobile :
- 👉 Améliorer l’engagement : en offrant des outils interactifs qui stimulent la participation avant, pendant et après l’événement.
- 👉 Guider les visiteurs : en fournissant des informations centralisées et en temps réel pour éviter les retards ou confusions.
- 👉 Maximiser le networking : en mettant à disposition un outils de mise en relation et de chat entre les participants.
- 👉 Mettre en avant les sponsors de l’événement : en donnant accès aux participants à la liste des partenaires présents, directement dans leur poche.
- 👉 Collecter des données utiles : en suivant les comportements des participants sur l’appli (fonctionnalités utilisées, temps de connexion, etc.) pour améliorer vos prochaines éditions.
En associant ces objectifs à des KPIs mesurables, comme le taux de téléchargement, le nombre de sessions actives, ou encore de messages envoyés via l’app, ils pourront ensuite mesurer son succès.
b) Analyser les besoins spécifiques
Une fois les objectifs définis, il est important de comprendre les attentes des participants.
Les organisateurs d’événements doivent ainsi se poser une série de questions pour bien comprendre leurs besoins :
- 👉 Doivent-ils avoir un accès rapide au programme ou aux informations pratiques (plan, horaires, etc.) ?
- 👉 Ont-ils besoin d’un outil pour réseauter avec d’autres participants, exposants ou intervenants ?
- 👉 Comment faciliter leur mise en relation avec partenaires et exposants ?
- 👉 Est-il nécessaire qu’ils retrouvent facilement leur badge dans l’application ?
Pour répondre à ces questions, ils peuvent interroger leurs équipes internes, les partenaires de l’événement et si possible, les participants des éditions précédentes. Cela leur permettra de définir une liste précise de besoins et de priorités.
💡 La question bonus : mon appli sera-t-elle dédiée à un seul ou plusieurs événements ?
L’organisateur peut choisir plusieurs approches :
- Une application mono-événement : si l’événement est un grand rassemblement avec une récurrence annuel par exemple.
- Une application communautaire : s’il organise plusieurs rendez-vous tout au long de l’année de façon régulière. Il pourra y rassembler tous ses événements, ses contenus, les participants, les sponsors … au sein d’un environnement qui lui appartient et qu’il pourra animer à l’année.
2. Imaginer les fonctionnalités essentielles
Une application événementielle doit offrir des fonctionnalités pertinentes pour les participants, tout en simplifiant la logistique des organisateurs.
Voici quelques incontournables :
- 👉 Programme : diffusion et mise à jour en temps réel des horaires et des sessions.
- 👉 Notifications push : rappel des moments clés aux visiteurs.
- 👉 Networking : messagerie ou fonctionnalités de matchmaking entre participants.
- 👉 QR codes : accès rapide aux qr code des badges pour accéder à l’événement ou scanner d’autres participants.
- 👉 Sondages et feedback : recueil des avis en temps réel.
- 👉 Plan interactif : guidage des participants à travers les espaces d’expositions, les salles de conférences et les différents points de service.
La bonne pratique : classer les fonctionnalités en fonction de leur degré d’importance au regard des objectifs et besoins définis.
💡 Le plus : ajouter de l’IA dans l’appli de son événement.
Un assistant global pour permettre aux participants de :
- Créer leur expérience sur-mesure grâce à des recommandations :
- de sessions à visionner en fonction de leurs centres d’intérêts,
- d’exposants à visiter en fonction de certaines thématiques,
- de participants à rencontrer en fonction de leur secteur d’activité, fonction, entreprise, …
- Compléter rapidement leur profil personnel
Cet assistant offre aux participants un outil de recherche rapide en fonction de leurs besoins et des Call To Actions pratiques. Tout pour optimiser leur participation : mise en favoris, inscription, vue sur la carte, contact d’un visiteur !
Exemples d’événements ayant intégré
un chatbot IA dans leur application mobile.
3. Choisir une plateforme de développement adaptée
Le choix de la plateforme de développement n’est pas à négliger. Deux options principales s’offrent aux organisateurs d’événements :
- Applications personnalisées : pour des fonctionnalités avancées et une personnalisation complète.
- Solutions no-code : ces plateformes permettent de créer une application personnalisé aux couleurs d’un événement, le tout sans compétences techniques.
💡 Le plus : certaines de ces plateformes proposent un CMS (Content Management System) d’app mobile événementielle pour que l’organisateur puisse, en toute autonomie :
- Personnaliser son apparence avec sa charte graphique.
- Ajouter rapidement des contenus (menus, pages, programme, plan, networking, badges, etc.).
- Configurer les notifications pour informer les participants en temps réel (rappels pour les sessions, messages personnalisés, etc.) avant, pendant et après l’événement.
Exemple de CMS d’app mobile directement intégré
dans la plateforme de gestion événementielle inwink
Notre conseil : comparez les coûts, les délais et les ressources nécessaires avant de choisir votre plateforme de développement.
4. Créer et tester le prototype de l’appli de son événement
Une fois la plateforme de développement choisie, la création d’un prototype est une étape essentielle.
Ce prototype est une version simplifiée de l’application qui permet de tester les fonctionnalités principales avant la mise en production.
Les points à vérifier :
- 👉 Valider les fonctionnalités clés : Vérifier que les fonctionnalités essentielles (comme le programme interactif ou les notifications push) fonctionnent comme prévu.
- 👉 Tester l’ergonomie : S’assurer que l’application est intuitive et facile à utiliser. Une expérience utilisateur soignée permet une meilleure utilisation de l’app.
- 👉 Récolter des feedbacks : Identifier les points d’amélioration grâce aux retours des testeurs.
Les retours obtenus pendant les tests sont précieux pour optimiser l’appli de son événement. Corriger les éventuels bugs, simplifier les parcours complexes et ajouter les fonctionnalités manquantes identifiées par les testeurs font partie de cette étape.
5. Publier et promouvoir l’appli de son événement
a) Publier l’appli de son événement sur les stores :
Pour que l’appli soit accessible, elle doit être publiée sur les principaux stores :
- Google Play : il suffit à l’organisateur de soumettre son application tout en respectant les critères techniques.
- App Store : Idem que pour Google Play, attention toutefois, les exigences d’Apple nécessitent parfois un délai de validation plus long.
B) Promouvoir l’application
Pour maximiser le nombre de téléchargements, une stratégie de promotion ciblée est essentielle :
- 👉 Créer une page dédiée sur le site web de l’événement : en décrivant les fonctionnalités et proposant des liens de téléchargement directs.
- 👉 Intégrer des bannières dans les différentes communications : en faisant la promotion de l’application via emails, newsletters, publications sur les réseaux sociaux.
- 👉 Mettre de la signalétique sur votre événement : en créant des bâches, bannières, kakemono, affiches avec des QR Code pour accéder aux stores.
- 👉 Notifications push : en encourageant l’adoption et l’utilisation de l’appli, en envoyant par exemple des messages utiles ou exclusifs.
💡 Les plus :
- Proposer un guide d’utilisation clair (FAQ ou tutoriel).
- Offrir des avantages exclusifs accessibles uniquement via l’application (documents, contenus VIP).
Créer une appli événementielle semble complexe, mais en suivant ces étapes clés, les organisateurs offriront une expérience unique et engageante aux participants.
En définissant clairement leurs besoins, en concevant une interface intuitive et en promouvant efficacement leur application, ils maximiseront l’impact de leur événement.
