L’organisation d’un événement hybride est un défi passionnant pour un organisateur, qui combine les aspects les plus efficaces des événements en présentiel et digitaux.
Toutefois, réussir un événement hybride nécessite une planification minutieuse et une exécution sans faille.
Nous vous donnons dans cet article nos 5 conseils pour organiser un événement hybride réussi.
Qu’est-ce qu’un événement hybride ?
Un événement hybride est un format d’événement qui combine des éléments en présentiel et en virtuel, permettant ainsi aux participants d’assister soit physiquement sur place, soit à distance via des plateformes en ligne.
Cette approche offre une flexibilité accrue en rendant l’événement accessible à un public plus large, tout en conservant l’interactivité et l’engagement des deux types de participants.
Mais pourquoi intégrer de l’hybride dans votre stratégie événementielle ?
Tout simplement car l’événement hybride concilie les forces du présentiel avec les forces du digital. Concrètement, ajouter un volet digital à son événement présentiel permet de réunir le meilleur des deux mondes et d’accroitre son reach, sa visibilité !
Cette visibilité amplifiée présente quelques avantages :
👉 La mise en avant d’un contenu de qualité à un plus grand nombre,
👉 Des opportunités de networking démultipliées,
👉 Une génération de leads maximisée pour les partenaires,
👉 La personnalisation de l’expérience participant,
👉 Une empreinte carbone moindre,
👉 Etc.
Nos 5 conseils pour réussir un événement hybride
1. Planifiez une stratégie de contenu adaptée
La réussite d’un événement hybride repose en grande partie sur la qualité du contenu proposé.
Il est essentiel de concevoir une stratégie de contenu qui répond aux attentes des deux audiences :
👉 les participants présents sur place,
👉 les participants qui assistent à l’événement en ligne.
Pour les participants en présentiel, il est important de créer des expériences immersives, qui favorisent les interactions avec les autres participants.
Vous pouvez prévoir des ateliers en petits groupes, des démonstrations en direct, ou des rencontres avec des experts ; ce format privilégiant les rencontres.
Pour les participants virtuels, il est également nécessaire d’offrir un contenu engageant, facilement accessible, et de qualité.
Pensez à utiliser des outils interactifs comme des sondages en temps réel, des sessions de questions-réponses, ou des chats en direct.
De plus, envisagez d’enregistrer les sessions pour les rendre disponibles en replay, permettant ainsi une flexibilité dans la consommation du contenu.
2. Choisissez une technologie adaptée
La technologie est le pilier central pour réussir un événement hybride.
Sans une solution de gestion d’événements robuste, il est presque impossible de garantir une expérience fluide et engageante pour tous les participants qu’ils soient présent sur site ou en ligne.
Commencez par choisir une plateforme fiable qui répond à vos besoins spécifiques.
Cette plateforme doit être capable de :
👉 Collecter les inscriptions,
👉 Catégoriser les participants (en présentiel ou en ligne),
👉 Proposer aux participants des parcours différents en fonction de leur catégorie,
👉 Gérer la diffusion en direct (streaming), en assurant une qualité vidéo et audio irréprochable,
👉 D’offrir des fonctionnalités d’interaction en temps réel pour les participants,
👉 Permettre aux participants de se rencontrer, que ce soit en ligne ou en présentiel, en proposant une prise de rendez-vous et du networking,
👉 Etc.
Par exemple, les équipes de Bpifrance utilisent la plateforme de gestion événementielle inwink depuis de nombreuses années pour gérer notamment leur événement hybride phare, « BIG« .
La diffusion en simultanée de multiples sessions (jusqu’à 100 sessions live en même temps) et la planification de plus de 1000 rendez-vous business en visio-conférence pour l’édition 2020, a été rendue possible par la robustesse de la plateforme :
« Bpifrance a choisi inwink pour orchestrer l’ensemble de ses événements B2B. La versatilité et la puissance fonctionnelle de la plateforme inwink nous ont permis de lancer nos premiers événements 100 % digitaux dans des conditions optimales et de relever le défi du BIG, notre premier événement hybride de très grande ampleur. » Julien Noronha, Directeur exécutif en charge de la communication chez Bpifrance
3. Créez une expérience participant cohérente
Un des plus grands défis des événements hybrides est de garantir une expérience cohérente et homogène pour tous les participants, qu’ils soient présents physiquement ou virtuellement.
Pour y parvenir, il est utile de concevoir des expériences qui s’adaptent aux deux publics tout en offrant une interaction entre eux.
Utilisez des outils numériques pour relier les participants sur place et en ligne.
Par exemple, une application mobile dédiée à l’événement peut faciliter les échanges, permettre de poser des questions en direct, ou encore participer à des sessions de networking virtuelles.
Ou encore, proposez un plan interactif en ligne pour mettre en avant les partenaires de votre événement hybride, comme en témoignent les équipes d’Esri France, qui organisent « SIG » :
« On s’est très vite rendu compte qu’il manquait une expérience plus immersive pour les participants vis-à-vis des partenaires. Les partenaires n’étaient pas assez mis en avant dans le cadre de l’événement digital. » Françoise Lopez, Responsable Contenus Marketing chez Esri France
👉 Plus d’informations sur le plan intéractif mis en place par les équipes d’Esri France
De plus, assurez-vous que les deux audiences ont accès aux mêmes informations et ressources, comme les présentations, les documents à télécharger, ou les vidéos de sessions.
4. Prévoyez des animations engagantes
Pour captiver et maintenir l’attention de vos participants tout au long de l’événement, il est indispensable d’intégrer des animations variées et dynamiques dans votre programme.
Ces animations doivent être pensées pour enrichir l’expérience globale et maintenir un haut niveau d’engagement.
Pour cela, vous pouvez :
👉 Inviter des conférenciers renommés qui attireront l’attention dès le départ,
👉 Proposer des ateliers interactifs où les participants peuvent mettre en pratique ce qu’ils ont appris,
👉 Effectuer des démonstrations en direct ou des séances de travail collaboratif peuvent également être très efficaces pour dynamiser l’événement.
👉 Gamifier certaines performances pour les rendre interactives.
Par exemple, pour rendre plus interactive leur conférence utilisateurs annuelle « SIG », ayant lieu dans un format hybride pendant 5 jours, les équipes d’Esri France organisent une session nommée « Les stars de la Géo ».
Animé par Julien Lepers sous le même format que « Questions pour un champion », ce concours permet de gamifier l’événement et d’accroitre l’attrait du public, tout en restant dans son thème.
Pour l’édition 2023, les participants étaient invités à se connecter chaque jour sur la plateforme événementielle utilisée à 17h pour suivre une partie ; la finale ayant lieu le dernier jour.
N’oubliez pas d’adapter ces animations aux deux formats (présentiel et virtuel) pour qu’elles soient accessibles et pertinentes pour tous les participants.
5. Analysez pour réussir votre futurs événement hybride
La phase post-événement est tout aussi cruciale que l’organisation en elle-même.
Pour garantir la réussite de vos futurs événements hybrides, il est essentiel d’analyser en profondeur les retours et les données collectées.
Commencez par recueillir les feedbacks des participants, en ligne et sur place, à travers des enquêtes de satisfaction ou des interviews.
Analysez également les statistiques de participation telles que :
👉 Le nombre de participants en présentiel et en ligne,
👉 La durée de visionnage des sessions en ligne,
👉 L’engagement lors d’activités interactives,
👉 Le nombre de rendez-vous pris en présentiel et en digital,
👉 Etc.
Ces données vous fourniront des insights précieux sur ce qui a bien fonctionné et sur les aspects à améliorer.
Utilisez ces informations pour ajuster vos stratégies futures, qu’il s’agisse d’améliorer la technologie utilisée, de modifier le format des sessions, ou de repenser la logistique. L’objectif est de créer un processus d’amélioration continue qui vous permettra de réussir un événement hybride à chaque nouvelle édition.
