Organiser un événement B2B demande une planification rigoureuse et la mise en place d’un budget précis.
Le budget lié à un événement est un outil de contrôle des dépenses. Mais aussi un levier pour mener à bien sa stratégie événementielle et maximiser le ROI de son événement.
Cet article explore les différentes étapes et éléments à prendre en compte pour créer un budget équilibré pour son événement.
Étape 1 : Définir le type d’événement B2B
Avant tout, il est crucial de déterminer clairement le type d’événement que vous souhaitez organiser.
Les besoins budgétaires varieront en fonction du type d’événement. En effet, une conférence, un salon, un congrès ou une formation en entreprise n’auront pas les mêmes exigences.
Par exemple, une conférence engendrera probablement des frais plus importants pour les conférenciers et les équipements audiovisuels. Alors qu’un salon professionnel demandera un budget pour les stands et les supports promotionnels.
Une fois le type d’événement identifié, vous pouvez commencer à allouer les fonds de manière plus précise.
Étape 2 : Identifier les coûts principaux
Pour établir votre budget, listez tous les coûts engendrés par l’organisation de votre événement. Nous les avons classé en 9 grandes catégories.
1) La location du lieu
Le lieu de l’événement est souvent le poste de dépenses le plus important, dont il faut évaluer le coût.
Le coût de la location varie considérablement, que vous optiez pour :
- 👉 un centre des congrès,
- 👉 un hall d’exposition,
- 👉 une salle dans un lieu événementiel,
- 👉 un espace de coworking,
- 👉 un bar ou un restaurant,
- 👉 Etc.
Mais cela dépend grandement du type d’événements et du nombre de participants attendus.
Il est également important de tenir compte des services inclus par ces lieux : équipements audiovisuels, connexion internet, mobilier, …
Mais également des coûts supplémentaires éventuels comme les frais de nettoyage ou de sécurité.
2) Le catering et les boissons
Les événements B2B requièrent généralement un service de restauration adapté, qu’il s’agisse de pauses café, de déjeuners ou de cocktails dînatoires.
Le coût du catering dépendra du nombre de participants et du type de repas servi (buffet, repas assis, etc.). Il peut aussi varier en fonction des préférences alimentaires spécifiques du visitorat.
Ne négligez pas la qualité du service de restauration, car il contribue grandement à l’expérience des participants.
3) La matériel et les équipements
Les événements nécessitent souvent des équipements spécifiques comme :
- 👉 des systèmes de sonorisation,
- 👉 des projecteurs,
- 👉 des ordinateurs portables,
- 👉 un système d’impression de badges,
- 👉 des scanettes pour gérer l’acceuil,
- 👉 des écrans géants pour les présentations.
- 👉 Etc.
La location ou l’achat de ces équipements doit être planifié en fonction des besoins techniques de l’événement et des prestataires potentiels.
De plus, il est important de prévoir un budget pour le personnel technique, qui assurera le bon fonctionnement de ces installations.
4) La décoration et les aménagements
Même dans un cadre professionnel, l’apparence de votre événement a son importance.
La décoration doit refléter le professionnalisme et l’image de votre entreprise.
Cela inclut la signalétique, les stands, le branding, et tout ce qui contribuera à créer une ambiance propice aux échanges.
Les coûts associés à la décoration peuvent inclure :
- 👉 la location de mobilier,
- 👉 les impressions de supports visuels,
- 👉 la création de stands,
- 👉 la création d’espaces dédiés : lounge, networking, business meetings, …
- 👉 Etc.
5) Les conférenciers et les intervenants :
Faire appel à des conférenciers ou intervenants de renom peut constituer un poste de dépense important.
C’est cependant un atout pour attirer un public de qualité, alors il est important que vous y allouiez un budget défini.
Les dépenses liées aux intervenants incluent non seulement leurs honoraires, mais aussi leurs frais de déplacement et d’hébergement. Ils peuvent également parfois comporter des frais supplémentaires pour la préparation des présentations.
6) La technologie pour gérer son événement
Pour gérer de façon efficace votre événement, utiliser une plateforme de gestion événementielle s’avère indispensable.
Ces plateformes permettent de centraliser toutes les activités relatives à l’organisation de l’événement :
- 👉 le site internet de l’événement,
- 👉 la gestion des inscriptions,
- 👉 la billetterie payante,
- 👉 la communication avec les inscrits et participant via des emailings,
- 👉 la génération de badges,
- 👉 le networking,
- 👉 Etc.
Le coût de ces outils peut varier en fonction des différents prestataires du marché et de vos besoins.
Pour vous aidez à sélectionner le bon outil, nous avons préparé ce modèle d’appel d’offres. Il comprend une liste de + 150 features à vérifier lors du choix de sa plateforme événementielle.
7) La communication et le marketing
Pour attirer le plus de participants à votre événement, un budget doit être alloué au marketing et à la communication.
Ce budget peut être réparti entre plusieurs canaux en fonction de vos besoins :
- 👉 emailing,
- 👉 SMS,
- 👉 médias traditionnels : radios, télévision, affichages,
- 👉 social media : LinkedIn, Facebook, X, Instagram, Tik Tok, …
- 👉 influence,
- 👉 relations publiques,
- 👉 etc.
Un budget marketing bien pensé permet d’assurer une bonne visibilité de l’événement et d’attirer le bon public.
8) Les frais liés au personnel
L’organisation d’un événement nécessite l’intervention d’un personnel spécialisé. Ce personnel peut être destiné à l’accueil des participants, la gestion logistique ou le support technique par exemple.
Les coûts liés au personnel incluent les salaires, les uniformes, et parfois la formation.
9) Les assurances et imprévus
Même avec une planification minutieuse, des imprévus peuvent survenir.
C’est pourquoi il est judicieux de prévoir une marge budgétaire pour les situations inattendues.
Cette marge peut servir en cas d’annulation d’un intervenant ou problème technique par exemple.
De plus, souscrire à une assurance événementielle comme Leelo, peut vous protéger contre divers risques (annulation, responsabilité civile, etc.). Cela doit donc être pris en compte dans votre budget.
Étape 3 : Optimiser le budget de son événement
1) Comparer les devis
Pour optimiser votre budget, il est important de comparer les devis de différents prestataires mandatés.
Cela vous permettra de trouver les meilleurs prix, mais aussi de négocier les services en fonction de vos besoins spécifiques.
Il est recommandé de demander des devis détaillés pour chaque prestation. Au moment du choix, vous devez prendre en compte le coût et mais aussi la qualité des services proposés.
Des prestataires de qualité permettront d’améliorer grandement l’expérience des participants et d’organiser un événement mémorable.
2) Prioriser les dépenses
Face à un budget limité, il est crucial de savoir quelles dépenses prioriser.
Identifiez les éléments qui auront le plus grand impact sur l’expérience des participants et le succès de l’événement.
Par exemple :
- 👉 si le networking est clé, allouez plus de budget au catering et à l’aménagement des espaces de rencontre.
- 👉 si la génération de leads pour les exposants est essentielle, investissez dans un outil qui facilite les business meetings.
- 👉 si la partie conférence est crucial, choisissez de mettre un budget conséquent sur les speakers.
Étape 4 : Suivre et ajuster le budget événementiel
1) Suivre en temps réel des dépenses
Il est essentiel de suivre vos dépenses en temps réel pour éviter les dépassements de budget.
Utilisez des logiciels de gestion de budget pour suivre chaque dépense. Il vous permettront d’ajuster les prévisions au fur et à mesure que les dépenses sont effectuées.
Attribuez également la gestion du budget de votre événement à un membre référent de votre équipe.
Un suivi rigoureux vous permettra d’identifier rapidement les écarts et de prendre les mesures correctives nécessaires.
2) Réajuster le budget en fonction des évolutions
Les imprévus sont inévitables dans l’organisation d’un événement.
Il est donc important de rester flexible et de réajuster le budget en fonction des évolutions.
Cela peut inclure l’ajout de dépenses non prévues ou la réduction de certains postes pour compenser.
Une communication constante avec les prestataires et une mise à jour régulière sont cruciales pour maintenir le budget sous contrôle.
3) Analyser les dépenses pour les futures éditions
Après l’événement, il est essentiel de procéder à une analyse du budget dépensé.
Cette analyse permet d’identifier les dépenses qui ont été surévaluées, sous-estimées, et les coûts imprévus qui ont pu survenir.
En examinant en détail chaque poste de dépenses, vous pouvez repérer des opportunités de réduction des coûts.
Analysez les indicateurs de performance (KPI) financiers, tels que:
- 👉 le coût par participant,
- 👉 le ROI,
- 👉 le taux de conversion des leads,
- 👉 la recette par sponsor,
- 👉 Etc.
Le retour d’expérience vous permet d’identifier les zones d’amélioration et d’optimiser les budgets pour vos futurs événements.
