Euratechnologies

Organiser huit jours d’événement en toute autonomie

Christina Sourieau

« inwink nous a donné la capacité de déployer rapidement le dispositif de marketing événementiel pour gérer sereinement nos 8 jours d’événements grâce au socle technique et fonctionnel assez exceptionnel. La centralisation de l’ensemble des fonctionnalités, nécessaires aux communicants et marketeurs, sur une seule et même plateforme rend la solution très puissante notamment pour le pilotage et le management de data.»

Christina Sourieau, Directrice Communication et Marketing, Euratechnologies

Chiffres Clés

100
Sessions
8
Jours

Contexte

Incubateur et accélérateur de startups basé à Lille, EuraTechnologies est au service du développement de l’innovation dans les startups, PME/PMI, et grandes entreprises.

Pour son 10ème anniversaire, EuraTechnologies souhaitait organiser un événement exceptionnel afin de célébrer le chemin parcouru et de présenter sa feuille de route pour les prochaines années. Au total, plus de 6000 visiteurs, 300 startups, et 100 speakers se sont rassemblés pour échanger sur l’innovation numérique, la technologie, et l’entrepreneuriat.

Objectifs

  1. Gérer de manière centralisée des contenus, des intervenants et des participants très variés
  2. Déployer un dispositif marketing adaptatif et percutant pour animer les 8 jours d’événement

Stratégie

Des événements dans l’événement pendant 8 jours

Pour cet anniversaire, les organisateurs ont vu les choses en grand ! Une programmation sur 8 journées avec des conférences, des ateliers, des master classes, un hackathon géant, des visites guidées, un startups week-end, un grand forum de l’emploi, des rendez-vous business, etc. Un format ambitieux qui nécessite une gestion centralisée des contenus, des différents acteurs, et de l’animation globale. 
Un programme très riche :  Au total, plus de 100 sessions destinées à des audiences différentes, étaient programmées sur 8 jours. Un ensemble de contenus très dense qu’il a fallu intégrer et communiquer. Le processus de gestion a été piloté avec le Back-Office inwink : saisie des contenus, modifications historisées, publication sur le site internet de l’événement.  
Plusieurs formats d’événements : Avec près de 80 000 m carrés de surface, le campus d’EuraTechnologies à Lille a été aménagé pour accueillir les différents événements : l’auditorium, les salles de réunion, l’atrium… Ces lieux physiques ont tous une capacité d’accueil qu’il fallait prendre en compte lors de l’organisation de l’opération. Avec inwink, les organisateurs ont défini des quotas en fonction de la capacité d’accueil de chaque salle. Cela a permis une gestion intelligente des inscriptions, des flux de participation, et des contrôles d’accès. 
Une audience multiple : Les contenus de l’événement étaient destinés à différents publics. Les profils des participants varient d’un événement à l’autre : partenaires officiels, entrepreneurs, investisseurs, étudiants, grand public… Pour ces différentes audiences, l’équipe organisatrice a défini un système de catégories afin d’adresser des communications personnalisées, d’orienter efficacement le public, et de qualifier finement la participation. 

Un dispositif de marketing événementiel conçu pour tous les acteurs

Pour organiser un tel événement et susciter l’intérêt de l’audience en continu sur une période de 8 jours consécutifs, EuraTechnologies a activé de nombreux canaux de communication et déployé un dispositif marketing événementiel d’envergure.   
Des annonces pour chaque temps fort de l’événement : L’organisateur a adressé plusieurs types d’annonces, par emails et par notifications sur le site de l’événement. D’une part, des communications automatisées dites transactionnelles pour valider les inscriptions, adresser les badges ainsi que les informations pratiques. D’autre part, des communications événementielles contextualisées pour annoncer le programme de la journée à venir, inciter à la participation aux ateliers, dynamiser la participation au networking. 
Une expérience unifiée sur desktop et mobile : Pour cette opération, l’expérience participant devait être sans rupture et multi-supports. Sur desktop en amont de l’événement, et en mobilité via l’app mobile le jour-J. Une expérience de consultation et d’interaction enrichie par les fonctionnalités inwink qui permettent la personnalisation de l’agenda et le networking entre participants. Chaque participant peut ainsi personnaliser sa sélection de contenu et organiser sa participation. 

Résultats

Un suivi continu de toutes les actions menées

Pour mesurer la performance de l’opération, l’organisateur a mis en place une stratégie de collecte de données sur tout le cycle de l’événement. Les tableaux de bord et le reporting de l’événement ont été basés sur une mesure quotidienne des actions marketing, des inscriptions, et de la présence. Pour chaque journée de l’événement, plusieurs indicateurs clés ont été suivis par l’organisateur : la participation globale et par catégorie de participants, le total d’inscriptions en ligne et sur site, la performance des emails, le palmarès des sessions les plus populaires, etc.