Organiser un événement en ligne offre une flexibilité inégalée pour les entreprises.
En effet, cela leur permet de toucher un public cible plus grand, réduire les coûts d’organisation, limiter l’empreinte carbone de l’événement, ….
Cependant, son organisation ne se résume pas simplement à transposer un événement physique dans un espace virtuel.
Cela nécessite une planification minutieuse, une attention particulière aux détails techniques, et une stratégie de communication adaptée.
Dans cet article, nous listons les différentes étapes avant, pendant, après, pour organiser un événement en ligne.
Organiser un événement en ligne : de quoi parle-t-on ?
Il existe plusieurs types d’événements en ligne, chacun adapté à des objectifs et des publics spécifiques.
En voici une liste non exhaustive :
- Le webinar : Le webinar est une session en ligne interactive, souvent sous forme de présentations ou de conférences, où les participants peuvent poser des questions en direct.
Objectifs : Formation, partage de connaissances, génération de leads.
- La conférence virtuelle : C’est le plus souvent un événement multi-sessions, qui peut durer sur plusieurs jours, regroupant plusieurs présentations, ateliers, et discussions, le tout en ligne.
Objectifs : Réunir des experts, offrir des sessions de networking, partager des innovations.
- L’atelier ou la formation en ligne : Ce sont des sessions pratiques où les participants peuvent apprendre de nouvelles compétences en temps réel avec un formateur.
Objectifs : Développement de compétences, apprentissage pratique.
- La réunion virtuelle : C’est une réunion digitale dédiée à une équipe ou un groupe afin de discuter de projets, prendre des décisions, ou collaborer à distance. Cela peut prendre la forme d’une assemblée générale ou d’un séminaire par exemple.
Objectifs : Coordination d’équipe, prise de décisions, collaboration à distance.
- Le salon virtuel : Le salon virtuel est un événements en ligne qui imite les salons physiques, avec des stands virtuels, des sessions de networking, et des démonstrations de produits.
Objectifs : Networking, démonstration de produits, recrutement.
- La session de networking en ligne : C’est un événement en ligne dédiés aux rencontres professionnelles, où les participants peuvent se connecter et échanger. Cela peut prendre la forme d’un job dating par exemple.
Objectifs : Développer son réseau, trouver des partenaires, échanger des idées.
La checklist pour organiser un événement en ligne
1. La définition des objectifs
L’organisateur doit clarifier les objectifs de son événement en ligne, ce qui lui permettra de définir dans un second temps sa stratégie pour l’organiser.
Quelques questions à se poser :
👉 Pourquoi organiser cet événement en ligne ?
👉 Quelle est la cible des participants (nombre, profil, …) ?
👉 Quels sont les objectifs (notoriété, fidélisation, génération de leads, branding, …) ?
👉 Quels KPIs seront déterminants pour analyser le succès ?
👉 Quel type d’événement ?
👉 Quel est le thème ?
👉 Quel est le budget ?
👉 Quelles interactions mettre en place entre les participants (Chat, sondages, Speed meetings, tables de networking, …)
👉 Etc.
2. Le choix de la plateforme pour organiser un événement en ligne
Pour l’organisateur, choisir la bonne plateforme pour organiser un événement en ligne est essentiel.
Le choix de cet outil influencera grandement sur le succès de son événement.
En effet, la plateforme sélectionnée doit non seulement répondre aux besoins techniques pour l’événement : diffusion du flux vidéo, catégorisation des participants (intervenants, modérateurs, invitées, …), éléments pour l’interactivité, …
Mais aussi offrir une expérience utilisateur fluide et engageante pour vos participants.
Voici quelques critères à considérer pour choisir la plateforme la plus adaptée à son événement en ligne :
👉 La création facile du site web de l’événement pour présenter le programme et les intervenants,
👉 La diffusion de vidéos en haute qualité, qu’elles soient réalisées en live ou pré-enregistrées,
👉 La gestion des inscriptions gratuites ou payantes,
👉 L’envoi d’emails de rappels automatiques avec les liens d’accès aux sessions,
👉 La possibilité d’inclure des éléments pour rendre l’événement plus interactif : chats, quizz et sondages, tables de networking, …
👉 La réalisation de tableau de bord pour analyser la réussite de l’événement en ligne,
👉 etc.
Pour aller plus loin :
3) La création du programme
Le programme de l’événement en ligne doit être structuré de manière à maintenir l’attention des participants tout au long de sa durée.
Et on le sait, il est plus difficile de capter son public lors d’un événement digital que lors d’un événement présentiel car les participants sont plus passifs.
Alors, pour dynamiser l’événement, l’organisateur peut alterner entre plusieurs éléments : présentations de concepts, démonstrations en live, ateliers interactifs, sessions de questions-réponses pour dynamiser l’audience, …
De plus, le choix des intervenants est tout aussi important : l’organisateur doit privilégier des experts reconnus dans leur domaine, capables de partager des connaissances approfondies et de stimuler des discussions enrichissantes.
Un bon programme, combiné à des intervenants de qualité, fera de son événement une expérience mémorable pour tous les participants.
4) La promotion de l’événement
Organiser un événement en ligne demande des efforts de communication pour en assurer la promotion et s’assurer de remplir les objectifs définis.
L’organisateur peut peut ainsi élaborer toute une stratégie d’acquisition marketing pour engranger des inscrits à son événement en ligne.
Pour maximiser l’impact de cette stratégie, plusieurs canaux sont à utiliser :
👉 SEA / SEO,
👉 Emailing,
👉 SMS,
👉 Médias traditionnels : radios, télévision, affichages,
👉 Social Media : LinkedIn, Facebook, X, Instagram, Tik Tok, …
👉 Influence,
👉 Relation publiques,
👉 Etc.
💡 La bonne pratique :
Utilisez des liens trackés pour mesurer la performance de chaque canal d’acquisition. Si vous utilisez une plateforme de gestion événementielle puissante, cet « UTM » sera collecté lors de l’inscription et pourra être retrouvé dans la fiche du participant. Cela vous permettra de comprendre où allouer le plus d’efforts et de budget pour la promotion de votre événement en ligne.
5) La gestion des inscriptions
Gérer les inscriptions à son événement en ligne est grandement facilité par le choix de la bonne plateforme.
L’organisateur pourra ainsi être plus efficace dans sa gestion événementielle, tout en offrant une solution simple d’utilisation pour les participants.
Il peut opter pour une plateforme qui automatise le processus d’inscription, en envoyant des confirmations par e-mail, des rappels avant l’événement, et des liens de connexion personnalisés par exemple.
💡 La bonne pratique :
Assurez-vous que le formulaire d’inscription soit clair et simple, afin de minimiser les abandons lors de la soumission. Pensez également à l’utilisation des données qui sera faite ensuite pour ne collecter que les données qui vous seront nécessaires en post-événement.
6) La diffusion de l’événement en ligne
Le jour J, le rôle de l’organisateur est essentiellement d’animer et de modérer la session en ligne.
Il doit lancer les conversations sur le chat des sessions, rediriger les participants d’une session à l’autre, répondre aux questions, …
Mais la diffusion de l’événement en ligne est souvent source de stress pour tout professionnel de l’événementiel.
Problèmes de réseau internet, intervenant qui n’arrive pas à se connecter, participants qui ne voient pas l’image…
Plusieurs tâches simples peuvent cependant être effectuées pour appréhender sereinement le direct.
Voici les conseils d’experts de Marie Thiebaut, Consultante et cheffe de projet événementiel chez CONCILIUM pour être bien prêt pour la diffusion de son événement en ligne :
7) Le suivi post-événement
Le suivi post-événement n’est pas une étape à négliger pour l’organisateur. En effet, elle est très important pour maximiser l’impact de son événement en ligne et tirer parti de l’engagement des participants.
Après l’événement, un e-mail de remerciement peut être envoyé à tous les participants, incluant un lien vers les enregistrements des sessions et tout autre contenu pertinent (présentations, documents, articles additionnels, …).
L’organisateur pourra profiter de cette occasion pour solliciter des retours via un questionnaire de satisfaction, ce qui lui permettra d’améliorer ses futurs événements.
De plus, les données collectées, ainsi que le taux de participation, l’engagement durant les sessions, et les réponses aux sondages, sont essentielles pour mesurer le succès de l’événement.
Enfin, l’organisateur doit maintenir le contact avec les participants en partageant régulièrement des nouveautés, offres spéciales, invitations à de prochains événements ou à rejoindre une communauté en ligne, afin de continuer à nourrir la relation établie.
