L’événementiel BtoB est constitué d’un large éventail de formats événements et cet article se concentre sur les conférences annonceurs qui sont sponsorisées par un ensemble de partenaires.
Pour l’organisateur de ces conférences, la vente de packages sponsoring est un levier important de recette (notamment par rapport à la billetterie participants).
De plus, la qualité des partenaires présents à une conférence est aussi un indicateur de la qualité de cette conférence. Une présence partenaires très étoffée va contribuer à dynamiser les inscriptions des participants et à enrichir leur expérience.
Ainsi, un engagement partenaires réussi, au-delà de la recette, est donc un facteur clef de réussite de vos événements en tant qu’annonceur.
Or, de plus en plus, les partenaires ont des objectifs de ROI sur leurs investissements marketing, et sont de plus en plus exigeants quant aux retours qu’ils vont attendre de leur participation à une conférence.
Il est donc essentiel d’apporter une forte valeur aux partenaires et sponsors si on veut les convaincre d’acheter des packages coûteux, et les fidéliser sur les éditions suivantes de vos conférences.
Une simple promesse de visibilité du logo sur le site internet de l’évènement ou le choix d’un emplacement de stand bien situé dans la zone d’exposition ne suffiront plus.
Voici trois leviers qui vous permettront d’assurer la satisfaction de vos partenaires sponsors lors de vos événements BtoB.
Faciliter la préparation du partenaire
L’expérience du partenaire commence dès la préparation de sa participation. De nombreuses tâches sont à accomplir dans un timing souvent serré : consulter le guide du partenaire, fournir les éléments de communication et livrables marketing, les contenus des prises de parole et les bios des intervenants, communiquer ses demandes spécifiques, inscrire ses collaborateurs, gérer ses quotas d’invitation, …
Si la réalisation de ces tâches demandent d’infinis échanges de mails avec votre équipe organisatrice, s’il y a des erreurs sur ses éléments marketing, s’il y a un oubli sur un livrable attendu, votre partenaire ne sera pas satisfait, voire fort mécontent !
La solution est d’utiliser une plateforme événementielle qui permettra de centraliser tous les échanges entre votre équipe et celle du partenaire.
Avec la plateforme inwink, chaque partenaire dispose de son espace dédié où il pourra préparer sa présence en toute sérénité :
- Consulter les tâches affectées par l’organisateur
- Gérer lui-même ses contenus marketing à publier sur le site de l’événement (logo, description, intervenants, liens, etc.)
- Inscrire ses collaborateurs, puis générer et télécharger ses badges
- Suivre l’inscription de ses invités et leur présence à l’événement (avec remise de X% en fonction du package partenaire pour l’achat de billets)
- Etc.
De son côté, l’équipe organisatrice pourra suivre l’avancement des tâches à réaliser, et s’assurer que rien n’est oublié.
Les gains de productivité seront significatifs de part et d’autre, et les équipes marketing de vos partenaires seront impressionnées et ravies.
C’est déjà une excellente chose, mais ça ne suffira pas !… L’attente la plus importante du partenaire, c’est la génération de leads.
Dynamiser la détection d’opportunités
Si la perspective accroître la visibilité de sa marque peut être un facteur, l’objectif principal du partenaire est de générer de nouveaux contacts et de détecter de nouvelles opportunités business.
Et le partenaire ne se satisfera pas d’attendre des visites de participants au hasard sur son stand ou de rencontres aléatoires entre deux sessions.
Il est essentiel de dynamiser les contacts de qualité pour vos partenaires avec des participants, ou même avec d’autres partenaires.
A cet effet, l’organisateur peut agir sur plusieurs dispositifs qui sont activés via la plateforme événementielle :
- Le Networking : paramétrer l’algorithme de matchmaking pour favoriser les partenaires en leur donnant un poids plus important
- Les Business meetings one-to-one : offrir à vos partenaires, en fonction du package, une série de meetings avec des participants qualifiés, à des créneaux définis et des emplacements dédiés
- Les prises de parole sponsorisées : mettre à disposition du partenaire la liste des présents à sa session spécifique
En ce qui concerne les prises de paroles, il est à noter qu’une intervention d’un partenaire en plénière lui apportera une forte visibilité, mais en termes de contacts, celui-ci devra se contenter d’espérer que sa présentation déclenchera l’envie de présents dans l’audience de venir à se rencontre, car l’organisateur ne pourra pas lui fournir la liste des présents à cette plénière.
Maintenant que les rencontres et les rendez-vous sont en route, le partenaire voudra être en mesure de disposer rapidement de l’ensemble des données collectées le concernant.
Des données pertinentes, disponibles à tout moment
Pour le partenaire, il est essentiel de disposer d’une application conviviale et rapide pour scanner facilement les badges des participants rencontrés, et ajouter en direct des annotations de qualification du contact.
Cette application, comme par exemple inwink Lead Gen, devra être disponible sur smartphones standards, ce qui apportera plus de souplesse et sera moins coûteux que des équipements spécifiques.
De plus, le partenaire doit pouvoir disposer à tout moment de ses données collectées, sans avoir besoin de demander à l’organisateur, et sans devoir attendre la fin de l’évènement.
Depuis son espace dédié sur la plateforme inwink, le partenaire pourra consulter et télécharger ses données en temps réel :
- Les statistiques globales de l’événement
- L’audience présente à sa session sponsorisée
- Les contacts établis et les opportunités générées par son équipe
- Les rendez-vous réalisés pendant l’événement
Les partenaires, une audience à choyer lors de vos événements BtoB
Organisateurs d’événements BtoB, ne prenez pas l’engagement de vos partenaires pour acquis ! Il est essentiel de les traiter comme une audience clef qu’il faut ravir, comme vous chercherez à ravir vos participants.
Pour cela, la seule perspective de visibilité ne suffit plus, il faut leur apporter une plus forte valeur :
- Un accompagnement fluide et efficace pour garantir une excellente productivité de préparation
- Une Lead Gen maximale au travers de nouveaux contacts business et des meetings de qualité
- La disponibilité à tout moment des données les concernant
- Un debrief systématique avec chacun d’eux pour échanger sur leur ROI de l’événement
Pour être en mesure d’apporter cette promesse irrésistible, l’annonceur a besoin d’une plateforme événementielle qui lui permettra de travailler en mode collaboratif avec ses partenaires, et de leur donner la maîtrise en temps réel du suivi de leurs nouveaux contacts et de leurs rendez-vous d’affaires.
Bien entendu, la quantité et la pertinence des participants présents à la conférence sera l’élément déterminant. Et ça également, ça se pilote et ça se mesure, et ce sera le sujet d’un prochain article !
