Quel que soit l’objectif de votre événement (notoriété, génération de leads, fidélisation, …), un des principaux éléments à prendre en compte pour en mesurer le succès est l’engagement des participants.
Cet engagement peut être favorisé par l’organisation de business meetings entre les participants et les partenaires de l’événement.
En effet, organiser des business meetings durant votre événement offre des opportunités de réseautage ciblées pour les participants. Ces rencontres renforcent les relations professionnelles et valorisent leur expérience, les incitant ainsi à s’impliquer davantage.
Mais pourquoi et comment mettre en place des business meetings lors de son événement ? Nous vous donnons les réponses dans cet article !
Que sont les business meetings lors d’un événement ?
Un business meeting est une rencontre formelle entre deux ou plusieurs personnes, ayant pour objectif principal d’échanger sur des opportunités d’affaires, de discuter de partenariats potentiels ou de finaliser des accords commerciaux.
Dans le cadre d’un événement B2B, ces meetings sont souvent planifiés à l’avance pour garantir qu’ils soient ciblés et efficaces.
Les business meetings peuvent prendre plusieurs formes :
- 👉 Rencontres individuelles (one-to-one) : Ces meetings permettent des échanges directs et personnalisés entre deux participants. Ils sont particulièrement efficaces pour aborder des sujets spécifiques et pour établir des collaborations commerciales qualifiées.
- 👉 Speed meetings : Format court et dynamique, où les participants rencontrent plusieurs personnes en un temps limité, favorisant ainsi la création rapide de nouveaux contacts.
Exemple de business meetings pris lors de Viva Technology 2023,
directement sur l’application mobile de l’événement.
Dans quel cadre proposer des Business Meetings lors de son événement ?
Les business meetings peuvent être organiser lors de différents types d’événements.
Par exemple :
- 👉 Un salon professionnel : avec un hall d’exposition où les entreprises partenaires de l’événement rencontrent les visiteurs sur leur stand ou dans des espaces dédiés.
- 👉 Une conférence sectorielle : sur un secteur spécifique, permettant aux participants d’échanger des idées et de nouer des partenariats stratégiques.
- 👉 Un forum d’affaires : avec des rencontres dédiées aux échanges commerciaux et à la mise en relation de décideurs, favorisant les opportunités de collaboration.
- 👉 Un job dating : pour mettre en relation des recruteurs et candidats avec des rendez-vous timés et organisés.
- 👉 Un événement de matchmaking : avec des rencontres organisées pour faire se rencontrer offreurs et demandeurs de solutions en fonction de leurs centres d’intérêts.
Quels sont les avantages des business meetings pour un événement ?
Optimisation du temps et des ressources
L’un des principaux avantages des business meetings est l’optimisation du temps.
En effet, ces rencontres sont souvent planifiées avec des objectifs précis, permettant aux participants de se concentrer sur les aspects les plus importants de leur activité.
De plus, en regroupant plusieurs réunions lors d’un même événement, les entreprises économisent des ressources et améliorent leur efficacité.
Renforcement des relations professionnelles
Les business meetings offrent une occasion unique de créer de nouvelles opportunités d’affaires et de renforcer les partenariats existants.
Ces rencontres permettent de tisser des liens durables, basés sur la confiance et la compréhension mutuelle, éléments clés pour le développement d’affaires sur le long terme.
Augmentation du ROI (Retour sur Investissement)
Les événements B2B sont évalués en fonction de leur ROI.
Les business meetings jouent un rôle crucial dans cet aspect en offrant des opportunités concrètes de détection d’opportunités et de conversion de leads en clients.
La qualité des échanges lors de ces meetings peut directement influencer la rentabilité de l’événement pour les partenaires, justifiant ainsi l’investissement initial et maximisant un ROI événementiel.
Comment planifier et organiser des business meetings efficaces ?
Étape 1 : Définir des objectifs clairs
Pour organiser des business meetings efficaces, il est crucial de définir des objectifs précis dès le départ.
Que ce soit pour élargir son réseau, trouver de nouveaux partenaires ou conclure des ventes, chaque meeting doit avoir un but clairement identifié.
Cela garantit que chaque participant tire le meilleur parti de son temps.
Étape 2 : Utiliser des outils de planification adaptés
L’utilisation de solutions technologiques est essentielle pour optimiser la planification des business meetings.
Les plateformes de matchmaking, par exemple, aident à jumeler les participants en fonction de leurs intérêts et besoins mutuels.
Des outils de planification en ligne permettent également aux participants de :
- 👉 Gérer leur emploi du temps,
- 👉 Eviter les conflits d’agenda,
- 👉 Appliquer un nombre de rendez-vous en fonction du niveau de partenariat, par individu ou par entité,
- 👉 Envoyer des rappels et notifications lors des rendez-vous,
- 👉 Créer des formulaires d’évaluation post rendez-vous,
- 👉 Etc.
Et pourquoi pas utiliser une plateforme de gestion événementielle tout-en-un qui comprend un module dédié pour organiser ces rendez-vous ?
Étape 3 : Eduquer les partenaires de l’événement
Les partenaires doivent être sensibilisés à l’organisation des business meetings pour maximiser leur participation.
En effet, ces business meetings font le plus souvent partie de leur package de sponsoring, et leur bonne réalisation est un vecteur de leur satisfaction.
Pour bien les aider à organiser leurs business meetings, vous pourrez prévoir une session de formation qui leur explique l’utilisation de la plateforme de rendez-vous utilisée par exemple.
Un conseil suivi par de nombreux utilisateurs d’inwink :
« J’ai animé une courte session de formation pour les partenaires et ensuite ils devaient gérer eux-mêmes leurs espaces : créer leurs offres d’emploi, changer leurs informations, et gérer leurs agendas de rendez-vous. ». Richard Lacourarie, Chef de projet Centre d’affaires et projets accueillis à la Maison de la Nouvelle-Aquitaine
Étape 4 : Préparer les participants
Une bonne préparation côté participant est également la clé d’un business meeting réussi.
Il est recommandé de briefer les participants à l’avance sur les objectifs et les attentes de la rencontre.
Une courte session de formation peut également être organisée côté participants pour prendre en main la plateforme de business meetings et exploiter pleinement les fonctionnalités qui leur sont dédiées.
De plus, les plateformes de gestion événementielle permettent de récolter des informations précises sur les attentes des participants, via les formulaires d’inscription ou de qualification.
Ces informations doivent être reprises pour proposer les meilleures rencontres possibles aux participants, afin de personnaliser les échanges et d’augmenter l’impact du meeting.
Business Meetings organisés par l’EBG lors de son événement le « Digital Benchmark »
avec plusieurs centaines de rendez-vous pris sur 2 jours
Étape 5 : Suivre et évaluer les résultats
Après l’événement, collecter des feedbacks pour évaluer la réussite des business meetings est une nécessité.
Analyser les retours des participants permet d’ajuster les stratégies pour les futurs événements. Cela contribue également à mesurer l’impact direct des meetings sur les résultats globaux de l’événement pour les partenaires, mais aussi pour vous en tant qu’organisateur.
