Le reporting événementiel est un processus crucial qui permet aux organisateurs d’événements de recueillir, analyser et présenter des données relatives à un événement.
Ce processus est essentiel pour évaluer le succès de l’événement, identifier les points d’amélioration et démontrer le retour sur investissement (ROI) aux parties prenantes. En bref, il est indispensable pour analyser un événement.
On vous en dit plus dans cet article.
Les différents types de reporting événementiel
Il existe principalement deux types de reporting événementiel :
1. Le reporting en temps réel :
Ce type de reporting est effectué pendant l’événement. Il permet de suivre l’évolution de l’événement en temps réel et d’ajuster les stratégies si nécessaire.
Par exemple, les organisateurs peuvent surveiller :
- Le nombre de participants en temps réel : Suivi du nombre de personnes présentes à l’événement à tout moment.
- L’engagement des participants : Mesure des interactions et messages dans l’application ou sur le site web de l’événement, et les interactions avec les stands ou les sessions.
- Les Feedback instantanés : Collecte des avis et des retours des participants via des sondages en temps réel, des questionnaires ou des systèmes de vote.
- Les données liées à l’affluence : Suivi de la fréquentation de zones, salles et espaces sur l’événement.
- Les performances des sessions : Taux de participation à chaque session, temps de participation, et niveaux d’engagement des participants pendant les présentations ou les ateliers.
- L’activité des stands et des exposants : Nombre de visites et d’interactions aux stands des exposants, nombre de leads générés par chacun, …
- Les tendances des réseaux sociaux : Suivi des hashtags de l’événement, mentions, et discussions en ligne pour évaluer la perception et l’impact de l’événement.
2. Le reporting post-événement :
Ce type de reporting est réalisé après l’événement.
Il comprend une analyse approfondie des données collectées pendant l’événement, telles que le nombre de participants, les feedbacks, et les performances des différents aspects de l’événement.
Plus d’informations sur le reporting post-événement dans l’article ci-dessous :
Les outils utilisés pour le reporting événementiel
Pour un reporting événementiel efficace, plusieurs outils peuvent être utilisés :
1. Une plateforme de gestion événementielle tout en un :
Ces plateformes permettent de gérer tous les aspects liés à l’organisation d’un événement : site internet événementiel, inscription et billetterie, gestion des participants, check-in le Jour J…
En collectant des données événementielles à chaque étapes : avant, pendant et après l’événement, elle permettent d’analyser un événement de manière efficace.
Elles simplifient également le travail de reporting des organisateurs, qu’ils soient présents sur site ou non, grâce à la construction rapide de tableaux de bord reprenant toutes les données événementielles collectées.
Par exemple, c’est ce que nous racontait Baptiste Coquelin, Responsable Marketing chez Finance Active et utilisateur d’inwink :
« Moi qui n’étais pas forcément sur place lors des Rencontres Finance Active en présentiel, je pouvais checker à distance la fréquentation des événements directement dans inwink. Et ensuite, toutes ces données collectées sur le terrain remontent automatiquement dans notre CRM. »
2. Des outils d’analyse de données :
Des outils comme Google Analytics et des solutions de Business Intelligence (BI) comme Tableau ou Power BI peuvent être utilisés pour analyser les données collectées et extraire des insights précieux.
Et c’est encore mieux quand ces outils sont directement connectés avec la plateforme de gestion événementielle utilisée pour l’événement.
C’est notamment le cas avec l‘intégration inwink x Power BI, qui permet aux organisateurs :
- 👉 d’analyser de façon approfondie les performances de son événement
- 👉de suivre l’efficacité des campagnes Marketing d’acquisition
- 👉de mieux connaitre sa cible
- 👉de partager les données de son événement à son équipe en toute sécurité
- 👉de donner accès aux données aux sponsors et partenaires
Cette intégration permet de fournir de précieux insights avant, mais aussi après l’événement pour effectuer le meilleur suivi possible notamment si l’objectif de l’événement est la génération de leads.
C’est un point crucial pour Vanessa Maury, experte Data, CRM et Marketing Digital ayant œuvré pendant plusieurs années chez Microsoft :
« La personne est venue à votre événement, a déjà consommé du contenu, a été exposée à une démo. Le discours commercial dans le suivi, ce ne doit pas être la répétition de choses qu’elle a déjà vu. Il faut compléter et continuer le parcours après cette rencontre événementielle. »
3. Des outils CRM :
Un CRM (Customer Relationship Management) est un logiciel qui permet de gérer les relations et les interactions d’une entreprise avec ses clients et prospects.
Dans le contexte de l’organisation d’un événement, un CRM centralise toutes les données des participants. Il facilite ainsi la personnalisation des communications et le suivi commercial à l’issue de l’événement.
Et ce suivi commercial est encore plus facilité pour l’organisateur s’il combine son CRM avec une plateforme de gestion événementielle telle qu’inwink. En effet, la combinaison de ces 2 outils lui permettra de tracer l’activité des participants à ses événement inwink au sein de son CRM, qu’il soit sur HubSpot, Salesforce, Marketo, Oracle, …
Quelques avantages d’utiliser une plateforme de gestion événementielle avec son CRM :
- 👉 Enrichir et mettre à jour son CRM,
- 👉 Intégrer les participants à ses événements dans des campagnes pour en mesurer le ROI,
- 👉 Déclencher des workflows,
- 👉 Créer des listes dynamiques de contacts à partir d’actions faites sur le site internet de l’événement,
- 👉 Scorer ses leads en fonction de leurs actions lors de l’événement.
Grâce à cette intégration, les organisateurs peuvent générer des rapports détaillés et visuels, améliorer la planification future et démontrer le retour sur investissement (ROI) de l’événement.
« C’est pour le reporting surtout pour l’instant, mais on a pour ambition de faire des webinars dédiés aux prospects uniquement, maintenant qu’on maitrise pleinement inwink. L’intégration de la solution avec Salesforce nous permettrait alors de mesurer l’impact de ces événements au niveau de la génération de leads. »
Baptiste Coquelin, Responsable Marketing chez Finance Active
Les Étapes clés pour un reporting événementiel réussi
1. La collecte des données :
La première étape consiste à collecter des données précises et pertinentes. Cela peut inclure des données de participation, des sondages post-événement, des interactions sur les réseaux sociaux, etc.
2. L’analyse des données :
Une fois les données collectées, elles doivent être analysées pour identifier les tendances, les points forts et les domaines à améliorer.
3. La présentation des résultats :
Les résultats de l’analyse doivent être présentés de manière claire et compréhensible. L’utilisation de visuels, tels que des graphiques et des tableaux de bord, peut rendre les informations plus accessibles.
