Imagin’ Con organise son festival Japan Party et Salon Fantastique avec inwink

Imagin’Con​ est une association qui a pour but de promouvoir la culture de l’imaginaire en organisant différents événements de la pop-culture.

Elle organise chaque année son festival en réunissant 2 conventions : Salon Fantastique & Japan Party.

Ces 2 événements se déroulent sur 3 jours au Parc Floral de Paris (30 mars au 1er avril 2024) et s’adressent aux amateurs de la culture geek / japonaise, de jeux-vidéos, de cosplay, de science-fiction, de fantasy…

• Repenser le site web de l’association :

Le site web de l’association a été entièrement refait en utilisant inwink.

Ce site, renforcé par le module inwink Community, sert de vitrine pour mettre en avant toutes les activités d’Imagin’Con avec notamment :

• Des articles de blog répartis en différentes thématiques : Bubble Steam, Cosplay, Japan Party, Jeu Vidéo, Salon Fantastique, …
• Un accès direct aux sites web des événements organisés par l’association, mais également d’événements partenaires.
• La mise en avant des partenaires de l’association.

Grâce au CMS comprenant des blocs préconçus et personnalisables, Audrey Verdez, chargée de mission chez Imagin’Con, a pu créer le site web très facilement :

« Si vous allez sur https://www.imagin-con.org/, vous verrez le nouveau site web de l’association, tout beau, et fait avec une facilité déconcertante. Tout s’est fait très simplement, j’ai pu m’amuser, on a créé plein d’articles très facilement. »

• Créer le site web événementiel du festival Japan Party et Salon Fantastique :

Le site web de l’événement a permis de faire la promotion du festival et de :

• Présenter le programme des sessions et animations proposées au cours des 3 jours : concerts et spectacles, concours, conférences, tables rondes, …
• Mettre en avant les intervenants de l’événement.
• Présenter les partenaires et stands présents.
• Diffuser les informations pratiques de l’événement : lieu, horaires, temps forts…

• Gérer les exposants :

Au Salon Fantastique et à la JapanParty, plus de 400 stands de vente et d’activités étaient disponibles pour les visiteurs. Pour coordonner ces 400 partenaires, les équipes d’Imagin’Con ont opté pour la plateforme de gestion événementielle inwink, associée à la solution de gestion commerciale et CRM pour exposants, Planexpo.

La combinaison de ces 2 outils a ainsi permis de :

• Faciliter les inscriptions exposants via un formulaire en ligne Planexpo disponible sur le site web de l’événement à remplir de façon autonome par les partenaires.
• Suivre la commercialisation des stands dans Planexpo.
• Fournir un espace exposant sur le site web de l’événement où les partenaires peuvent :
  • Gérer leur fiche publique avec les informations de leur entreprise,
  • Générer des invitations visiteurs,
  • Générer leur macaron de parking.

• Assurer la vente de tickets grâce à une billetterie intégrée :

Pour vendre les billets de cet événement, les équipes d’Imagin’Con ont utilisé le module de billetterie de la plateforme de gestion événementielle inwink.

Ce système leur a permis de créer différentes catégories de tickets, notamment des billets à usage unique pour une journée ou pour les deux jours de l’événement, et d’ajouter des produits et goodies supplémentaires dans le panier d’achat.

Les billets donnaient ensuite accès à l’événement et étaient scannés à l’entrée grâce à la solution inwink OnSite Scan.

« Sur site, tout s’est très bien passé, les terminaux infrarouges connectés à inwink OnSite étaient d’une fluidité exemplaire. En 45 minutes à peine, on a pu faire rentrer 80% des visiteurs avec seulement 4 terminaux. » Lucas Delcroix, Co-Président d’Imagin’Con